Kuidas valida tööajaarvestuse tarkvara: 8 küsimust enne otsust

Tööajaarvestuse tarkvara vahetatakse harva. Kui valik on tehtud, elab ettevõte sellega aastaid: töötajad õpivad selle selgeks, palgaarvestus harjub ekspordiga ja seadmed on seinas. Seepärast tasub enne otsust teha rohkem, kui üks demo ära vaadata.

Selles juhendis on kaheksa küsimust, mille järgi pakkujaid võrrelda, kontrollnimekiri demoks ja viis viga, mida valikul kõige sagedamini tehakse. Kui tahad enne teada, mida seadus tööaja arvestuselt üldse nõuab, loe tööajaarvestuse juhendit.

Enne pakkujaid: pane kirja, mida sul päriselt vaja on

Tarkvara võrdlemine läheb lihtsamaks, kui oled enne vastanud neljale küsimusele oma ettevõtte kohta.

• Kus inimesed töötavad? Tootmises ja laos, objektidel, kaupluses või kontoris. Sellest sõltub, kuidas nad end tööle märgivad.
• Milline on tööaeg? Kindel päev, vahetused, öötöö või summeeritud tööaeg.
• Mis palgaprogrammi kasutad? Tunnid peavad sinna jõudma ilma ümber trükkimata.
• Kes tunnid üle vaatab ja kinnitab? Vahetu juht, personalijuht või raamatupidaja.

Need neli vastust on sinu nõuded. Kõik muu on lisa.

8 küsimust, mille järgi tarkvara valida

1. Kuidas töötaja end tööle märgib?

See on kõige tähtsam küsimus, sest siit tekivad andmed. Objektil sobib telefon, tootmises ja laos terminal või kiosk, sest kõigil pole tööl telefoni käepärast. Kui inimesed kipuvad märkimist unustama, tasub vaadata automaatseid viise: taskus olevat kiipi või läbipääsusüsteemi ukselogi.

Küsi, kas eri viise saab kasutada korraga. Paljudes ettevõtetes on kontor, ladu ja objektid ning üks viis ei sobi kõigile.

2. Kas tunnid jõuavad sinu palgaprogrammi?

Nimeta pakkujale oma palgaprogramm ja küsi, kas eksport käib otse või failiga. Palu näidata päris eksporti, mitte slaidi. Kontrolli, et ületunnid, öötöö ja riigipühal tehtud töö jõuavad palgaprogrammi eraldi ridadena, sest neid tasustatakse erinevalt.

3. Kas tarkvara saab hakkama sinu tööajaga?

Kindla tööpäevaga saab hakkama iga tarkvara. Erinevused tulevad välja vahetuste, pauside, ümardamise ja lisatasude juures. Palu demol seadistada sinu enda reegel, näiteks 30-minutiline lõuna, mis arvestatakse maha automaatselt, või öötöö lisatasu.

4. Mis on lõplik kuuhind?

Hind töötaja kohta on ainult üks osa. Enne võrdlemist küsi välja kõik, mis arvele jõuab.

Arvuta kokku 12 kuu kulu oma töötajate arvuga. Nii on pakkumised võrreldavad ka siis, kui hinnastus on üles ehitatud erinevalt. hours24 hinnakiri on avalik ja seal on kirjas ka seadmete rent.

5. Mida veel samast kohast saab?

Tööaeg on harva ainus vajadus. Kui graafikud on ühes tabelis, puhkused teises ja lepingud kaustas, sisestatakse samu andmeid mitu korda. Vaata, kas sama tarkvara katab ka töögraafikud, puhkused, lepingud ja dokumendid. Samas ära maksa moodulite eest, mida sa ei kasuta: küsi, mis on põhihinna sees.

6. Kas töötajad hakkavad seda kasutama?

Parim tarkvara on see, mida inimesed päriselt kasutavad. Vaata, kas töötajal on telefonirakendus, kas see on tema keeles ja kas ta näeb sealt oma tunde, graafikut ja puhkusejääki. Anna enne otsust proovida ühele töötajale, kes ei ole arvutiga sina peal. Kui tema saab hakkama, saavad teised ka.

7. Kui kiiresti see tööle saab ja kes aitab?

Küsi, kes toob üle töötajate andmed ja puhkusejäägid, kes seadistab reeglid ja kui kaua see aega võtab. Küsi ka, kes vastab, kui midagi ei tööta: kas inimene, kes räägib sinu keelt, või piletisüsteem. Hea märk on viiteklient sinu valdkonnast, kellele võid helistada.

