EcoUp Oyj: kaikki työtunnit, sopimukset ja henkilöstötiedot samassa näkymässä
Suomalainen selluvillaeristeen valmistaja ja asentaja EcoUp ei käytä Hoursia pelkkään tuntien seurantaan. Sopimukset, työntekijätiedot ja raportit ovat samassa järjestelmässä, ja palkanlaskija tarkistaa sen sijaan, että syöttäisi.
- hours24-tiimi
EcoUp on suomalainen ekologisen selluvillaeristeen valmistaja ja asentaja. Toiminta jakautuu tehdastuotantoon, asennusryhmiin ja hallintoon, ja jokainen osa tuottaa omat tietonsa: tunnit, sopimukset, työntekijöiden henkilötiedot, huoltotiedot, lisäsopimukset ja lomat. Jokainen tieto eli omassa paikassaan ja omassa muodossaan.
Yksi apuväline tarkoittaa käytännössä vähintään kolmea eri asiaa
EcoUpille työajanseuranta ei ollut erillinen tehtävä. Se oli osa isompaa kuvaa: kuinka paljon kukin teki töitä, millä sopimuksella, minkä tuntipalkan mukaan ja missä projekteissa. Jokainen solu, jonka kopioit järjestelmästä toiseen, on paikka jossa luku katoaa tai muuttuu.
Tyypillinen tilanne näyttää tältä: palkanlaskija avaa tunnit taulukossa, tarkistaa sopimuksesta sovitun korvauksen, vertaa palkkataulukkoon ja syöttää luvun. Joka kuukausi, jokaiselta työntekijältä, jokaisesta palkkalajista. Kokemusperäisenä arviona kymmenen työntekijää tarkoittaa noin 30 minuuttia tarkistusta ja syöttöä. Luku on suuruusluokka-arvio eikä mitattu tulos, mutta suunta on selvä: viisikymmentä työntekijää tarkoittaa useita tunteja.
Ero ei ole vain minuuteissa. Käsin syötetty luku ei kanna mukanaan tietoa siitä, mistä se tuli. Jos työntekijä kysyy puolen vuoden päästä, miksi maaliskuun palkka oli sen suuruinen, jäljitysketju on taulukossa katkennut. Järjestelmässä se on tallella.
Jokainen tiedonsiirto järjestelmästä toiseen on paikka, jossa syntyy näppäilyvirhe. Mitä useampi järjestelmä, sitä useampi tällainen paikka. Yksi alusta tarkoittaa, että kaikki tiedot elävät samassa todellisuudessa, ja palkanlaskija tarkistaa sen sijaan, että syöttäisi.
Yhden kirjautumisen takana kaikki tiedot
Hoursissa tunnit, sopimukset, työntekijätiedot ja paljon muuta ovat samassa järjestelmässä. EcoUp saa tarvitsemansa tiedon yhdestä paikasta: voi tarkistaa kenen sopimus päättyy milläkin kuukaudella, katsoa mihin projektiin kului eniten tunteja ja viedä tunnit palkanlaskentaan ilman että lukuja kopioidaan käsin järjestelmästä toiseen.
Lisäksi tulee arjen pieni kitka. Kun joku kysyy, onko Jannen sopimuksessa ylityörajoitus, ei tarvitse kaivaa tiedostoja: sopimus ja tuntinäkymä ovat saman kirjautumisen takana. Kun joku kysyy, montako tuntia asennukseen kului viime neljänneksellä, raportti on klikkauksen päässä.
Työaikakirjanpito ei ole vapaaehtoinen
Suomessa työnantajan on kirjattava tehdyt työtunnit ja niistä suoritetut korvaukset työntekijäkohtaisesti. Kirjanpito on säilytettävä työaikalain mukaisen kanneajan päättymiseen asti, ja työntekijällä on pyynnöstä oikeus saada kirjallinen selvitys häntä koskevista merkinnöistä. Työsuojeluviranomaiselle ja työntekijöiden edustajalle työaikakirjanpito on pyydettäessä toimitettava, ei vain näytettävä.
Tällä on käytännön seuraus. Jos tunnit ovat yhdessä järjestelmässä ja sopimukset toisessa, selvitys pitää koota jälkikäteen käsin, yleensä silloin kun siihen on vähiten aikaa. Kun tunnit, sopimus ja korvaus ovat samassa näkymässä, selvitys syntyy järjestelmästä sellaisenaan.
Sama koskee työehtosopimuksen lisiä. Ilta-, yö-, viikonloppu- ja ylityölisät lasketaan samoista tunneista, joista palkkavienti muodostuu. Jos tunnit ja sopimusehdot asuvat eri paikoissa, lisien tarkistus on joka kuukausi käsityötä.
Jos asennustyötä tehdään yhteisellä rakennustyömaalla, päälle tulevat vielä omat velvoitteensa. Työturvallisuuslain 52 a §:n mukaan työmaalla liikkuvalla on oltava näkyvillä kuvallinen henkilötunniste, jossa on veronumero, ja 52 b §:n mukaan päätoteuttajan on pidettävä luetteloa yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä. Veronumeroa koskeva laki uudistui: vanha laki 1231/2011 on kumottu ja voimassa on laki 473/2021, joka tuli voimaan 1.7.2022. Nämä ovat eri velvoitteita kuin työaikakirjanpito, mutta ne nojaavat samaan henkilöstörekisteriin, joka kannattaa pitää yhdessä paikassa.
Mitä hyvä apuväline oikeasti tarkoittaa
Hyvä apuväline on ohjelmisto, jota käynnistäessä ei tarvitse ensin miettiä, miten sen saa toimimaan. EcoUpille Hours tarkoittaa sitä, että päivittäinen henkilöstötyö etenee ilman että järjestelmä on esteenä. Jokainen kysymys, joka työn aikana nousee, löytää vastauksen saman järjestelmän sisältä.
Hoursin työajanseurantaohjelmisto on erinomainen apuväline päivittäisessä työssä. Ohjelma antaa erittäin hyvän yleiskuvan työtunneista, työntekijöiden sopimuksista ja monesta muusta.
Mitä tästä tarinasta kannattaa ottaa
Henkilöstötyötä ei voi pilkkoa osiin. Tunnit riippuvat sopimuksesta, sopimus riippuu työntekijästä ja palkanlaskenta riippuu kaikista kolmesta. Mitä useampi järjestelmä, sitä useampi liitoskohta jossa jokin voi mennä rikki. Yksi alusta ei ole modernia modernin vuoksi, vaan virheiden välttämistä.
Tuotantoyrityksessä, jossa on useita osastoja ja erilaisia sopimustyyppejä, hyvän järjestelmän arvo mitataan vuodessa: kuinka monta tuntia se antaa palkanlaskijalle takaisin, kuinka monta virhettä se estää ja kuinka kauan yhden kysymyksen vastauksen löytäminen kestää.
Source: Työaikalaki 872/2019, 32 § (työaikakirjanpito ja sen toimittaminen), Finlex
Source: Laki veronumerosta ja veronumerorekisteristä 473/2021, Finlex
Haluatko nähdä, mitä AI-avustaja tekisi sinun tiimillesi?
Lue lisää: Työajanseuranta