Suomen Talomestarit: tuntilistat, joista näkyy myös työmaa

Suomen Talomestarit Oy on suomalainen rakennusalan yritys, joka tekee pääasiassa talojen remontteja ja rakennusprojekteja. Porukka liikkuu kohteesta toiseen: aamulla yksi osoite, iltapäivällä toinen, seuraavana päivänä kolmas. Saman päivän aikana yhdellä työntekijällä voi olla useita työmaita ja useita asiakkaita, joista jokainen maksaa juuri siitä ajasta, joka hänen kohteessaan on tehty.

Rakennustyön ja asiakasviestinnän yhteinen kipupiste

Laskutuksessa pelkkä tuntimäärä ei enää riitä. Asiakas haluaa tietää, kuka oli, missä oli, milloin ja kuinka kauan. ”Työntekijä X teki 6 tuntia töitä kohteessa Y” kuulostaa uskottavalta, mutta kun asiakas kysyy tarkennuksia, jonkun pitää pystyä osoittamaan se toteen.

Puheluita tyyliin ”missä te nyt olette töissä?” tuli liikaa. Jokainen tällainen soitto keskeyttää sekä työntekijän että toimiston työn. Ja jos asiakas kysyy jälkikäteen, oliko mies hänen työmaallaan sovittuna aikana, työnjohtajan pitää joko muistaa itse tai kysellä ympäriinsä.

Sijainti kirjautuu leimauksen yhteydessä

Sijainnin tallentaminen on hours24:ssä asetus, ei automaattinen oletus. Kun se on otettu käyttöön, mobiilileimauksen yhteydessä kirjataan myös laitteen paikannus. Työntekijä avaa sovelluksen ja leimaa itsensä sisään, puhelin paikantaa taustalla, ja lähtiessä tallentuu toinen leimaus. Jos paikannus ei ole riittävän luotettava, sijainti voi jäädä tyhjäksi ja kirjaus tallentuu ilman sitä.

Kun sijainti on tallentunut, tuntilista kertoo kaksi asiaa yhdellä rivillä: keston ja paikan. Työnjohtajalla on laskua tehdessään valmiit rivit edessään sen sijaan, että taulukko pitäisi koota muistin ja puhelinsoittojen varassa. Asiakkaalle tiedon toimittaa työnjohtaja itse raporttina tai vientinä; automaattista asiakaskanavaa hours24:ssä ei ole.

Työaikakirjanpito ei ole valinnainen

Työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa tehdyistä työtunneista ja niistä maksetuista korvauksista, ja kirjanpito on pyydettäessä toimitettava työsuojeluviranomaiselle sekä työntekijöiden edustajalle (työaikalaki 872/2019, 32 §). Rakennusalalla päälle tulevat yhteisen työmaan velvoitteet: näkyvillä pidettävä kuvallinen tunniste veronumeroineen ja työmaakohtainen työntekijäluettelo (työturvallisuuslaki 738/2002, 52 a ja 52 b §).

Kun leimaus tehdään puhelimesta työmaalla ja kirjaus kohdistuu heti oikeaan kohteeseen, sama tieto palvelee yleisesti kolmea tarvetta kerralla: asiakkaan laskua, palkanlaskentaa ja lakisääteistä työaikakirjanpitoa. Jälkikäteen kasattu Excel ei palvele näistä yhtäkään yhtä hyvin.

Yksityisyys ei ole ongelma, kun järjestelmä on rehellinen

Yleisin epäilys paikannusta kohtaan on, että se tuntuu työntekijästä valvonnalta. Käytännössä asetelma on usein päinvastainen. Kun kirjauksessa näkyy, missä työ on tehty, se suojaa myös työntekijää: asiakas ei voi jälkikäteen väittää, ettei miestä näkynyt työmaalla, eikä työntekijältä tarvitse kysellä puhelimessa ”missä sä nyt olet?”. Jos joku väittää tuntilistan luvun olevan väärä, kirjaus on olemassa.

Tavallisessa mobiilileimauksessa sijainti kirjataan leimaushetkellä. Jatkuvaa paikannusta hyödyntävät toiminnot, kuten geofenceen perustuva automaattinen leimaus, otetaan käyttöön erikseen, eivätkä ne ole päällä oletuksena.

Hours helpottaa tuntilistojen sovittamista asiakkaiden kanssa - voidaan näyttää, että työntekijä on käynyt työmaalla, koska ohjelma tallentaa tehdyn työn sijainnin. Enää ei tarvitse soitella työntekijöille ja kysyä, missä he kulloinkin ovat.

Mitä tästä tarinasta kannattaa ottaa

Jos liiketoiminta perustuu siihen, että asiakas näkee ja hyväksyy tehdyn työn, paperinen tuntilista ei enää riitä. Sijainti tekee tuntilistasta dokumentin, jota on helpompi käydä läpi yhdessä asiakkaan kanssa.

Rakennusalalla tuntilistan arvo mitataan sillä, kuinka vähän kysymyksiä se herättää myöhemmissä keskusteluissa: laskutuspalaverissa, palkanlaskennassa ja tarkastuksessa. Sijainti, aikaleima ja kohde samalla rivillä vastaavat osaan niistä jo etukäteen.

Source: Työaikalaki 872/2019, 32 § työaikakirjanpito (Finlex)

Source: Työturvallisuuslaki 738/2002, 52 a ja 52 b § veronumerollinen tunniste ja työmaan työntekijäluettelo (Finlex)