8. Kus on andmed ja mis saab lahkudes?

Tööajaandmed on isikuandmed. Küsi, kus andmeid hoitakse ja kas saad need lahkudes kaasa. Kui kasutusel on sõrmejälg või näotuvastus, peab töötajale jääma ka teine võimalus, näiteks kiipkaart või PIN-kood. Tööajaarvestust tuleb säilitada vähemalt seitse aastat, seega peab eksport olema võimalik ka pärast lepingu lõppu.

Kontrollnimekiri demoks

Võta see tabel demole kaasa ja täida iga pakkuja kohta.

Viis levinud viga

• Otsus tehakse demo ilu järgi. Demo näitab parimat stsenaariumi, mitte sinu erandeid.
• Palgaeksporti ei proovita. Probleem tuleb välja esimesel palgapäeval.
• Võrreldakse ainult hinda töötaja kohta ning püsitasu, moodulid ja seadmed jäävad arvestamata.
• Valib juht üksi. Palgaarvestaja ja vahetuse vanem teavad kõige paremini, kus praegu aeg kaob.
• Proovitakse näidisandmetega. Päris pilt tekib alles oma töötajate ja oma reeglitega.

Kuidas proovida ilma riskita

1. Vali kaks või kolm pakkujat, kes vastavad sinu neljale nõudele.
2. Proovi ühe osakonna või vahetusega kaks nädalat.
3. Tee üks päris palgaeksport ja lase palgaarvestajal see üle vaadata.
4. Küsi töötajatelt, kas tööle märkimine oli lihtne.
5. Alles siis otsusta ja lepi kokku, kes andmed üle toob.

Kui tahad enne teada, kus sinu praegune arvestus kõige rohkem aega võtab, tee tasuta tööaja audit.

Kui palju tööajaarvestuse tarkvara maksab

Avalike hinnakirjade järgi maksis tööajaarvestuse tarkvara Eestis 2026. aasta novembris enamasti 2 kuni 9 eurot töötaja kohta kuus. Osal pakkujatel lisandub püsitasu või moodulite kuutasu, mõni müüb kindla hinnaga pakette ja mitu pakkujat hinda kodulehel ei avalda. Terminali rent jääb enamasti 35 ja 60 euro vahele kuus.

hours24 on kuni 5 töötajale tasuta. Edasi maksab Standard pakett 3 eurot ja Pro pakett 5 eurot töötaja kohta kuus, vähemalt 29 ja 59 eurot kuus. Pakkujate kaupa leiad hinnad ja võimalused võrdluslehtedelt.

Kuidas hours24 nendele küsimustele vastab

• Tööle märkimine: telefonirakendus, QR-kiosk, terminal, SmartTracki kiip ja läbipääsusüsteemi ukselogi. Viise saab kasutada korraga.
• Palgaprogrammid: tunnid ja puudumised liiguvad programmidesse Merit Palk, SmartAccounts, Directo, Taavi Palk ja Payroll24.
• Tööaeg: vahetused, pausid, ümardamine, ületunnid ja lisatasud.
• Hind: avalik hinnakiri, kuni 5 töötajat tasuta ja kõigi moodulitega.
• Lisavõimalused: graafikud, puhkused, e-allkirjaga lepingud, dokumendid ja vestlus samas keskkonnas.
• Üleminek: toome sinu andmed üle meie, nii palju kui senine tarkvara eksporti võimaldab.
• Andmed: Euroopa Liidus.

Kõige kiiremini saad vastused demol, kus käime need kaheksa küsimust läbi sinu ettevõtte näitel.

Korduma kippuvad küsimused

Kas väikesele ettevõttele on tasuta lahendus?

Jah. Mõne töötajaga ettevõttes piisab alustuseks tabelist, näiteks tasuta tunnitabeli mallist. Kui tahad, et tunnid tekiksid ise, on hours24 kuni 5 töötajale tasuta ja kõigi moodulitega.

Millal on õige aeg tarkvara vahetada?

Siis, kui praegune lahendus võtab iga kuu rohkem aega, kui see säästab. Märgid leiad artiklist 5 märki, et on aeg personalitarkvara vahetada.

Kas tarkvara vahetades lähevad andmed kaotsi?

Ei pea minema. Küsi vanalt pakkujalt eksporti ja uuelt, mida ta üle toob. Tavaliselt saab üle tuua töötajad, puhkusejäägid ja varasemad tunnid, kui senine tarkvara eksporti võimaldab.

Kas Excel on tööajaarvestuseks piisav?

Väikeses ja lihtsa tööajaga ettevõttes küll. Vahetuste, öötöö ja summeeritud tööaja korral läheb tabeli haldamine kiiresti töömahukaks ja vead jõuavad palka. Pikemalt: „Tasuta” Exceli graafikute peidetud kulu.