Kasutustingimused

1. Mõisted ja kohaldamisala

1.1. hours24 on tööjõuhalduse tarkvarateenus (edaspidi Teenus), mida omab ja osutab Hours OÜ, registrikood 16434060, Nikolai 10, 80011 Pärnu (edaspidi Hours). Teenust kasutatakse veebilehe hours24.com ja mobiilirakenduste kaudu.

1.2. Klient on juriidiline isik või majandus- või kutsetegevuses tegutsev isik, kes on Teenuse kasutamiseks Hoursiga lepingu sõlminud (edaspidi Klient). Teenus on mõeldud kasutamiseks ainult majandus- ja kutsetegevuses; Teenust registreerides kinnitab registreerija, et tegutseb majandus- või kutsetegevuses ja tal on õigus Klienti esindada.

1.3. Kasutaja on füüsiline isik (nt Kliendi töötaja), kellele Klient on andnud õiguse Teenust kasutada. Kasutajad kasutavad Teenust Kliendi volitusel; lepinguline suhe on Hoursi ja Kliendi vahel.

1.4. Tingimuste juurde kuuluvad Privaatsuspoliitika ja Küpsiste kasutamise tingimused (koos edaspidi Tingimused). Tingimused tehakse Kliendile kättesaadavaks enne lepingu sõlmimist ja need on lepingu lahutamatu osa. Kui Hours ja Klient on kirjalikult kokku leppinud eritingimustes, kohaldatakse vastuolu korral eritingimusi.

2. Teenus

2.1. Teenus võimaldab muu hulgas tööaja arvestust, töögraafikute koostamist, puudumiste ja puhkuste haldust, personaliandmete ja dokumentide haldust, aruandlust ning meeskonnasisest suhtlust. Teenuse moodulid ja nende sisu on kirjeldatud veebilehel; Kliendile kehtib tema valitud moodulite komplekt.

2.2. Teenusega saab ühendada füüsilisi registreerimisvahendeid (nt biomeetrilised terminalid, RFID-kiibid, QR-kioskid, Bluetooth-majakad, turniked) ning Kliendi valitud kolmandate osapoolte süsteeme (nt palga- ja raamatupidamistarkvara, e-allkirja teenus, läbipääsusüsteemid). Kolmandate osapoolte teenuste kasutamisele kohalduvad nende endi tingimused; Hours ei vastuta kolmandate osapoolte teenuste toimimise eest.

2.3. Hours arendab Teenust pidevalt ja võib muuta selle funktsionaalsust, kui Teenuse põhiolemus säilib. Funktsionaalsuse olulisest vähendamisest teavitab Hours Klienti ette mõistliku aja jooksul.

3. Konto ja kasutajad

3.1. Konto loomisel esitab Klient tõesed andmed ja hoiab need ajakohasena. Klient vastutab oma kontode kasutajatunnuste ja paroolide konfidentsiaalsuse ning kõigi oma kontode kaudu tehtud toimingute eest.

3.2. Klient määrab ise, millistele Kasutajatele ja millises ulatuses ta Teenuses õigusi annab, ning vastutab oma Kasutajate tegevuse eest Teenuses.

3.3. Kahtluse korral turvarikkest teavitab kumbki pool teist viivitamata ja Klient vahetab asjakohased paroolid.

4. Prooviperiood ja tasuta plaan

4.1. Uus Klient saab Teenust proovida 14 päeva tasuta. Prooviperioodil on avatud Teenuse funktsioonid ilma maksekohustuseta; krediitkaarti ei küsita. Prooviperioodi lõppedes jätkub Teenus ainult siis, kui Klient valib tasulise plaani või vastab tasuta plaani tingimustele.

4.2. Tasuta plaan (Small Business) on mõeldud kuni 5 töötajaga meeskondadele vastavalt veebilehel avaldatud kirjeldusele. Hours võib tasuta plaani sisu ja piire muuta, teavitades sellest ette vähemalt 30 päeva; muudatused ei võta olemasolevalt Kliendilt tasuta plaani kasutamise õigust, kui tema meeskonnas on kuni 5 töötajat. Tasuta plaani kuritarvitamine (nt mitme konto loomine tasude vältimiseks) on keelatud; rikkumise korral võib Hours kontod ühendada või kasutuse piirata.

