Työaikakirjanpito - mitä laki vaatii työnantajalta

Työaikakirjanpito kuulostaa hallinnolliselta pikkuasialta, mutta se on yksi niistä työaikalain (872/2019) pykälistä, jotka jäävät 34 §:n poikkeusluettelon ulkopuolelle. Lain 33 §:n mukaan sopimus, jolla heikennetään työntekijän lain mukaisia etuja, on mitätön. Lain 34 §:n 1 momentissa on tyhjentävä luettelo niistä pykälistä, joista valtakunnallisella työehtosopimuksella saa poiketa. Luettelo ulottuu 4 §:stä 30 a §:ään, eikä 32 § sisälly siihen. Työaikakirjanpidosta ei siis voi sopia toisin työehtosopimuksella eikä paikallisella sopimuksella. Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä velvollisuus käytännössä tarkoittaa pk-yrityksen työnantajalle tai HR:lle.

Mitä laki vaatii

Työaikalain 32 § 1 momentti asettaa perusvelvoitteen: työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Kaksi asiaa kannattaa panna merkille heti. Kirjanpito on työntekijäkohtainen, eli tiimin tai työmaan yhteissummat eivät riitä. Ja se kattaa sekä tunnit että niistä maksetut korvaukset, eli pelkkä kellokortti ilman palkkatietoa ei täytä pykälää sellaisenaan.

Velvollisuus koskee kaikkea työtä, johon työaikalakia sovelletaan. Lain 2 §:n 1 momentin soveltamisalapoikkeus luetaan helposti väärin, sillä sen edellytykset ovat kumulatiiviset. Lakia ei sovelleta, 15 §:n 3 ja 4 momenttia lukuun ottamatta, työntekijään, jonka työaikaa ei ennalta määritellä eikä työajan käyttöä valvota ja joka siten voi itse päättää työajastaan, ja lisäksi työn on kuuluttava johonkin momentissa luetelluista ryhmistä, kuten yrityksen, yhteisön tai säätiön taikka sen itsenäisen osan johtamiseen tai siihen rinnastettavaan itsenäiseen tehtävään. Pelkkä johtava asema ei siis yksin riitä poikkeukseen, eikä pelkkä työajan valvomatta jättäminen riitä ilman luettelon mukaista tehtävää.

Lain 2 §:ää on muutettu lailla 308/2025, joka tuli voimaan 16.6.2025, mutta muutos kohdistui 3 momentin 3 kohtaan eli Rajavartiolaitoksen henkilöstöön ja luotsauslaissa (561/2023) tarkoitettuihin tehtäviin. Samalla lailla muutettiin 19 §:n hätätyösäännöstä. Edellä kuvattu 1 momentin soveltamisalapoikkeus on säilynyt ennallaan vuoden 2019 laista.

Mitä kirjanpitoon on merkittävä

Laki antaa työnantajalle kaksi vaihtoehtoista kirjaamistapaa. Ensimmäisessä merkitään säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset. Toisessa merkitään kaikki tehdyt työtunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä suoritetut korotusosat. Työnantaja valitsee tavan, mutta valinta on syytä tehdä tietoisesti - siihen palataan CCOO-ratkaisua käsittelevässä kohdassa.

Joustotyöaika (13 §) on kirjanpidon kannalta poikkeus. Siinä työntekijä toimittaa palkanmaksukausittain työnantajalle luettelon säännöllisenä työaikana tekemistään tunneista niin, että siitä ilmenevät viikoittainen työaika ja viikkolepo. Työnantaja on tällöin 1 momentista poiketen velvollinen kirjaamaan vain nämä työntekijän ilmoittamat tiedot. Jos taas käytössä on työaikapankki (14 §), kirjanpitoon tulee erikseen pankkiin säästetyt erät ja niiden pitäminen vapaana.

