"Ilmaisen" Excel-vuorosuunnittelun piilokustannus

Excel on maailman suosituin vuorosuunnittelija. Se on myös kallein - kun kustannukset, jotka eivät näy laskussa, oikeasti lasketaan. Tässä on, mitä "ilmainen" maksaa käytännössä.

1. Esihenkilön aika: isoin rivi

30 hengen tiimin lista vie 60-90 minuuttia Excelissä - solujen raahaaminen, päällekkäisyyksien käsin tarkistus, lomakalenterin katsominen toisesta välilehdestä, työaikalain silmäily. Kokeneetkaan esihenkilöt eivät saa siistiä listaa ensi yrittämällä. Viikkokustannus: 1,5 h × 30 €/h × 52 = 2 340 €/v per esihenkilö.

2. Konfliktien selvittely, joita ei olisi pitänyt tapahtua

Excel ei tiedä, että Pekka pyysi perjantaita vapaaksi. Pekka tulee, huomaa olevansa listalla, valittaa. Esihenkilö korjaa, lähettää uuden listan, viime viikon tulostettu kopio sanoo vieläkin vanhaa. Aikakustannus ~30 min/vko sekaannusta. 30 € × 52 = 1 560 €/v.

3. Compliance-auditointiriski

Kun työsuojelu pyytää kirjauksia, pystytkö tuottamaan vuosien vuorokirjaukset, tauot, ylityöt ja lepojaksot muutamassa työpäivässä? Excelillä: vain jos joku on uskollisesti arkistoinut. Ilman: sakko on isompi kuin SaaS-lasku.

4. Menetetty institutionaalinen tieto

Vuorolista elää sen esihenkilön päässä, joka tiedoston rakensi. Kun hän lähtee, kaavat rikkoutuvat, makrot lakkaavat toimimasta, uusi esihenkilö keksii uudelleen omalla tavallaan. Ohjelmisto pitää institutionaalisen tiedon yrityksellä.

5. Huonoa dataa palkanlaskentaan

Excelistä palkanlaskentaan -siirto on 0,5 %:n palkkavirhetason lähde. Kirjausvirheet, reunatapaukset, viime hetken muutokset, jotka eivät päässeet exporttiin. Jokainen virhe maksaa harmistuneen työntekijän + ajan korjata.

Rehellinen matematiikka

30 hengen tiimille 2 esihenkilöllä Excel-vuorosuunnittelu maksaa: 4 680 € esihenkilön aikaa + 3 120 € konfliktien kuormaa + 4 500 € arvioitua auditointiriskivakuutusta + 2 300 € palkkavirheitä = 14 600 €/v. SaaS-vuorosuunnittelu 4 €/käyttäjä = 1 440 €/v. "Ilmaisen" nettokustannus: 13 160 €/v.