Tietosuojaseloste

Tämä asiakirja on käännös vironkielisestä alkuperäisestä versiosta. Jos suomenkielisen käännöksen ja vironkielisen alkuperäisen version välillä on ristiriita, sovelletaan vironkielistä alkuperäistä versiota.

hours24 on työvoimanhallinnan ohjelmisto (jäljempänä Palvelu), jonka omistaa ja jota ylläpitää Hours OÜ, rekisterikoodi 16434060, osoite Nikolai 10, 80011 Pärnu, Viro (jäljempänä hours24 tai me). Palvelua käytetään verkkosivuston hours24.com ja mobiilisovellusten (iOS ja Android) kautta. Tietosuojaa koskevat kysymykset: info@hours.ee.

Tärkein tiivistettynä

Meillä on kaksi eri roolia, ja tämä seloste erottaa ne selvästi:

• Kun vierailet verkkosivustollamme, täytät yhteydenottolomakkeen, tilaat uutiskirjeen tai olet asiakkaamme yhteyshenkilö, olemme tietojesi REKISTERINPITÄJÄ - tämän selosteen pääosa koskee näitä tietoja.
• Kun työnantajasi käyttää hours24-palvelua ja tallentaa sinne tietojasi työntekijänä (työaika, lomat, palkkatiedot ym.), tietojesi rekisterinpitäjä on TYÖNANTAJASI. Me olemme henkilötietojen käsittelijä, joka käsittelee näitä tietoja ainoastaan työnantajan ohjeiden mukaisesti. Kysy omia tietojasi koskevissa asioissa ensin työnantajaltasi.

1. Milloin olemme rekisterinpitäjä

Hours OÜ on henkilötietojen rekisterinpitäjä (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n 4 artiklan 7 kohta) seuraavien tietojen osalta:

• verkkosivuston lomakkeiden tiedot: demon varaaminen, hintatiedustelu, ilmaisten työkalujen materiaalien tilaaminen, webinaareihin ja tapahtumiin ilmoittautuminen, uutiskirjeen tilaaminen (nimi, sähköposti, puhelin, yritys, työntekijöiden määrä, viestin sisältö);
• asiakastilin hallintatiedot: Asiakkaan yhteyshenkilöiden nimi, sähköposti, puhelin, rooli, kirjautumistiedot;
• laskutustiedot: laskut, maksutiedot, sopimukseen liittyvä viestintä;
• meidän ja sinun välinen kirjeenvaihto (sähköposti, tukipyynnöt);
• verkkosivuston tekniset tiedot: IP-osoite, laite- ja selaintiedot, evästeet (analytiikka- ja markkinointievästeet vain suostumuksellasi - ks. Evästekäytäntö).

Yhteyshenkilön tietoja voimme saada myös Asiakkaalta itseltään (esim. kun ylläpitäjä lisää kollegan yhteyshenkilöksi tai laskun vastaanottajaksi). Tällöin tietojen lähde on Asiakas, ja viittaamme tähän selosteeseen ensimmäisenä kohtuullisena ajankohtana (esim. ensimmäisessä sähköpostissa).

2. Milloin olemme henkilötietojen käsittelijä

Kun Asiakas (työnantaja) käyttää Palvelua, säilytämme ja käsittelemme sen ohjeiden mukaisesti sen työntekijöiden tietoja (GDPR:n 28 artikla). Tällaisiin tietoihin voi kuulua:

• työntekijän nimi, yhteystiedot, työntekijänumero, tehtävänimike, yksikkö;
• työaikatiedot: kirjaukset, tauot, vuorot, työvuorolistat, ylityöt;
• poissaolot ja niiden tyypit (mukaan lukien tieto sairastumiseen liittyvästä poissaolosta), lomasaldot;
• palkkaukseen liittyvät tiedot (tuntipalkat, lisät, bonukset), sopimustiedot ja asiakirjat;
• laitteista saatavat läsnäolotiedot: päätelaitteiden tunnistustapahtumat, QR-kirjaukset, Bluetooth-majakoiden läsnäolotapahtumat, kulunvalvontajärjestelmien ovitapahtumat sekä Asiakkaan aktivoimista ajoneuvokalustointegraatioista saatavat ajoneuvojen sijaintitiedot;
• mobiilisovelluksen sijaintitiedot (vain jos työntekijä on itse ottanut käyttöön geoaitaukseen perustuvan automaation - ks. kohta 6);
• työympäristön sisältö: keskusteluviestit, tiedotteet, kyselyjen vastaukset, ladatut tiedostot.

