Miten valita työajanseurantaohjelmisto: 8 kysymystä ennen päätöstä

Työajanseurantaohjelmistoa vaihdetaan harvoin. Kun valinta on tehty, yritys elää sen kanssa vuosia: työntekijät opettelevat ohjelmiston, palkanlaskenta tottuu siirtoon ja leimauspäätteet ovat seinällä. Siksi ennen päätöstä kannattaa tehdä muutakin kuin katsoa yksi demo.

Tässä oppaassa on kahdeksan kysymystä, joilla toimittajia voi vertailla, tarkistuslista demoon ja viisi virhettä, jotka valinnassa toistuvat useimmin. Jos haluat ensin tietää, mitä laki työaikakirjanpidolta vaatii, lue työaikakirjanpidon opas.

Ennen toimittajien vertailua: kirjaa muistiin, mitä oikeasti tarvitset

Vertailu helpottuu, kun vastaat ensin neljään kysymykseen omasta yrityksestäsi.

• Missä työ tehdään: tuotannossa ja varastossa, työmailla, myymälässä vai toimistossa? Siitä riippuu, miten työntekijät leimaavat.
• Millainen työaikamuoto on käytössä: säännöllinen päivätyö, liukuva työaika, vuorotyö vai jaksotyö?
• Mitä palkkaohjelmaa käytät? Tuntien pitää siirtyä sinne ilman manuaalista näppäilyä.
• Kuka tarkistaa ja hyväksyy tunnit: lähiesihenkilö, henkilöstöpäällikkö vai palkanlaskija?

Nämä neljä vastausta ovat vaatimuksesi. Kaikki muu on plussaa.

8 kysymystä valinnan tueksi

1. Miten työntekijä leimaa itsensä töihin?

Tämä on tärkein kysymys, koska tiedot syntyvät juuri leimauksessa. Työmaalla toimii puhelin, tuotannossa ja varastossa leimauspääte tai kioski, koska kaikilla ei ole puhelinta käden ulottuvilla. Jos leimaus unohtuu usein, kannattaa harkita automaattisia tapoja: taskussa kulkevaa tunnistetta tai kulunvalvonnan ovitapahtumia.

Kysy, voiko eri leimaustapoja käyttää rinnakkain. Monessa yrityksessä on toimisto, varasto ja työmaita, eikä yksi tapa sovi kaikille.

2. Siirtyvätkö tunnit palkkaohjelmaasi?

Kerro toimittajalle, mitä palkkaohjelmaa käytät, ja kysy, tapahtuuko siirto suoraan vai tiedostona. Pyydä näyttämään oikea siirto, ei kalvoa. Tarkista, että ylityöt sekä ilta-, yö- ja sunnuntaityön tunnit siirtyvät omina riveinään, koska niistä maksetaan eri tavalla.

3. Taipuuko ohjelmisto teidän työaikoihinne?

Säännöllisestä päivätyöstä selviää jokainen ohjelmisto. Erot näkyvät vuoroissa, tauoissa, pyöristyksessä ja lisissä. Pyydä demossa määrittämään oma sääntösi, esimerkiksi 30 minuutin ruokatauko, joka vähennetään automaattisesti, tai iltalisä.

4. Mikä on lopullinen kuukausihinta?

Käyttäjäkohtainen hinta on vain osa kokonaisuutta. Selvitä ennen vertailua kaikki, mikä laskulle päätyy.

Laske 12 kuukauden kokonaiskustannus omalla henkilömäärälläsi. Silloin tarjoukset ovat vertailukelpoisia, vaikka hinnoittelu olisi rakennettu eri tavoin. hours24-palvelun hinnasto on julkinen, ja siinä näkyvät myös laitevuokrat.

5. Mitä muuta saat samasta järjestelmästä?

Työajanseuranta on harvoin ainoa tarve. Jos työvuorot ovat yhdessä taulukossa, lomat toisessa ja sopimukset kansiossa, samat tiedot syötetään moneen kertaan. Tarkista, kattaako sama ohjelmisto myös työvuorosuunnittelun, lomat, sopimukset ja asiakirjat. Älä silti maksa moduuleista, joita et käytä: kysy, mitä perushintaan sisältyy.

6. Ottavatko työntekijät sen käyttöön?

Paras ohjelmisto on se, jota ihmiset oikeasti käyttävät. Tarkista, onko työntekijöille mobiilisovellus, toimiiko se hänen kielellään ja näkeekö hän siitä omat tuntinsa, työvuoronsa ja lomasaldonsa. Anna ohjelmisto ennen päätöstä kokeiltavaksi työntekijälle, joka ei ole tottunut tietokoneen käyttäjä. Jos hän pärjää, muutkin pärjäävät.

7. Kuinka nopeasti se saadaan käyttöön ja kuka auttaa?

Kysy, kuka siirtää työntekijätiedot ja lomasaldot, kuka määrittää säännöt ja kauanko se kestää. Kysy myös, kuka vastaa, kun jokin ei toimi: ihminen, joka puhuu kieltäsi, vai tukipyyntöjärjestelmä. Hyvä merkki on omalta toimialaltasi löytyvä referenssiasiakas, jolle voit soittaa.

8. Missä tiedot ovat ja mitä tapahtuu, kun lähdet?

Työaikatiedot ovat henkilötietoja. Kysy, missä tietoja säilytetään ja saatko ne mukaasi, kun vaihdat palvelua. Jos harkitset sormenjälki- tai kasvojentunnistusta, selvitä tietosuojavaatimukset etukäteen: työnantaja saa käsitellä vain työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia henkilötietoja, eikä tästä voi poiketa työntekijän suostumuksella. Varmista myös, että työntekijällä on käytettävissään toinen leimaustapa. Työaikakirjanpito on säilytettävä vähintään työaikalain mukaisen kanneajan päättymiseen asti, joten viennin pitää onnistua myös sopimuksen päätyttyä.