5. Tasud ja arveldus

5.1. Tasulise Teenuse hinnad on avaldatud veebilehe hinnakirjas. Arveldus toimub Kliendi valikul kas kuupõhiselt või aastapõhiselt ette; aastapõhisele arveldusele kohaldub hinnakirjas avaldatud soodustus.

5.2. Hours esitab arved e-posti teel. Arve maksetähtaeg on märgitud arvel ja see on vähemalt 14 päeva. Kui Klient soovib arvet vaidlustada, teeb ta seda mõistliku aja jooksul; vaidlustamata arve loetakse eelduslikult aktsepteerituks, kuid see ei võta Kliendilt õigust hilisemaid põhjendatud vastuväiteid esitada.

5.3. Makseviivituse korral on Hoursil õigus nõuda seadusjärgset viivist (VÕS § 113) ja võlgnevuse sissenõudmiskulude hüvitist seaduses sätestatud ulatuses. Kui võlgnevus kestab üle 14 päeva pärast meeldetuletust, võib Hours piirata ligipääsu Teenusele kuni võlgnevuse tasumiseni; andmeid selle aja jooksul ei kustutata.

5.4. Hinnamuudatused ei mõjuta juba ette makstud perioodi. Hindade muutmisest teavitab Hours Klienti vähemalt 30 päeva ette ja uus hind rakendub järgmisest arveldusperioodist. Kui Klient hinnamuudatusega ei nõustu, on tal õigus leping enne muudatuse jõustumist ilma lisatasudeta lõpetada; sellisel juhul tagastab Hours ette makstud tasu kasutamata perioodi eest proportsionaalselt.

6. Seadmed

6.1. Rendiseadmed. Hinnakirjas nimetatud terminale ja seadmeid rendib Hours Kliendile kuutasu eest. Rendiseadmed jäävad Hoursi omandiks. Klient kasutab seadmeid hoolikalt ja sihipäraselt ning tagastab need lepingu lõppemisel, arvestades normaalset kulumist. Seadme süülise kahjustamise, hävimise või kaotsimineku korral hüvitab Klient seadme asendusväärtuse.

6.2. Müüdavad seadmed. Ostetavate seadmete (nt turniked) hind ja paigaldustasu lepitakse kokku pakkumuses. Seadme omand läheb Kliendile üle ostuhinna täieliku tasumisega; juhusliku hävimise ja kahjustumise riisiko läheb üle seadme üleandmisega. Seadmete puuduste korral kohaldub võlaõigusseaduse müügilepingu regulatsioon; Klient teavitab puudusest mõistliku aja jooksul selle avastamisest.

6.3. Seadmete paigaldus, seadistus ja hooldus toimub kokkuleppel. Hours ei vastuta seadme töö häirete eest, mis tulenevad Kliendi taristust (nt elektri- või võrguühenduse puudumine) või seadme mittesihipärasest kasutamisest.

7. Isikuandmete töötlemine (andmetöötlusleping)

7.1. Kliendi poolt Teenusesse sisestatud või Teenuse kaudu kogutud isikuandmete (nt töötajate andmed) vastutav töötleja on Klient ja volitatud töötleja on Hours. See peatükk on GDPR art 28 kohane andmetöötlusleping (DPA), mis jõustub koos Tingimustega.

7.2. Töötlemise ese ja kestus: isikuandmete majutamine ja töötlemine Teenuse osutamiseks lepingu kehtivuse ajal. Laad ja eesmärk: tööaja arvestus, graafikud, puudumiste ja personali haldus ning seonduv aruandlus. Andmesubjektide kategooriad: Kliendi töötajad, teised Kliendi määratud Kasutajad ning töötajate pereliikmed, kui Klient nende andmeid sisestab (nt laste sünniajad puhkuseõiguse arvestuseks). Isikuandmete liigid: identifitseerimis- ja kontaktandmed, tööaja- ja puudumisandmed (sh haigestumisega seotud puudumise fakt), töötasuga seotud andmed, dokumendid, seadmetest tulevad kohalolekusündmused, vabatahtliku geopiirde-automaatika asukohaandmed, Kliendi aktiveeritud sõidukipargi-integratsioonide asukohaandmed, töökeskkonna sisu (vestlussõnumid, teated, küsitluste vastused, üleslaetud failid) ning biomeetrilise tuvastuse sündmused (kui Klient on biomeetrilise tuvastuse kasutusele võtnud).

