Privaatsuspoliitika

hours24 on tööjõuhalduse tarkvara (edaspidi Teenus), mida omab ja haldab Hours OÜ, registrikood 16434060, aadress Nikolai 10, 80011 Pärnu, Eesti (edaspidi hours24 või meie). Teenust kasutatakse veebilehe hours24.com ja mobiilirakenduste (iOS ja Android) kaudu. Küsimused andmekaitse kohta: info@hours.ee.

Kõige olulisem kokkuvõte

Meil on kaks erinevat rolli ja see poliitika eristab neid selgelt:

• Kui külastad meie veebilehte, täidad päringuvormi, tellid uudiskirja või oled meie kliendi kontaktisik, oleme sinu andmete VASTUTAV töötleja - selle poliitika põhiosa käib nende andmete kohta.
• Kui sinu tööandja kasutab hours24 teenust ja sisestab sinna sinu kui töötaja andmeid (tööaeg, puhkused, palgaandmed jm), on sinu andmete vastutav töötleja SINU TÖÖANDJA. Meie oleme volitatud töötleja, kes töötleb neid andmeid ainult tööandja juhiste alusel. Oma andmete kohta küsimustega pöördu esmalt oma tööandja poole.

1. Millal oleme vastutav töötleja

Hours OÜ on isikuandmete vastutav töötleja (GDPR art 4 p 7) järgmiste andmete osas:

• veebilehe päringuvormide andmed: demo broneerimine, hinnapäring, tasuta tööriistade materjalide tellimine, veebiseminaride ja ürituste registreerimine, uudiskirja tellimine (nimi, e-post, telefon, ettevõte, töötajate arv, sõnumi sisu);
• kliendikonto haldusandmed: Kliendi kontaktisikute nimi, e-post, telefon, roll, sisselogimise andmed;
• arveldusandmed: arved, maksete info, lepinguline suhtlus;
• meie ja sinu vaheline kirjavahetus (e-post, tugipäringud);
• veebilehe tehnilised andmed: IP-aadress, seadme ja brauseri info, küpsised (analüütika- ja turundusküpsised ainult sinu nõusolekul - vt Küpsiste kasutamise tingimused).

Kontaktisiku andmed võime saada ka Kliendilt endalt (nt kui administraator lisab kolleegi kontaktisikuks või arve saajaks). Sellisel juhul on andmete allikas Klient ja me viitame sellele poliitikale esimesel mõistlikul võimalusel (nt esimeses e-kirjas).

2. Millal oleme volitatud töötleja

Kui Klient (tööandja) kasutab Teenust, majutame ja töötleme tema juhiste alusel tema töötajate andmeid (GDPR art 28). Selliste andmete hulka võivad kuuluda:

• töötaja nimi, kontaktandmed, töötaja number, ametikoht, üksus;
• tööaja andmed: registreerimised, pausid, vahetused, graafikud, ületunnid;
• puudumised ja nende liigid (sh haigestumisega seotud puudumise fakt), puhkusesaldod;
• töötasuga seotud andmed (tunnitasud, lisatasud, boonused), lepinguandmed ja dokumendid;
• seadmetest tulevad kohalolekuandmed: terminali tuvastussündmused, QR-registreerimised, Bluetooth-majakate kohalolekusündmused, läbipääsusüsteemide uksesündmused ning Kliendi aktiveeritud sõidukipargi-integratsioonidest tulevad sõidukite asukohaandmed;
• mobiilirakenduse asukohaandmed (ainult siis, kui töötaja on ise geopiirde-automaatika sisse lülitanud - vt punkt 6);
• töökeskkonna sisu: vestlussõnumid, teated, küsitluste vastused, üleslaetud failid.

Nende andmete kogumise eesmärgid ja õigusliku aluse määrab Klient kui vastutav töötleja. Meie töötajad pääsevad Kliendi keskkonna sisule ligi ainult teenuse osutamiseks, Kliendi taotletud toe pakkumiseks või õigusaktidest tuleneval alusel; selline ligipääs on logitud. Me ei kasuta Kliendi töötajate andmeid oma eesmärkidel. Volitatud töötlemise täpsemad tingimused (sh alltöötlejate kord ja andmete kustutamine lepingu lõppemisel) on sätestatud Kasutustingimuste andmetöötluse peatükis, mis toimib andmetöötluslepinguna (DPA).

3. Eesmärgid, õiguslikud alused ja säilitamine

Vastutava töötlejana töötleme andmeid järgmiselt:

Kui töötleme andmeid õigustatud huvi alusel, oleme kaalunud, et meie huvi (teenuse turvaline ja toimiv osutamine ning õiguste kaitse) ei kaalu üles sinu õigusi ja vabadusi. Sul on igal ajal õigus sellisele töötlemisele vastuväide esitada (vt punkt 10).

