Kuidas Kolm Tilli personalimeeskond sai loobuda ligi tosinast Exceli tabelist

Kolm Tilli on Tartu Aparaaditehases tegutsev tänavatoidurestoran, mis kuulub Seven & Sons restoranide ja baaride gruppi. Koht on inspireeritud laia maailma tänavaköögist ning selle igapäevane rütm ühendab hommikusöögid, brunch'i, tänavatoidu, pizza, kokteilibaari, sündmused ja catering'i.

Sellise tempoga restoranis on personalitöö sageli palju enamat kui töölepingud, graafikud ja puhkuseavaldused. Eriti siis, kui ettevõttes töötab kümneid inimesi, vahetused muutuvad kiiresti ja igapäevane töö peab liikuma ilma suurema hõõrdumiseta.

Kolm Tilli personalimeeskonna jaoks tähendas see pikka aega olukorda, kus ühe tarkvara kõrval tuli kasutada veel ligi tosinat Exceli tabelit ja faili. Üks tabel töötajate andmete jaoks, teine laste info jaoks, eraldi failid varade, varustuse, töökorralduse ja muude oluliste detailide jälgimiseks.

See ei olnud tingimata halb süsteem. Pigem oli see loogiline viis, kuidas kiiresti kasvavas ja praktilises töökeskkonnas asju kontrolli all hoida. Aga ühel hetkel hakkas tekkima küsimus: kui palju aega kulub andmete korras hoidmisele ja kui palju jääb päriselt inimeste toetamiseks?

Kui personalitöö hakkab elama mitmes eri failis

Enne Hoursi kasutuselevõttu oli Kolm Tillis kasutusel ühe konkurendi personalitarkvara. Selle kõrval olid aga igapäevaseks tööks vajalikud mitmed Exceli tabelid, sest kogu personali puudutavat infot ei olnud võimalik ühes kohas piisava detailsusega hallata.

Personalimeeskonna vaates tähendas see, et andmed olid küll olemas, kuid laiali. Kui oli vaja saada kiire ülevaade töötajast, tema andmetest, seotud infost, varustusest või muudest töökorralduslikest detailidest, tuli liikuda mitme faili vahel.

Näiteks oli eraldi Excel inimeste haldamiseks. Teises tabelis hoiti infot töötajate laste kohta. Mahukas fail oli kasutusel kogu ettevõtte vara jälgimiseks, alates kontoritarvetest kuni töötajatele antud varustuseni.

Selline töökorraldus on paljudele personalitöötajatele tuttav. Excel ei kao kasutusest mitte sellepärast, et inimesed armastaksid tabeleid, vaid sellepärast, et päris elu on tihti detailsem kui tarkvara, mida kasutatakse.

Miks Excel tekib ka siis, kui tarkvara on juba olemas?

Kui ettevõttes on kasutusel personalitöö või tööaja arvestuse tarkvara, võib kõrvaltvaatajale tunduda, et lisatabelite vajadus peaks kaduma. Praktikas see sageli nii ei lähe.

Excel tekib tavaliselt sinna, kus on vaja paindlikkust. Sinna pannakse info, mida olemasolev süsteem ei küsi. Sinna lisatakse märkmeid, mida keegi ei osanud tarkvara juurutamisel ette näha. Sinna kogunevad erandid, ajutised lahendused ja ettevõttespetsiifilised tööviisid.

Restoranis võib selliseid nüansse olla palju. Töögraafikud muutuvad, inimesed liiguvad rollide vahel, varustust antakse välja ja võetakse tagasi, töötajad töötavad erinevates kohtades ning personaliga seotud info peab olema korras ka siis, kui tempo on kiire.

Seetõttu ei ole küsimus ainult selles, kas ettevõttel on tarkvara olemas. Küsimus on pigem selles, kas tarkvara toetab päriselt seda tööd, mida personalimeeskond iga päev teeb.

Päris sisend arendusse: Elisabethi ja Merily roll

Kolm Tilli kogemus oli Hoursi jaoks oluline ka seetõttu, et personalimeeskond ei olnud lihtsalt tarkvara kasutaja, vaid ka sisendi andja.

Elisabeth ja Merily kaasati Hoursi arendusmeeskonnale lähemale, et saada päris tööelust tulevat tagasisidet. Eesmärk ei olnud arendada funktsioone ainult teoreetilise vajaduse põhjal, vaid mõista, mida restorani personaliinimesed tegelikult oma igapäevases töös vajavad.