7.3. Hours volitatud töötlejana:

• töötleb isikuandmeid (sealhulgas edastab neid kolmandasse riiki või rahvusvahelisele organisatsioonile) ainult Kliendi dokumenteeritud juhiste alusel (sh Teenuse seadistuste kaudu antud juhised), välja arvatud kui töötlemist nõuab õigusakt - sel juhul teavitab Hours Klienti enne töötlemist, kui teavitamine ei ole keelatud; EMP-välisel edastusel tagab Hours GDPR V peatüki kohase kaitsemeetme (piisavusotsus või standardsed lepingutingimused); kui Hoursi hinnangul on juhis vastuolus GDPR-iga, teavitab ta sellest Klienti viivitamata;
• tagab, et isikuandmeid töötlema volitatud isikud on võtnud konfidentsiaalsuskohustuse;
• rakendab GDPR art 32 kohaseid tehnilisi ja korralduslikke turvameetmeid (krüpteerimine edastusel ja talletusel, rollipõhine ligipääs, ligipääsude logimine, varukoopiad - vt ka Privaatsuspoliitika);
• abistab Klienti mõistlike meetmetega andmesubjektide taotlustele vastamisel (Teenuses on selleks ekspordi-, parandus- ja kustutusfunktsioonid) ning GDPR art 32-36 kohustuste täitmisel;
• teavitab Klienti isikuandmetega seotud rikkumisest põhjendamatu viivituseta pärast sellest teadasaamist;
• kustutab või tagastab Kliendi valikul kõik isikuandmed lepingu lõppemisel (vt punkt 14), välja arvatud andmed, mille säilitamist nõuab õigusakt;
• teeb Kliendile kättesaadavaks art 28 kohustuste täitmise tõendamiseks vajaliku teabe ja võimaldab Kliendi või tema volitatud audiitori (kes on võtnud konfidentsiaalsuskohustuse) auditeid ja kontrolle mõistlikel tingimustel (ette teatades, üldjuhul mitte sagedamini kui kord aastas, välja arvatud pärast isikuandmetega seotud rikkumist või järelevalveasutuse nõudel).

7.4. Alltöötlejad. Klient annab Hoursile üldloa kaasata alltöötlejaid (kategooriad on loetletud Privaatsuspoliitikas; ajakohane nimekiri on kättesaadav päringul info@hours.ee). Hours teavitab Klienti alltöötlejate kavandatavast lisamisest või asendamisest ette; kui Klient ei nõustu muudatusega mõjuval andmekaitse põhjusel, on tal õigus leping lõpetada. Hours sõlmib alltöötlejatega samaväärsed andmekaitsekohustused ja vastutab alltöötlejate tegevuse eest nagu enda oma.

7.5. Kliendi kohustused vastutava töötlejana. Klient tagab, et tal on töötajate andmete töötlemiseks õiguslik alus, et töötajaid on töötlemisest (sh jälgimis- ja registreerimissüsteemidest) GDPR art 13 kohaselt teavitatud ning et Teenuse seadistused (sh asukohapõhised funktsioonid) vastavad kohalduvale õigusele. Biomeetrilise tuvastuse kasutuselevõtul tagab Klient töötaja selgesõnalise eelneva nõusoleku, samaväärse alternatiivse registreerimisviisi pakkumise ilma kahjulike tagajärgedeta ning malli kustutamise nõusoleku tagasivõtmisel.

7.6. Hours ei kasuta Kliendi isikuandmeid oma eesmärkidel. Hours võib kasutada anonümiseeritud koondandmeid (millest ei ole võimalik isikuid ega Klienti tuvastada) Teenuse arendamiseks ja statistikaks.