Päringuvormide andmete esitamine on vabatahtlik, kuid ilma kontaktandmeteta ei saa me päringule vastata. Kliendikonto andmete esitamine on Teenuse lepingu sõlmimise ja täitmise eeldus - ilma nendeta ei saa me Teenust osutada.

4. Küpsised, analüütika ja turundus

Veebileht kasutab vajalikke küpsiseid Teenuse toimimiseks. Analüütika- (Google Analytics) ja turundusküpsiseid (Meta Pixel) kasutame AINULT sinu eelneval nõusolekul, mida saad igal ajal muuta või tagasi võtta. Täpne loetelu, kehtivusajad ja nõusoleku haldamine on kirjas Küpsiste kasutamise tingimustes.

5. Vastuvõtjad ja alltöötlejad

Me ei müü isikuandmeid mitte kunagi. Kasutame teenuse osutamiseks hoolikalt valitud teenusepakkujaid (alltöötlejaid) järgmistes kategooriates:

• pilvetaristu ja andmete majutus (andmekeskused Euroopa Liidus);
• e-kirjade saatmise teenus (tehingu- ja teavituskirjad);
• AI-funktsioonide teenusepakkuja (ainult AI-mooduli kasutamisel, andmetöötluslepingu alusel; sisendeid ei kasutata AI-mudelite treenimiseks);
• analüütika- ja turundusteenused (ainult nõusolekul, vt küpsiste tingimused);
• demo broneerimise kalendriteenus (kui broneerid aja kalendris).

Kõigi alltöötlejatega on sõlmitud GDPR art 28 kohased lepingud. Ajakohase alltöötlejate nimekirja saad päringuga aadressilt info@hours.ee. Klientidele anname alltöötlejate kavandatavast lisamisest või asendamisest teada ette (vt Kasutustingimuste andmetöötluse peatükk). Lisaks võime andmeid avaldada, kui seda nõuab seadus või pädev asutus, ning ettevõtte ühinemise või omandamise korral õigusjärglasele, kes on kohustatud järgima seda poliitikat.

Kui Klient aktiveerib integratsiooni (nt palga- või raamatupidamistarkvara, e-allkirja teenus, läbipääsusüsteem), edastatakse andmed Kliendi valitud teenusesse Kliendi juhiste alusel. Selliste teenuste andmetöötluse eest vastutab vastav teenusepakkuja ja/või Klient.

6. Mobiilirakenduse asukohaandmed

hours24 mobiilirakendus võib koguda ja töödelda seadme asukohaandmeid - nii ligikaudset kui ka täpset asukohta (GPS) - sealhulgas taustal, st ka siis, kui rakendus ei ole avatud ega ekraanil.

Asukohaandmeid kasutatakse ainsa eesmärgiga pakkuda kasutaja enda valitud automaatset tööaja arvestust: rakendus võib automaatselt alustada või lõpetada kasutaja enda tööaja mõõtmise, kui kasutaja siseneb tema jaoks määratud tööalale või lahkub sellelt (geopiirded). Asukohta töödeldakse ainult kasutaja enda tööaja registreerimiseks; rakendus ei kuva teiste isikute asukohta ega jälgi kasutajat reaalajas.

See funktsioon on vaikimisi välja lülitatud ja täielikult vabatahtlik. Asukohapõhine automaatika töötab ainult siis, kui kasutaja lülitab selle ise rakenduses sisse ja annab seadme tasemel asukohaloa (sealhulgas taustal kasutamise loa). Kasutaja saab funktsiooni ja asukohaloa igal ajal välja lülitada rakenduse või seadme seadetes.

Me ei müü asukohaandmeid ega edasta neid kolmandatele isikutele reklaami ega muul tööaja arvestusega mitteseotud eesmärgil. Rakendus võib küsida ka kaamera luba (nt varade QR-koodide skannimiseks või profiilipildi tegemiseks) ja push-teavituste luba - mõlemad on valikulised ja seadme seadetest hallatavad.

7. Biomeetriline tuvastus terminalides

Teenusega saab ühendada terminale, mis tuvastavad töötaja sõrmejälje, näo või peopesa abil. Tuvastamiseks kasutatakse matemaatilist malli, mitte kujutist - mall ei ole foto ega võimalda tavakasutuses algset sõrmejälge või nägu taastada. Selline mall on siiski GDPR art 9 mõttes eriliigiline (biomeetriline) isikuandmestik, mille töötlemisele kehtivad rangemad nõuded.

Biomeetrilise tuvastuse kasutuselevõtu otsustab Klient (tööandja) kui vastutav töötleja. Kliendi kohustus on tagada töötlemise õiguslik alus - Eesti praktikas töötaja selgesõnaline eelnev nõusolek -, pakkuda samaväärset alternatiivset registreerimisviisi (nt RFID-kiip, QR-kood või PIN) neile, kes nõusolekut ei anna, ning kustutada mall nõusoleku tagasivõtmisel. Teenusesse jõuavad terminalidest tuvastussündmused (aeg, isik, seade), mida töötleme Kliendi juhiste alusel tööaja arvestuseks.