Työaikakirjanpidon rinnalla kulkevat 29 §:n työajan tasoittumissuunnitelma ja 30 §:n työvuoroluettelo. Työvuoroluettelo on laadittava jokaiselle työpaikalle, siitä on käytävä ilmi säännöllisen työajan alkaminen ja päättyminen sekä taukojen ajankohdat, ja se on saatettava kirjallisesti tiedoksi viimeistään viikkoa ennen jakson alkua.

Kuinka kauan kirjanpitoa on säilytettävä

Tässä on kohta, jossa moni etsii laista vuosilukua eikä löydä sitä. Lain sanamuoto on: työnantajan on säilytettävä työaikakirjanpito 40 ja 41 §:ssä säädetyn kanneajan päättymiseen asti. Säilytysaika määräytyy siis yksinomaan kanneajan kautta.

Kanneaika on 40 § 1 momentin mukaan kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana oikeus korvaukseen on syntynyt, kun työsuhde jatkuu. Työsuhteen päätyttyä kanne on pantava vireille kahden vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä. Työaikapankkiin talletetun vapaan ja säästövapaaseen yhdistetyn vapaa-ajan osalta aika on kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jona vapaa olisi tullut antaa. Valtion virkamiehillä kanneaika määräytyy 41 §:n kautta. Käytännön nyrkkisääntö on siis vähintään kaksi vuotta kalenterivuoden päättymisestä.

Työvuoroluettelot on 30 §:n mukaan säilytettävä vähintään 40 §:n kanneajan päättymiseen asti, elleivät tiedot käy ilmi työaikakirjanpidosta. Moottoriajoneuvon kuljettajien 31 §:n ajopäiväkirjoilla on oma, lyhyempi säilytysaika: yksi vuosi.

Yksi asia kannattaa pitää seurannassa. Työ- ja elinkeinoministeriö asetti vuonna 2025 työryhmän valmistelemaan työaikaliitännäisten saatavien kanneaikasääntelyn muuttamista (hanketunnus TEM004:00/2025). Työryhmän toimikausi oli alun perin 1.4.2025-30.11.2025, ja sitä on jatkettu. Työryhmän mietinnön oli määrä edetä lausuntokierrokselle, ja hankeikkunan tietojen mukaan asiaa koskevan hallituksen esityksen antaminen on siirtynyt syysistuntokaudelle 2026. Emme ole varmistaneet, että lausuntokierros olisi jo toteutunut, joten valmistelun vaihe kannattaa tarkistaa hankeikkunasta. Koska säilytysaika on suoraan sidottu kanneaikaan, muutos siirtyisi säilytysvelvollisuuden pituuteen automaattisesti. Uudistus ei ole vielä voimassa, mutta se kannattaa tarkistaa ennen kuin arkistointikäytäntöä lyödään lukkoon vuosiksi.

Kuka saa nähdä työaikakirjanpidon

Lain 32 § 4 momentti erottelee kolme tahoa, ja erot ovat merkityksellisiä.

• Työntekijällä on pyynnöstään oikeus saada kirjallinen selvitys työvuoroluetteloiden ja työaikakirjanpidon HÄNTÄ KOSKEVISTA merkinnöistä. Työntekijä ei siis saa koko kirjanpitoa, vain omat tietonsa.
• Työsuojeluviranomaiselle on pyydettäessä toimitettava jäljennös työaikakirjanpidosta sekä 11, 13 ja 36 §:n nojalla tehdyistä sopimuksista, 29 §:n tasoittumissuunnitelmasta ja 30 §:n työvuoroluettelosta.
• Työntekijää edustavalle luottamusmiehelle, luottamusvaltuutetulle tai muulle edustajalle on toimitettava sama jäljennös samoin edellytyksin.

Lisäksi 43 § edellyttää, että työaikalaki, sen nojalla tehdyt sopimukset, tasoittumissuunnitelma ja työvuoroluettelo pidetään työntekijöiden saatavilla työpaikalla.