8. Kliendi kohustused ja lubatud kasutus

8.1. Klient kohustub:

• kasutama Teenust õigusaktide ja Tingimuste kohaselt ning mitte kasutama seda pettuseks või õigusvastaseks tegevuseks;
• tagama, et tema sisestatud andmed ei riku kolmandate isikute õigusi;
• mitte laadima Teenusesse üles pahavara ega sisu, mis kahjustab Teenuse toimimist;
• mitte müüma, rentima ega all-litsentseerima Teenust kolmandatele isikutele ilma Hoursi kirjaliku nõusolekuta;
• mitte pöördprojekteerima Teenust ega kasutama seda konkureeriva teenuse loomiseks.

8.2. Teenuse vaikeseaded ja abifunktsioonid (nt ületundide, pauside, ümardamise ja puhkuse arvestuse reeglid, dokumendimallid, meeldetuletused) on abivahendid. Klient vastutab selle eest, et tema valitud seadistused ja nende alusel tehtud otsused vastavad Kliendile kohalduvatele õigusaktidele ja kollektiivlepingutele. Teenus ega selle väljundid ei ole õigus-, maksu- ega personalinõustamine.

8.3. Teenuse e-allkirjastamise ja kinnitamise funktsioonid põhinevad lihtsal elektroonilisel allkirjal või Kliendi valitud kolmanda osapoole allkirjateenusel. Klient otsustab, millise dokumendi jaoks milline allkirjastamise viis on õiguslikult sobiv, ja vastutab allkirjastatud dokumentide sisu ning säilitamise eest.

9. AI-funktsioonid

9.1. Teenuse AI-funktsioonid (nt AI-assistent, graafiku koostamise abi, dokumentide genereerimine) on valikulised ja neile võib kohalduda mahupiirang (nt kuine tokenikvoot) vastavalt hinnakirjale.

9.2. AI-väljundid on abistavad ettepanekud, mis võivad sisaldada ebatäpsusi. Klient kontrollib väljundeid enne nende alusel otsuste tegemist; AI-väljundid ei ole õigus- ega personalinõustamine. Hoursil on õigus AI-funktsioonide kasutust mõistlikult piirata (nt väärkasutuse või tehniliste probleemide korral).

10. Intellektuaalne omand

10.1. Teenus, selle tarkvara, disain ja sisu (v.a Kliendi andmed) kuuluvad Hoursile või tema litsentsiandjatele. Klient saab lepingu kehtivuse ajaks mitteeksklusiivse, võõrandamatu õiguse kasutada Teenust oma majandustegevuses Tingimuste kohaselt.

10.2. Kliendi poolt Teenusesse sisestatud andmed kuuluvad Kliendile. Klient annab Hoursile õiguse neid andmeid töödelda üksnes Teenuse osutamiseks lepingu kestel ja õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks.

10.3. Kui Klient esitab Teenuse kohta tagasisidet või ettepanekuid, võib Hours neid Teenuse arendamiseks tasuta kasutada.

11. Konfidentsiaalsus

11.1. Kumbki pool hoiab saladuses teise poole konfidentsiaalse teabe ja ärisaladused (teave, mis on salajane, millel on kaubanduslik väärtus ja mille kaitseks on võetud mõistlikke meetmeid) ning kasutab neid ainult lepingu täitmiseks. Kohustus kehtib ka pärast lepingu lõppemist.

11.2. Konfidentsiaalse teabe avaldamine on lubatud, kui seda nõuab õigusakt või pädev asutus, teavitades teist poolt võimaluse korral ette, ning nõustajatele, kes on võtnud samaväärse konfidentsiaalsuskohustuse.

12. Kättesaadavus ja tugi

12.1. Hours osutab Teenust suure hoolsusega ja püüab tagada selle järjepideva kättesaadavuse, kuid ei garanteeri katkematut ega veatut tööd. Plaanilistest hooldustöödest, mis eeldatavalt põhjustavad olulise katkestuse, teavitab Hours ette.

12.2. Hours pakub Kliendile mõistlikus ulatuses kasutajatuge e-posti teel tööpäevadel. Eritoe ja teenustaseme kokkulepped (SLA) on võimalikud Enterprise-plaanis eraldi kokkuleppel.

13. Vastutus

13.1. Kumbki pool ei vastuta teisele poolele tekkinud kaudse kahju ega saamata jäänud tulu eest.

13.2. Hoursi koguvastutus lepingu alusel on piiratud summaga, mille Klient on Teenuse eest tasunud vastutuse aluseks olevale sündmusele eelnenud 12 kuu jooksul. Kui Klient kasutab ainult tasuta plaani või prooviperioodi, on Hoursi koguvastutus piiratud 500 euroga.