Näiden tietojen keräämisen tarkoitukset ja oikeusperusteen määrittää Asiakas rekisterinpitäjänä. Henkilöstömme pääsee Asiakkaan ympäristön sisältöön ainoastaan palvelun tuottamiseksi, Asiakkaan pyytämän tuen antamiseksi tai lainsäädäntöön perustuvasta syystä; tällainen pääsy kirjataan lokiin. Emme käytä Asiakkaan työntekijöiden tietoja omiin tarkoituksiimme. Henkilötietojen käsittelyn tarkemmat ehdot (mukaan lukien alikäsittelijöitä koskevat menettelyt ja tietojen poistaminen sopimuksen päättyessä) on määritelty Käyttöehtojen tietojenkäsittelyä koskevassa luvussa, joka toimii tietojenkäsittelysopimuksena (DPA).

3. Käyttötarkoitukset, oikeusperusteet ja säilytysajat

Rekisterinpitäjänä käsittelemme tietoja seuraavasti:

Kun käsittelemme tietoja oikeutetun edun perusteella, olemme punninneet, etteivät oikeutesi ja vapautesi syrjäytä etuamme (palvelun turvallinen ja toimiva tuottaminen sekä oikeuksien suojaaminen). Sinulla on oikeus vastustaa tällaista käsittelyä milloin tahansa (ks. kohta 10).

Lomakkeiden tietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta ilman yhteystietoja emme voi vastata tiedusteluun. Asiakastilin tietojen antaminen on Palvelusopimuksen tekemisen ja täytäntöönpanon edellytys - ilman niitä emme voi tuottaa Palvelua.

4. Evästeet, analytiikka ja markkinointi

Verkkosivusto käyttää välttämättömiä evästeitä Palvelun toimintaa varten. Analytiikka- (Google Analytics) ja markkinointievästeitä (Meta Pixel) käytämme AINOASTAAN etukäteen antamallasi suostumuksella, jota voit muuttaa tai jonka voit peruuttaa milloin tahansa. Tarkka luettelo, voimassaoloajat ja suostumuksen hallinta on kuvattu Evästekäytännössä.

5. Vastaanottajat ja alikäsittelijät

Emme koskaan myy henkilötietoja. Käytämme palvelun tuottamiseen huolellisesti valittuja palveluntarjoajia (alihankkijoina toimivia alikäsittelijöitä) seuraavissa luokissa:

• pilvi-infrastruktuuri ja tietojen säilytys (datakeskukset Euroopan unionissa);
• sähköpostien lähetyspalvelu (tapahtuma- ja ilmoitusviestit);
• AI-toimintojen palveluntarjoaja (vain AI-moduulia käytettäessä, tietojenkäsittelysopimuksen perusteella; syötteitä ei käytetä AI-mallien kouluttamiseen);
• analytiikka- ja markkinointipalvelut (vain suostumuksella, ks. Evästekäytäntö);
• demon varaamisen kalenteripalvelu (jos varaat ajan kalenterista).

Kaikkien alikäsittelijöiden kanssa on tehty GDPR:n 28 artiklan mukaiset sopimukset. Ajantasaisen alikäsittelijäluettelon saat pyytämällä osoitteesta info@hours.ee. Ilmoitamme Asiakkaille etukäteen alikäsittelijöiden suunnitellusta lisäämisestä tai vaihtamisesta (ks. Käyttöehtojen tietojenkäsittelyä koskeva luku). Lisäksi voimme luovuttaa tietoja, jos laki tai toimivaltainen viranomainen sitä edellyttää, sekä yrityksen sulautumisen tai yrityskaupan yhteydessä oikeudenseuraajalle, jolla on velvollisuus noudattaa tätä selostetta.