Tarkistuslista demoon

Ota tämä taulukko mukaan demoon ja täytä se jokaisesta toimittajasta.

Viisi yleistä virhettä

• Päätös tehdään demon ulkonäön perusteella. Demo näyttää parhaan tapauksen, ei teidän poikkeuksianne.
• Palkka-aineiston siirtoa ei kokeilla. Ongelma paljastuu ensimmäisenä palkkapäivänä.
• Vertaillaan vain käyttäjähintaa, ja perusmaksu, moduulit ja laitteet jäävät laskematta.
• Esihenkilö valitsee yksin. Palkanlaskija ja vuoropäällikkö tietävät parhaiten, mihin aikaa nyt kuluu.
• Kokeillaan esimerkkidatalla. Oikea kuva syntyy vasta omilla työntekijöillä ja omilla säännöillä.

Näin kokeilet ilman riskiä

1. Valitse kaksi tai kolme toimittajaa, jotka täyttävät neljä vaatimustasi.
2. Kokeile ohjelmistoa kaksi viikkoa yhden osaston tai vuoron kanssa.
3. Tee yksi oikea siirto palkanlaskentaan ja anna palkanlaskijan tarkistaa se.
4. Kysy työntekijöiltä, oliko leimaaminen helppoa.
5. Päätä vasta sitten ja sovi, kuka siirtää tiedot.

Jos haluat ensin tietää, mihin nykyisessä työajanseurannassasi kuluu eniten aikaa, tee ilmainen työajan auditointi.

Paljonko työajanseurantaohjelmisto maksaa?

Julkisten hinnastojen mukaan työajanseurantaohjelmiston hinta oli Suomessa marraskuussa 2026 tyypillisesti 2 ja 8 euron välillä käyttäjää kohden kuukaudessa. Osa toimittajista lisää hintaan kiinteän kuukausimaksun, osa jakaa ominaisuudet erihintaisiin paketteihin, ja osa ei julkaise hintoja verkkosivuillaan.

hours24 on enintään 5 työntekijän tiimille ilmainen. Suuremmille tiimeille Standard-paketti maksaa 3 euroa ja Pro-paketti 5 euroa työntekijältä kuukaudessa, vähintään 29 ja 59 euroa kuukaudessa. Toimittajakohtaiset hinnat ja ominaisuudet löydät vertailusivuilta.

Miten hours24 vastaa näihin kysymyksiin

• Leimaustavat: iOS- ja Android-sovellus, QR-kioski, leimauspääte, SmartTrack-tunniste ja kulunvalvontajärjestelmän ovitapahtumat. Tapoja voi käyttää rinnakkain.
• Palkanlaskenta: tunnit ja poissaolot siirtyvät suoraan Netvisoriin. Muihin ohjelmiin tiedot saa Excel-vientinä tai rajapinnan kautta.
• Työaika: vuorot, tauot, pyöristys, ylityöt ja lisät.
• Hinta: julkinen hinnasto, enintään 5 työntekijää ilmaiseksi ja kaikki moduulit mukana.
• Muut toiminnot: työvuorot, lomat, sähköisesti allekirjoitettavat sopimukset, asiakirjat ja chat samassa palvelussa.
• Käyttöönotto: siirrämme tietosi puolestasi niin laajasti kuin nykyinen järjestelmäsi sallii.
• Tiedot: säilytetään Euroopan unionissa.

Asiakkaiden kokemuksia

• Suomen Talomestarit tallentaa mobiilileimauksen yhteydessä myös työn sijainnin, jolloin tuntilistat on helpompi käydä läpi asiakkaan kanssa.
• Ekovilla näkee reaaliajassa, kuka on paikalla ja onko yövuorosta selvitty.
• EcoUp pitää työtunnit, sopimukset ja henkilöstötiedot samassa järjestelmässä.

Nopeimmin saat vastaukset demossa, jossa käymme nämä kahdeksan kysymystä läpi oman yrityksesi tilanteen pohjalta.

Usein kysyttyä

Onko pienelle yritykselle ilmaista ratkaisua?

On. Muutaman työntekijän yrityksessä alkuun pääsee taulukolla, esimerkiksi ilmaisella tuntikorttipohjalla. Jos haluat, että tunnit kertyvät leimauksista, hours24 on enintään 5 työntekijälle ilmainen ja kaikki moduulit ovat mukana.

Milloin ohjelmisto kannattaa vaihtaa?

Silloin, kun nykyinen ratkaisu vie joka kuukausi enemmän aikaa kuin säästää. Merkit löydät artikkelista 5 merkkiä, että on aika vaihtaa työvoimaohjelmistoa.

Katoavatko tiedot, kun ohjelmisto vaihdetaan?

Niiden ei tarvitse kadota. Pyydä vanhalta toimittajalta tietojen vienti ja kysy uudelta, mitä se siirtää. Yleensä siirtyvät työntekijöiden tiedot, lomasaldot ja aiemmat tunnit, jos nykyinen ohjelmisto sallii viennin.

Riittääkö Excel työajanseurantaan?

Pienessä yrityksessä, jossa työaika on säännöllinen, riittää. Vuorotyössä, yötyössä ja jaksotyössä taulukon ylläpito käy nopeasti työlääksi ja virheet päätyvät palkkoihin. Lisää aiheesta: ”Ilmaisen” Excel-vuorosuunnittelun piilokustannus.

Lähde: Työaikalaki 872/2019, 32 § työaikakirjanpito ja 40 § kanneaika (Finlex)

Lähde: Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 759/2004, 3 § tarpeellisuusvaatimus (Finlex)