Teavituste moodul: töötajate teated, küsitlused ja vormid ühes keskkonnas

Ettevõtte sisekommunikatsioon muutub keerulisemaks iga uue töötaja, osakonna ja projekti lisandudes. Teated liiguvad e-kirjade, vestlusrakenduste, telefoni, Exceli failide ja koosolekute vahel. Mingil hetkel tekib küsimus: kas oluline info jõudis tegelikult töötajateni?

Just selle probleemi lahendamiseks on loodud hours24 Teavituste moodul. See võimaldab saata töötajatele teateid, korraldada küsitlusi ning koguda struktureeritud infot kohandatud vormide abil.

Mis on Teavituste moodul?

Teavituste moodul on ettevõtte sisekommunikatsiooni tööriist, mille kaudu saab:

• saata teateid töötajatele või kindlale osakonnale;
• luua küsitlusi ja hääletusi;
• koguda vastuseid kohandatud vormidega;
• näha, kes on teate läbi lugenud;
• jälgida osalus- ja vastamismäärasid;
• suunata infot konkreetsetele osakondadele või töötajatele;
• ajastada teavitusi tulevikku.

Kõik teated, küsitlused ja vormid asuvad ühes keskkonnas, mis annab juhtidele, personalispetsialistidele ja meeskonnajuhtidele parema ülevaate ettevõtte sisemisest infovahetusest.

Kuidas hallata töötajate teateid?

Paljud ettevõtted saadavad olulisi teadaandeid e-kirja või vestlusrakenduse kaudu. Probleem tekib siis, kui on vaja teada, kas töötajad on info päriselt kätte saanud ja sellega tutvunud.

Teavituste moodulis saab luua ettevõttesisese teate ning jälgida selle lugemisstatistikat. Näiteks saab jagada:

• uusi töökorraldusi;
• ohutusjuhendeid;
• ettevõtte siseuudiseid;
• puhkuste või töökorralduse muudatusi;
• infot ürituste ja koolituste kohta.

Lisaks saab teatele lisada dokumente, pilte või muid faile ning näha, millised töötajad on teate avanud ja millised mitte.

Kuidas koguda töötajate tagasisidet küsitluste abil?

Heade otsuste tegemiseks on sageli vaja töötajate arvamust. Küsitluste funktsioon võimaldab luua kiireid hääletusi ja küsitlusi näiteks järgmistel teemadel:

• suvepäevade korraldamine;
• koolitusvajaduste kaardistamine;
• töötajate rahulolu mõõtmine;
• töövahendite või tööriiete valik;
• uute hüvede hindamine.

Küsitluste tulemused kuvatakse automaatselt ning juhtkond saab ülevaate osalusmäärast ja vastustest ilma käsitsi kokkuvõtteid tegemata.

Vajadusel saab küsitluse muuta anonüümseks, et töötajad saaksid oma arvamust vabamalt avaldada.

Kuidas kasutada kohandatud vorme?

Ettevõtted koguvad töötajatelt regulaarselt erinevat infot. Sageli toimub see e-kirjade, Exceli failide või paberblankettide abil. Kohandatud vormid aitavad selle protsessi digitaliseerida. Näiteks saab luua vorme:

• koolitussoovide kogumiseks;
• töövahendite tellimiseks;
• sisekontrolli läbiviimiseks;
• ettepanekute esitamiseks;
• personaliandmete uuendamiseks.

Vormivastused kogunevad automaatselt ühte kohta ning neid on lihtne hiljem analüüsida ja töödelda.

Õige info õigetele inimestele

Kõik ettevõtte teated ei ole mõeldud kõigile töötajatele. Seetõttu võimaldab Teavituste moodul valida sihtrühma vastavalt vajadusele:

• kogu ettevõte;
• konkreetne üksus või osakond;
• valitud töötajad;
• projektimeeskond;
• vahetus või töörühm.

See aitab vähendada infomüra ning tagada, et inimesed näevad eelkõige neid teateid, mis on nende töö jaoks olulised.

Miks kasutada töötajate teavitamise tarkvara?

Kui sisekommunikatsioon toimub mitmes erinevas kanalis, on keeruline saada terviklikku ülevaadet. Töötajate teavitamise tarkvara aitab:

• vähendada käsitööd;
• koondada info ühte süsteemi;
• parandada sisekommunikatsiooni kvaliteeti;
• suurendada töötajate kaasatust;
• koguda tagasisidet kiiremini;
• teha otsuseid usaldusväärsema info põhjal.

Selle tulemusena kulub vähem aega info otsimisele ja rohkem aega tegelikule tööle.

Korduma kippuvad küsimused

Kas teavitusi saab ajastada?

Jah. Teavitusi saab luua ette ning määrata neile automaatse avaldamise kuupäeva ja kellaaja.

Kas küsitlused võivad olla anonüümsed?

Jah. Küsitluse loomisel saab valida anonüümse vastamise võimaluse.

Kas teateid saab saata ainult ühele osakonnale?

Jah. Teavitusi saab suunata kogu ettevõttele, konkreetsele üksusele või valitud töötajatele.

Kas teatele saab lisada dokumente?

Jah. Teadetele saab lisada dokumente, pilte ja muid toetatud failivorminguid.

Kas saab näha, kes on teate läbi lugenud?

Jah. Süsteem kuvab lugemisstatistika ning võimaldab näha, kes on teate avanud ja kes mitte.

Kokkuvõte

hours24 Teavituste moodul ühendab töötajate teated, küsitlused ja kohandatud vormid ühte keskkonda. See aitab ettevõtetel parandada sisekommunikatsiooni, koguda tagasisidet, vähendada käsitööd ning saada parem ülevaade sellest, kuidas oluline info organisatsioonis liigub.

Kui ettevõttes kasutatakse täna teavitamiseks e-kirju, Exceli faile ja erinevaid suhtluskanaleid paralleelselt, võib ühe keskse süsteemi kasutuselevõtt muuta kogu protsessi oluliselt selgemaks ja tõhusamaks.