Jos Asiakas ottaa käyttöön integraation (esim. palkka- tai kirjanpito-ohjelmisto, sähköisen allekirjoituksen palvelu, kulunvalvontajärjestelmä), tiedot siirretään Asiakkaan valitsemaan palveluun Asiakkaan ohjeiden mukaisesti. Tällaisten palvelujen tietojenkäsittelystä vastaa kyseinen palveluntarjoaja ja/tai Asiakas.

6. Mobiilisovelluksen sijaintitiedot

hours24-mobiilisovellus voi kerätä ja käsitellä laitteen sijaintitietoja - sekä likimääräistä että tarkkaa sijaintia (GPS) - myös taustalla eli silloinkin, kun sovellus ei ole avoinna eikä näytöllä.

Sijaintitietoja käytetään ainoastaan käyttäjän itse valitseman automaattisen työajanseurannan tarjoamiseen: sovellus voi automaattisesti aloittaa tai lopettaa käyttäjän oman työajan mittauksen, kun käyttäjä saapuu hänelle määritetylle työalueelle tai poistuu sieltä (geoaitaus). Sijaintia käsitellään ainoastaan käyttäjän oman työajan kirjaamiseksi; sovellus ei näytä muiden henkilöiden sijaintia eikä seuraa käyttäjää reaaliajassa.

Toiminto on oletuksena pois päältä ja täysin vapaaehtoinen. Sijaintiin perustuva automaatio toimii vain, jos käyttäjä ottaa sen itse käyttöön sovelluksessa ja antaa laitetason sijaintiluvan (mukaan lukien luvan käyttöön taustalla). Käyttäjä voi poistaa toiminnon ja sijaintiluvan käytöstä milloin tahansa sovelluksen tai laitteen asetuksista.

Emme myy sijaintitietoja emmekä luovuta niitä kolmansille osapuolille mainontaa tai muuta työajanseurantaan liittymätöntä tarkoitusta varten. Sovellus voi pyytää myös kameran käyttölupaa (esim. omaisuuserien QR-koodien skannaamiseen tai profiilikuvan ottamiseen) ja push-ilmoitusten lupaa - molemmat ovat valinnaisia ja hallittavissa laitteen asetuksista.

7. Biometrinen tunnistus päätelaitteissa

Palveluun voidaan liittää päätelaitteita, jotka tunnistavat työntekijän sormenjäljen, kasvojen tai kämmenen perusteella. Tunnistamiseen käytetään matemaattista mallia, ei kuvaa - malli ei ole valokuva, eikä sen avulla voida tavanomaisessa käytössä palauttaa alkuperäistä sormenjälkeä tai kasvoja. Tällainen malli on kuitenkin GDPR:n 9 artiklassa tarkoitettuihin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvaa (biometristä) tietoa, jonka käsittelyyn sovelletaan tiukempia vaatimuksia.

Biometrisen tunnistuksen käyttöönotosta päättää Asiakas (työnantaja) rekisterinpitäjänä. Asiakkaan velvollisuus on varmistaa käsittelyn oikeusperuste - Viron käytännössä työntekijän nimenomainen etukäteen annettu suostumus -, tarjota vastaava vaihtoehtoinen kirjaustapa (esim. RFID-tunniste, QR-koodi tai PIN-koodi) niille, jotka eivät anna suostumusta, sekä poistaa malli, kun suostumus peruutetaan. Palveluun välittyy päätelaitteista tunnistustapahtumia (aika, henkilö, laite), joita käsittelemme Asiakkaan ohjeiden mukaisesti työajan kirjaamista varten.

8. AI-toiminnot ja automatisoidut päätökset

Palvelun valinnaiset AI-toiminnot (esim. AI-avustaja, työvuorolistan laatimisen apu) voivat Asiakkaan pyynnöstä käsitellä Asiakkaan ympäristön tietoja vastausten ja ehdotusten laatimiseksi. AI-toimintojen tarjoamiseen voimme käyttää kolmannen osapuolen AI-palveluntarjoajaa, jonka kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimus; syötteitä ja tuotoksia ei käytetä AI-mallien kouluttamiseen.

Emme tee henkilötietojen perusteella automatisoituja päätöksiä, joilla olisi GDPR:n 22 artiklassa tarkoitettuja oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. AI-toimintojen tuotokset ovat avustavia ehdotuksia, joista päättää aina ihminen.