Mitä laiminlyönnistä seuraa

Työaikalain 44 §:n työaikarikkomus koskee 18 §:n enimmäistyöaikaa, 19 §:n hätätyötä, 25-27 §:n vähimmäislepoaikoja ja 30 §:n työvuoroluettelon laatimisvelvollisuutta. Rangaistus on sakko. Huomionarvoista on, että 32 §:n työaikakirjanpito ei ole tässä tunnusmerkistössä.

Se ei tarkoita, että kirjanpidon laiminlyönti olisi seuraamukseton - päinvastoin. Työaikalain 45 §:n 1 momentin mukaan rangaistus 32 §:n 1 ja 2 momentissa tarkoitettua työaikakirjanpitoa koskevasta laiminlyönnistä tai väärinkäytöksestä sekä sellaisesta työaikarikkomuksesta, joka on tehty työsuojeluviranomaiselta saadusta kehotuksesta, määräyksestä tai kiellosta huolimatta, säädetään rikoslain 47 luvun 2 §:ssä. Saman pykälän 2 momentti koskee eri asiaa eli ajo- ja lepoaika-asetuksen rikkomista. Rikoslain 47 luvun 2 §:n mukaan työnantaja tai tämän edustaja, joka tahallaan tai törkeästä huolimattomuudesta työntekijän vahingoksi laiminlyö työaikakirjanpidon, pitää sitä väärin, muuttaa, kätkee tai hävittää sen taikka tekee sen mahdottomaksi lukea, on tuomittava työaikasuojelurikoksesta. Rangaistusasteikko on sakko tai vankeutta enintään kuusi kuukautta. Vastuun kohdentumisesta työnantajan ja tämän edustajien kesken säädetään rikoslain 47 luvun 7 §:ssä.

Tarkastuksessa: kehotus, ei toimintaohje

Työaikalain noudattamista valvoo 47 §:n mukaan työsuojeluviranomainen. Tässä on tuore käytännön muutos: aluehallintovirastojen työsuojelun vastuualueet lakkautettiin, ja 1.1.2026 alkaen toimivaltaisena valtakunnallisena työsuojeluviranomaisena toimii Lupa- ja valvontaviraston työsuojeluosasto. Jos yrityksen ohjeissa lukee edelleen AVI, tieto on vanhentunut.

Työsuojeluviranomaisen valvontaohjeen mukaan työaikakirjanpitoasiassa annetaan kehotus, joka on velvoittavampi kuin toimintaohje. Kirjanpito on saatettava kuntoon heti ilman erillistä määräaikaa, ja tarkastaja pyytää jäljennöksen työaikakirjanpidosta määräajassa todentaakseen kehotuksen noudattamisen. Jos kehotusta ei noudateta, tarkastaja siirtää asian työsuojeluviranomaisen käsiteltäväksi. Viranomainen voi antaa velvoittavan päätöksen, jonka tehosteeksi asetetaan uhkasakko, ja asia voi lisäksi edetä rikoslain 47 luvun 2 §:n nojalla esitutkintailmoituksena poliisille. Valvontaohjeen lähtökohta on, että työnantajalle annetaan yleensä ensin toimintaohjeella tai kehotuksella mahdollisuus korjata laiminlyöntinsä ennen kuin poliisille ilmoittamista harkitaan.

Miksi luotettava mittausjärjestelmä on käytännössä välttämätön

Työaikadirektiivi 2003/88/EY asettaa vähimmäisvaatimukset: keskimäärin enintään 48 tunnin viikkotyöaika enintään neljän kuukauden viitejaksolla, 11 tunnin vuorokausilepo ja viikkolepo. Unionin tuomioistuimen suuren jaoston tuomio 14.5.2019 asiassa C-55/18 (CCOO vastaan Deutsche Bank SAE) velvoittaa jäsenvaltiot vaatimaan työnantajia ottamaan käyttöön objektiivisen, luotettavan ja saatavilla olevan järjestelmän, jolla mitataan kunkin työntekijän päivittäinen työaika. Tuomiossa todettiin nimenomaisesti, ettei pelkkien ylityötuntien kirjaaminen riitä, koska se ei anna työntekijälle tehokasta keinoa varmistaa enimmäistyöajan ja vähimmäislepoaikojen noudattamista.