13.3. Punktides 13.1 ja 13.2 nimetatud piirangud ei kohaldu kahjule, mis on tekitatud tahtlikult või raske hooletusega, ega isiku surma või tervisekahjustuse põhjustamisele, samuti muul juhul, kui vastutuse piiramine on seadusega keelatud.

13.4. Klient hüvitab Hoursile kahju, mis tekib kolmandate isikute (sh andmesubjektide) põhjendatud nõuetest, mille põhjuseks on see, et Klient on rikkunud Tingimusi või vastutava töötlejana andmekaitsenõudeid (nt puuduv õiguslik alus või teavitamata jätmine).

13.5. Kumbki pool ei vastuta kohustuse rikkumise eest, mille põhjustas vääramatu jõud (sh ulatuslik küberrünnak, elektrikatkestus, kolmandate osapoolte taristu ulatuslik rike). Rahalise kohustuse täitmist vääramatu jõud ei vabanda. Kui vääramatu jõud kestab üle 60 päeva, võib kumbki pool lepingu üles öelda.

14. Kestus ja lõpetamine

14.1. Leping kehtib tähtajatult. Klient võib lepingu igal ajal korraliselt lõpetada jooksva arveldusperioodi lõpuga, teatades sellest kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Ette makstud tasusid kasutamata perioodi eest ei tagastata, välja arvatud punktides 5.4 ja 15.2 nimetatud juhtudel.

14.2. Kumbki pool võib lepingu erakorraliselt üles öelda, kui teine pool rikub lepingut oluliselt ega kõrvalda rikkumist 14 päeva jooksul pärast kirjalikku hoiatust. Kummagi poole õigus öelda kestvusleping mõjuval põhjusel üles jääb kehtima seaduses sätestatud alustel.

14.3. Pärast lepingu lõppemist säilitab Hours Kliendi andmed ekspordiks 30 päeva jooksul; selle aja jooksul saab Klient taotleda andmete väljastamist masinloetaval kujul. Seejärel kustutab Hours Kliendi andmed aktiivsetest süsteemidest hiljemalt 3 kuu jooksul; varukoopiatest kustuvad andmed nende tavapärase rotatsiooni käigus. Erandiks on andmed, mille säilitamist nõuab õigusakt (nt raamatupidamise alusdokumendid 7 aastat).

15. Tingimuste muutmine

15.1. Hours võib Tingimusi muuta mõjuval põhjusel (nt õigusaktide muudatus, Teenuse arendus, turvanõuded, olulised muutused sisendkuludes). Muudatustest teavitab Hours Klienti e-posti või Teenuse kaudu vähemalt 30 päeva enne jõustumist.

15.2. Kui Klient muudatusega ei nõustu, on tal õigus leping enne muudatuse jõustumist lõpetada; sellisel juhul tagastab Hours ette makstud tasu kasutamata perioodi eest proportsionaalselt. Muudatuse jõustumise järel Teenuse kasutamise jätkamine loetakse muudatusega nõustumiseks.

16. Kohalduv õigus ja vaidlused

16.1. Tingimustele kohaldub Eesti Vabariigi õigus.

16.2. Vaidlused püütakse lahendada läbirääkimiste teel. Kokkuleppe mittesaavutamisel lahendab vaidluse Harju Maakohus.

17. Lõppsätted

17.1. Kui Tingimuste mõni säte osutub tühiseks, jääb leping ülejäänud osas kehtima ja tühise sätte asemel kohaldatakse seaduses sätestatut.

17.2. Klient ei või lepingust tulenevaid õigusi ja kohustusi üle anda ilma Hoursi nõusolekuta. Hours võib lepingu üle anda kontserni kuuluvale isikule või ettevõtte ülemineku raames, teavitades sellest Klienti.

17.3. Teated edastatakse e-posti teel: Hoursile aadressil info@hours.ee, Kliendile konto e-posti aadressil.

Kontakt

Hours OÜ (registrikood 16434060)
Nikolai 10, 80011 Pärnu, Eesti
E-post: info@hours.ee