9. Tietojen sijainti, siirrot ja tietoturva

Palvelun tietoja säilytetään Euroopan unionissa sijaitsevissa datakeskuksissa (Frankfurt, Saksa). Jos yksittäiset palveluntarjoajat (esim. AI-toimintojen palveluntarjoaja tai suostumuksellasi käytettävät analytiikka- ja markkinointipalvelut) käsittelevät tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, varmistamme siirron lainmukaisuuden joko Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen (mukaan lukien EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys, DPF) tai vakiosopimuslausekkeiden (SCC) perusteella. Saat kopion suojatoimista kirjoittamalla osoitteeseen info@hours.ee.

Käytämme muun muassa seuraavia tietoturvatoimenpiteitä:

• tietojen salaus siirron aikana (TLS) ja tallennettuna;
• salasanojen säilyttäminen ainoastaan tiivisteinä;
• roolipohjainen pääsynhallinta ja pääsyn lokitus;
• säännölliset varmuuskopiot ja palautusmenettelyt;
• henkilöstön salassapitovelvollisuus ja pääsy tietoihin vain työtehtävien hoitamiseksi.

Jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus koskee tietoja, joiden rekisterinpitäjä olemme me, ilmoitamme siitä Viron tietosuojavirastolle (Andmekaitse Inspektsioon) ja asianomaisille henkilöille GDPR:n 33 ja 34 artiklan vaatimusten mukaisesti. Jos tietoturvaloukkaus koskee Asiakkaan ympäristön tietoja, ilmoitamme siitä Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä, ja Asiakas rekisterinpitäjänä päättää ilmoittamisesta valvontaviranomaiselle ja rekisteröidyille.

10. Oikeutesi

Sinulla on henkilötietojesi osalta seuraavat oikeudet:

• oikeus saada pääsy tietoihin (15 artikla) - saada vahvistus siitä, käsittelemmekö tietojasi ja mitä tietoja käsittelemme;
• oikeus tietojen oikaisemiseen (16 artikla);
• oikeus tietojen poistamiseen (17 artikla), jos laki ei edellytä niiden säilyttämistä (esim. kirjanpitotiedot 7 vuotta);
• oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla);
• oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (20 artikla);
• oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa - se on yhtä helppoa kuin sen antaminen (esim. uutiskirjeen linkin kautta) eikä vaikuta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen.

Vastustamisoikeus (21 artikla): sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa tietojesi käsittelyä sekä aina suoramarkkinointia varten tapahtuvaa käsittelyä. Voit esittää vastustamisen kirjoittamalla osoitteeseen info@hours.ee.

Voit käyttää oikeuksiasi kirjoittamalla osoitteeseen info@hours.ee. Vastaamme viimeistään kuukauden kuluessa; monimutkaisissa pyynnöissä voimme pidentää määräaikaa, mistä ilmoitamme sinulle. Henkilöllisyytesi varmistamiseksi voimme pyytää lisävahvistusta (esim. digitaalisesti allekirjoitettua pyyntöä). Jos tietojasi käsittelee meidän kauttamme työnantajasi, välitämme pyynnön työnantajallesi tai ohjaamme sinut työnantajasi puoleen - työnantaja rekisterinpitäjänä päättää näistä tiedoista.

Jos katsot, että oikeuksiasi on loukattu, sinulla on oikeus tehdä valitus Viron tietosuojavirastolle (Andmekaitse Inspektsioon, aki.ee, info@aki.ee, Tatari 39, 10134 Tallinn, Viro) tai asuinmaasi valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) sekä saattaa asia tuomioistuimen käsiteltäväksi.

11. Alaikäiset

Palvelu on tarkoitettu yrityksille ja niiden työntekijöille. Emme suuntaa Palvelua alle 13-vuotiaille lapsille emmekä tietoisesti kerää heidän tietojaan.

12. Selosteen muuttaminen

Jos muutamme tätä selostetta olennaisesti, ilmoitamme siitä Asiakkaille sähköpostitse tai Palvelun kautta kohtuullisen ajan etukäteen. Voimassa oleva versio voimaantulopäivineen on aina julkaistu tällä sivulla.

13. Yhteystiedot

Hours OÜ (rekisterikoodi 16434060)
Nikolai 10, 80011 Pärnu, Viro
Sähköposti: info@hours.ee