8. AI-funktsioonid ja automatiseeritud otsused

Teenuse valikulised AI-funktsioonid (nt AI-assistent, graafiku koostamise abi) võivad Kliendi taotlusel töödelda Kliendi keskkonna andmeid vastuste ja ettepanekute koostamiseks. AI-funktsioonide pakkumiseks võime kasutada kolmandast osapoolest AI-teenusepakkujat, kellega on sõlmitud andmetöötlusleping; sisendeid ja väljundeid ei kasutata AI-mudelite treenimiseks.

Me ei tee isikuandmete põhjal automatiseeritud otsuseid, millel oleks GDPR art 22 mõttes õiguslik või sellesarnane oluline mõju. AI-funktsioonide väljundid on abistavad ettepanekud, mille üle otsustab alati inimene.

9. Andmete asukoht, edastamine ja turvalisus

Teenuse andmeid majutatakse Euroopa Liidus asuvates andmekeskustes (Frankfurt, Saksamaa). Kui üksikud teenusepakkujad (nt AI-funktsioonide teenusepakkuja või sinu nõusolekul kasutatavad analüütika- ja turundusteenused) töötlevad andmeid väljaspool Euroopa Majanduspiirkonda, tagame edastuse õiguspärasuse kas Euroopa Komisjoni piisavusotsuse (sh EL-USA andmekaitseraamistik DPF) või standardsete lepingutingimuste (SCC) alusel. Kaitsemeetmete koopia saamiseks kirjuta info@hours.ee.

Rakendame muu hulgas järgmisi turvameetmeid:

• andmete krüpteerimine edastusel (TLS) ja talletusel;
• paroolide hoidmine ainult räsituna;
• rollipõhine ligipääsukontroll ja ligipääsude logimine;
• regulaarsed varukoopiad ja taasteprotseduurid;
• töötajate konfidentsiaalsuskohustus ja ligipääs ainult tööülesannete täitmiseks.

Kui isikuandmetega seotud rikkumine puudutab andmeid, mille vastutav töötleja oleme meie, teavitame Andmekaitse Inspektsiooni ja puudutatud isikuid vastavalt GDPR art 33 ja 34 nõuetele. Kui rikkumine puudutab Kliendi keskkonna andmeid, teavitame Klienti põhjendamatu viivituseta ning Klient kui vastutav töötleja otsustab järelevalveasutuse ja andmesubjektide teavitamise.

10. Sinu õigused

Sul on seoses oma isikuandmetega järgmised õigused:

• õigus tutvuda andmetega (art 15) - saada kinnitus, kas ja milliseid sinu andmeid töötleme;
• õigus andmete parandamisele (art 16);
• õigus andmete kustutamisele (art 17), kui seadus ei nõua säilitamist (nt raamatupidamisandmed 7 aastat);
• õigus töötlemise piiramisele (art 18);
• õigus andmete ülekantavusele (art 20);
• õigus võtta nõusolek igal ajal tagasi - see on sama lihtne kui andmine (nt uudiskirja lingi kaudu) ega mõjuta varasema töötlemise seaduslikkust.

Õigus esitada vastuväide (art 21): sul on õigus igal ajal esitada vastuväide oma andmete töötlemisele, mis põhineb õigustatud huvil, ning alati otseturunduse eesmärgil töötlemisele. Vastuväite esitamiseks kirjuta info@hours.ee.

Õiguste kasutamiseks kirjuta info@hours.ee. Vastame hiljemalt ühe kuu jooksul; keeruliste taotluste korral võime tähtaega pikendada, teavitades sellest. Isiku tuvastamiseks võime küsida lisakinnitust (nt digiallkirjastatud taotlust). Kui sinu andmeid töötleb meie kaudu sinu tööandja, edastame taotluse temale või suuname sind tema poole - tööandja kui vastutav töötleja otsustab nende andmete üle.

Kui leiad, et sinu õigusi on rikutud, on sul õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile (aki.ee, info@aki.ee, Tatari 39, 10134 Tallinn) või oma elukohariigi järelevalveasutusele, samuti pöörduda kohtusse.

11. Alaealised

Teenus on mõeldud ettevõtetele ja nende töötajatele. Me ei suuna Teenust alla 13-aastastele lastele ega kogu teadlikult nende andmeid.

12. Poliitika muutmine

Kui muudame seda poliitikat oluliselt, teavitame Kliente e-posti või Teenuse kaudu mõistliku aja ette. Kehtiv versioon koos jõustumiskuupäevaga on alati avaldatud sellel lehel.

13. Kontakt

Hours OÜ (registrikood 16434060)
Nikolai 10, 80011 Pärnu, Eesti
E-post: info@hours.ee