See tähendas väga praktilisi küsimusi. Kuidas graafikut päriselt koostatakse? Millest tuntakse puudust? Millised sammud võtavad liiga kaua aega? Millist infot peab personalitöötaja kiiresti nägema? Millised Exceli tabelid on tekkinud seetõttu, et süsteemis puudub parem koht selle info hoidmiseks?

Sellisest koostööst kasvas välja selgem arusaam, et töögraafik ei ole restoranis lihtsalt nimekiri vahetustest. See on töökorralduse keskne osa, mis mõjutab inimesi, teeninduse kvaliteeti, töökoormust ja juhtide igapäevast rahu.

Töögraafiku arendamine algas päris tööprotsessist

Koostöö käigus vaadati üle, mida Kolm Tilli oli seni kasutanud ja millest nad puudust tundsid. Selle põhjal hakati Hoursis töögraafiku vaadet ja loogikat edasi arendama.

Oluline oli, et uus lahendus ei sunniks personalimeeskonda oma tööd ebamugavalt ümber mõtlema. Vastupidi, tarkvara pidi toetama juba toimivat loogikat, aga vähendama dubleerimist, käsitööd ja eri failide vahel liikumist.

Kui graafikud, töötajate info, puudumised ja muud personaliga seotud andmed liiguvad ühte süsteemi, muutub ka juhtimine selgemaks. Mitte sellepärast, et üks tööriist teeb kõik maagiliselt ära, vaid sellepärast, et info ei kao enam eri failide vahele.

Üks suur muutus: vähem käsitsi kontrollimist

Kui ettevõttes on ligi tosin Exceli tabelit, ei ole suurim probleem alati tabelite arv. Suurem küsimus on selles, kui palju tuleb infot käsitsi ajakohasena hoida.

Kui töötaja andmed muutuvad, peab keegi teadma, kus see info veel kirjas on. Kui vara liigub ühe inimese käest teise kätte, peab see jõudma õigesse tabelisse. Kui graafikus tehakse muudatus, peab sellega seotud info olema nähtav ka teistele osapooltele.

Mida rohkem on faile, seda rohkem tekib võimalusi, et midagi jääb kahe silma vahele. Personalitöös ei tähenda see ainult ebamugavust. See võib tähendada segadust, topelttööd või olukordi, kus otsust tehakse vananenud info põhjal.

Kolm Tilli näitel oli oluline samm see, et mitmed varem Excelis hoitud infokillud said liikuda ühtsemasse töövoogu. See ei tähenda, et Excel muutuks üleöö kasutuks. Küll aga väheneb vajadus hoida kriitilist personaliga seotud infot laiali.

Mida teised personalimeeskonnad sellest õppida saavad?

Kolm Tilli lugu ei räägi ainult ühest restoranist või ühest tarkvarast. See räägib laiemast mustrist, mida paljud ettevõtted tunnevad.

Kui personalitöö kasvab, tekivad lisatabelid sageli märkamatult. Alguses on need mugavad. Ühel hetkel muutuvad need aga varjatud süsteemiks, mille toimimine sõltub liiga palju üksikutest inimestest ja nende mälust.

Kui tabelis hoitakse infot, mida kasutatakse iga nädal otsuste tegemiseks, on see tõenäoliselt märk, et protsess väärib paremat kohta. Kui sama infot sisestatakse mitmesse kohta, on see märk dubleerimisest. Kui ainult üks inimene teab, kus mingi info asub, on see töökorralduslik risk.

Kokkuvõteks

Kolm Tilli personalimeeskonna jaoks ei olnud muutuse tuum lihtsalt tarkvara vahetamine. Muutuse tuum oli töökorralduse korrastamine.

Ligi tosin Exceli tabelit näitasid, et personalitöö oli detailne, praktiline ja hästi läbi mõeldud. Samal ajal näitasid need ka seda, et oluline info oli liikunud liiga paljudesse eri kohtadesse.

Hoursi kasutuselevõtt aitas tuua suure osa sellest infost ühtsemasse süsteemi ning koostöö Elisabethi, Merily ja Kolm Tilli personalimeeskonnaga andis arendusele päris tööelust tuleva suuna.

Kõige olulisem õppetund on lihtne: kui personalimeeskond peab ettevõtte igapäevatöö toimimiseks kasutama mitut paralleelset tabelit, ei pruugi probleem olla inimestes ega Excelis. Sageli on see märk sellest, et ettevõtte tööprotsessid on kasvanud suuremaks kui senised tööriistad.