Silva-Agro lugu: kuidas SmartTrack lõpetas paberil tunnilehtede ja Exceli graafikute kaose

Silva-Agro OÜ on Sangastes Valgamaal tegutsev mitmekülgne ettevõte - teravilja puhastus ja vedu, väetiste ja teravilja hoidla, järelhaagiste rent, Silva Pood ning Sangaste Rukki Maja külalistemaja. Sellise mitmesuunalise tegevuse juures kuluvad personalitööle kuluvad tunnid kiiresti üle pea, kui süsteem ise korras pole.

Juhataja Kevin Allik jagas oma kogemust, miks ettevõte otsustas käsitsi täidetud tunnilehed ja Exceli graafikud välja vahetada ning miks just hours24 SmartTrack osutus õigeks lahenduseks.

Tunnilehed, mida keegi õigel hetkel ei täitnud

Enne hours24-le üleminekut kasutas Silva-Agro klassikalisi paberil tunnilehti. Probleem ei olnud mitte vormingus, vaid selles, kuidas inimesed seda päriselt täitsid.

Töötajad täitsid neid sisuliselt siis kui meelde tuli, pauside koguarv pandi umbes kirja ja tunde liitis igaüks erinevalt kokku. Mõne jaoks oli kogu kalkulatsioon minutites, teiste jaoks aga murdosad ning kolmandale hübriid mõlemast. Seega ühtne süsteem oli puudulik ja palgaarvestuseks oli vaja kõik omakorda kokku liita.

Iga kuu lõpus tähendas see palgaarvestajale lisatöö - tunde tuli ümber arvutada, paranduskohti otsida ja küsimusi esitada. Mida rohkem inimesi, seda kauem see kestis.

Excel graafikud, kus valemid läksid imeväel iga kuu lõhki

Graafikute koostamine elas eraldi tabelis. Algselt mõeldud kui süsteem - valemid, kaitstud lahtrid, kindel struktuur - aga praktikas suutis tabelit jälgiv inimene iga kuu valemid „mingi imeläbi ära lõhkuda”, isegi siis kui need olid kaitstud olekus.

Korrektse kvartaalse arvestuse saamiseks pidi paralleelselt jälgima mitut eri tabelit. Mida rohkem tabeleid, seda rohkem võimalusi vigadeks - ja seda raskem oli kontrollida, et number ühes failis vastas numbrile teises.

Lahendust otsides põrkas kogu aeg ühe ja sama probleemi vastu

Turul on hulk tööaja arvestuse süsteeme. Kevin uuris erinevaid lahendusi ja jõudis järelduseni, et nende ühisosa on alati üks ja sama probleem - inimeste hajameelsus. Süsteem ise on tehniliselt korras, aga töötaja peab ikka õigel hetkel midagi tegema:

• Telefoniga logimine - vanem generatsioon ei taha uue tehnoloogiaga kaasa tulla.
• Kaardiga logimine - kui keegi unustab kaardiga lugejat puudutada, jääks olukord sama nagu paberi puhul. Lisaks tekiks uus pudelikael: kui paberil sai töötaja ise vea ära parandada, siis kaarti puudutamata jäämist saab korrigeerida ainult admin.

Mõlemal juhul jäänuks põhiprobleem alles: tööaja täpsus sõltub sellest, kas inimene mäletab parasjagu nuppu vajutada või ust puudutada.

Miks SmartTrack õigel hetkel klõpsas

Hours24 SmartTrack majakad lahendavad selle probleemi teisest otsast - mitte töötaja meelde jätta vaid süsteem ise jälgida. Kiip on töötajal taskus ja Bluetooth-majakas tuvastab läheduse automaatselt.

Silva-Agro jaoks tähendas see kindlat hetke, mil otsus paika sai: kiip on taskus, töötaja saabub töökohale - ajaarvestus algab automaatselt; töötaja lahkub alalt - vastavalt ettevõtte seadistatud reeglitele läheb ta esmalt pausile; kui paus ületab tunni, lõpetab süsteem tööpäeva hetkest, mil töötaja töökohalt lahkus.

Töötajate jaoks: vähem kohustusi, rohkem ülevaadet

Ootus, et töötajad uue süsteemi vastu seisavad, ei läinud täide. Kevin: „Töötajad võtsid uuenduse kenasti omaks, kuna sellega ei kaasnenud lisakohustusi, vaid hoopis lisavõimalused.”

Tunnilehtede täitmine kadus ära. Selle asemel said töötajad endale iga hetk nähtavad jooksvad töötunnid ja graafiku - rakenduses või veebis. Küsimus „kui palju ma sel kuul olen teinud?” sai vastuse ilma, et oleks vaja juhi käest küsida.

Juhtkonna jaoks: raportid sekunditega, mitte päevadega

Halduslike ülesannete poolelt lihtsustus mitu asja korraga:

• Erinevad raportid - kasumlikkus, ületunnid, palgaarvestus - tulevad süsteemist välja ilma käsitsi liitmiseta.
• Vahetustega tööd planeerides on igal hetkel näha, kes parasjagu tööl on ja kus.
• Kuu alguses pole vaja oodata, et töötajad tunnilehed esitaksid - need on platvormil juba olemas.
• Personalile teadete saatmine läheb otse e-mailile ja telefoni ekraanile (rakenduse kaudu).

Tegelik tulu: nii ettevõte kui töötajad võitsid

Üks väike, kuid kõnekas detail: pärast SmartTrack-i kasutuselevõttu märkas juhtkond, et automaatne arvestus näitab kohati rohkem töötunde kui inimesed varem ise märkisid. Mitte vähem - rohkem. Käsitsi täidetud tunnilehed ei olnud süstemaatiliselt ettevõtte kasuks - need olid lihtsalt ebatäpsed, mõlemas suunas.

Saavutasime kokkuhoiu palgaarvestuseks kuluvalt ajalt ning ajaarvestuse poolelt on kasud nii ettevõttel kui töötajatel. Kui varasemalt võis esineda arvestus- ja märkimisvigu, siis nüüd näeme, et personal panustab kohati rohkem aega kui varasemalt märkisid.

Miks just hours24, mitte mõni teine lahendus

Kevin võtab oma kogemuse lõppu kokku ühelauselise hinnanguga, mis vastab täpselt sellele, mida me hours24 ehitamisel kogu aeg silmas pidanud oleme - lahendus ei tohi olla ühele asjale spetsialiseerunud, kui ettevõttes on viis asja korraga lahendamist vajamas:

Kuna Hoursil on töös palju ideid siis ütleksin, et ettevõtjana võidad ideaalse terviklahenduse koos suurepärase klienditoega. Tööaja arvestus, vestlused personaliga, graafikud, lepingud, varade haldus, aruanded.

Mida sellest loost kaasa võtta

Silva-Agro lugu ei räägi ainult ühest ettevõttest või ühest tarkvarast. Lugu räägib sellest, miks paljud käsitsi täidetavad süsteemid kunagi päriselt korda ei saa: nad eeldavad, et töötaja mäletab teha midagi õigel hetkel - iga kord, iga päev, iga kuu.

Hajameelsus pole inimese viga. See on süsteemi disainiviga. Kui süsteem nõuab täiuslikku mälu töötamiseks, vajab see iga päev parandust. Kui süsteem ise jälgib - majakas, GPS, biomeetria - kaob ka vajadus parandada.

Aitäh Silva-Agro meeskonnale ja Kevin Allikule, kes selle loo meiega jagas.