Suomen 32 § on lähtökohtaisesti tämän mukainen, koska se velvoittaa kirjaamaan tehdyt työtunnit työntekijöittäin eikä pelkkiä ylityötunteja, ja 4 momentti takaa tietojen saatavuuden. Käytännön päätelmä kirjaamistavan valinnasta on silti selvä: ensimmäinen vaihtoehto on riskialtis, jos siitä ei tosiasiassa käy ilmi päivittäinen työaika. Direktiivinmukaisin toteutus on kirjata kaikki tehdyt työtunnit päivätasolla alkamis- ja päättymisaikoineen. Tämä on oma tulkintamme säädöstekstistä ja tuomiosta, ei viranomaisen kannanotto - Suomessa ei ole tehty CCOO-ratkaisun johdosta lainmuutosta.

Miten tämä hoidetaan käytännössä

1. Päätä ja dokumentoi, kumpaa 32 §:n kirjaamistapaa yritys käyttää. Käytännössä kaikkien tehtyjen tuntien kirjaaminen päivätasolla on turvallisempi valinta.
2. Varmista, että kirjaus on työntekijäkohtainen ja että tunnit ja niistä maksetut korvaukset ovat yhdistettävissä toisiinsa.
3. Erottele yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä maksetut korotusosat omiksi tiedoikseen, ei palkkarivin sisään piilotettuina.
4. Rakenna joustotyöajalle ja työaikapankille omat kirjausreitit: joustotyössä työntekijän palkanmaksukausittainen ilmoitus, pankissa säästetyt ja pidetyt erät.
5. Sido säilytys kanneaikaan: vähintään kaksi vuotta kalenterivuoden päättymisestä, ja työsuhteen päätyttyä kaksi vuotta päättymisestä. Älä poista tietoja automaattisesti tätä aiemmin.
6. Varmista, että työntekijä saa pyynnöstä kirjallisen selvityksen omista merkinnöistään ja että koko kirjanpidosta saa tulostettua jäljennöksen valvojalle nopeasti.
7. Käy nämä läpi kerran vuodessa. Lakiin tuli muutoksia 1.1.2025 (944/2024), 16.6.2025 (308/2025) ja 1.1.2026 (739/2025), vaikka 32 § onkin pysynyt asiasisällöltään ennallaan vuodesta 2020.

Käytännössä nämä vaatimukset on helpointa täyttää järjestelmällä, joka tallentaa tuntien alkamis- ja päättymisajat sellaisenaan, erottelee yli-, hätä- ja sunnuntaityön omiksi riveikseen ja säilyttää tiedot muokkaushistorioineen. hours24 on rakennettu tätä varten: työntekijäkohtainen kirjaus, työaikapankin ja joustotyöajan erityiskirjaukset, työvuoroluettelot sekä jäljennöksen tulostus työsuojelutarkastusta varten. Lain vaatimukset ratkaisee kuitenkin lopulta kirjausten sisältö, ei työkalu - kannattaa siis verrata omaa nykyistä kirjanpitoa yllä olevaan taulukkoon riippumatta siitä, millä järjestelmällä se pidetään.

Source: Työaikalaki 872/2019 (ajantasainen), Finlex

Source: Rikoslaki 39/1889, 47 luku (työrikokset), Finlex

Source: Työsuojeluviranomaisen valvontaohje: työsuhdeasiat

Source: Työsuojeluviranomaisen toiminta siirtyi Lupa- ja valvontavirastoon 1.1.2026

Source: Työaikaliitännäisten saatavien kanneaikaa valmisteleva työryhmä (TEM004:00/2025), hankeikkuna

Source: EUT C-55/18 (CCOO v. Deutsche Bank SAE), tuomio 14.5.2019, EUR-Lex