Näin Kolm Tillin HR-tiimi luopui lähes tusinasta Excel-tiedostosta

Kolm Tilli on Tartossa Aparaaditehasin alueella toimiva street food -ravintola, joka kuuluu Seven & Sons -ryhmään. Päivän rytmi yhdistää aamiaiset, brunssin, katuruoan, pizzan, cocktailbaarin, tapahtumat ja cateringin - ja HR-työn, joka ei jää koskaan pelkkiin sopimuksiin, vuorolistoihin ja lomahakemuksiin.

Kolm Tillin HR-tiimille tämä työtaakka tarkoitti yhtä työvoimaohjelmistoa ja lähes tusinaa Excel-tiedostoa. Yksi tiedosto työntekijätietoja varten, toinen henkilöstön perhetietoja varten, erilliset tiedostot kalustolle, varusteille, päivärutiineille ja muille yksityiskohdille. Ei huono järjestelmä - vaan käytännönläheinen. Mutta jossain vaiheessa nousi hiljaa kysymys: kuinka iso osa ajastamme menee datan järjestämiseen sen sijaan, että tukisimme oikeasti ihmisiä?

Kun HR-työ hajoaa moneen erilliseen tiedostoon

Ennen hours24:n käyttöönottoa Kolm Tilli käytti kilpailijan työvoimaohjelmistoa yhdessä useiden Excel-tiedostojen kanssa, koska olemassa oleva järjestelmä ei pystynyt pitämään kaikkea henkilöstötietoa yhdessä paikassa. Data oli kyllä olemassa - se oli vain hajallaan. Nopea yhteenveto yhdestä työntekijästä, hänen perhetiedoistaan, varusteistaan tai päivätyön yksityiskohdista vaati liikkumista tiedostojen välillä.

Tämä kuvio on tuttu monelle HR-tiimille. Excel ei säily siksi, että ihmiset rakastaisivat taulukoita - se säilyy siksi, että arki on yleensä yksityiskohtaisempaa kuin käytössä oleva ohjelmisto.

Miksi Excel ilmestyy, vaikka työkalu on jo olemassa

Kun työvoima- tai työajanseurantaohjelmisto on käytössä, ulkopuoliset olettavat usein, että taulukoiden pitäisi kadota. Käytännössä ne eivät katoa. Excel kasvaa siellä, missä tarvitaan joustavuutta: tietoja, joita olemassa oleva järjestelmä ei kysy, muistiinpanoja, joita kukaan ei osannut ennakoida käyttöönotossa, poikkeuksia ja tiimikohtaisia työtapoja.

Ravintolassa nämä vivahteet moninkertaistuvat. Vuorolistat muuttuvat, ihmiset liikkuvat roolien välillä, varusteita jaetaan ja palautetaan, henkilökunta työskentelee eri paikoissa. Oikea kysymys ei ole, onko yrityksellä ohjelmisto - vaan tukeeko ohjelmisto sitä työtä, jota HR-tiimi tekee päivittäin.

Aitoa tuotekehityssyötettä: Elisabeth ja Merily

Kolm Tillin kokemus oli hours24:lle tärkeä siksi, että heidän HR-tiiminsä ei ollut vain käyttäjä - he olivat sparraajia. Elisabeth ja Merily työskentelivät tiiviisti tuotekehitystiimin kanssa ja jakoivat, mitä arkinen työ todella vaatii: miten vuorolista oikeasti rakennetaan, mistä on pulaa, mitkä vaiheet vievät liikaa aikaa, minkä tiedon pitäisi näkyä nopeasti ja mitkä Excel-tiedostot ovat olemassa vain siksi, ettei järjestelmässä ole parempaa paikkaa kyseiselle tiedolle.

Yhteistyöstä syntyi selkeämpi ymmärrys: ravintolan vuorolista ei ole vain lista vuoroista. Se on toiminnan keskeinen osa - se vaikuttaa ihmisiin, palvelun laatuun, työkuormaan ja esihenkilön mielenrauhaan.

Iso muutos: vähemmän käsin tarkistamista

Kun yrityksessä on lähes tusina Excel-tiedostoa, suurin ongelma ei ole tiedostojen määrä. Se on se, kuinka paljon tietoa pitää pitää ajan tasalla käsin. Kun työntekijän tiedot muuttuvat, jonkun pitää tietää, missä muualla ne sijaitsevat. Kun varuste liikkuu ihmiseltä toiselle, sen pitää päätyä oikeaan tauluun. Kun vuorolista muuttuu, asianosaisten pitää nähdä se.

Mitä enemmän tiedostoja, sitä enemmän mahdollisuuksia, että jotain jää huomaamatta. HR-työssä se ei tarkoita vain hankaluutta - se tarkoittaa päällekkäistä työtä, sekaannusta ja päätöksiä vanhentuneen datan pohjalta. Kolm Tillille tärkeä askel oli, että monet aiemmin Excelissä pidetyt tiedot siirtyivät yhteen työnkulkuun. Excel ei katoa yön yli; tarve hajauttaa kriittinen HR-data kyllä.

Mitä muut HR-tiimit voivat oppia tästä

Kolm Tillin tarina ei kerro yhdestä ravintolasta tai yhdestä työkalusta. Se kertoo kuviosta, jonka moni yritys tunnistaa: HR-työn kasvaessa rinnakkaiset taulukot ilmestyvät hiljaa. Ne alkavat helpotuksina. Jossain vaiheessa niistä tulee varjojärjestelmä, jonka toiminta riippuu liikaa yksittäisistä ihmisistä ja heidän muististaan.

Jos taulukossa on tietoa, jota käytetään viikoittain päätöksentekoon, sille kuuluu kunnon koti. Jos samaa dataa syötetään useaan paikkaan, se on merkki päällekkäisyydestä. Jos vain yksi ihminen tietää, missä jokin tieto sijaitsee, se on organisaatioriski.

Yhteenveto

Kolm Tillin HR-tiimille muutoksen ydin ei ollut ohjelmiston vaihtaminen - se oli itse työnkulun siivoaminen. Lähes tusina Excel-tiedostoa kertoi, että HR-työ oli yksityiskohtaista, käytännönläheistä ja hyvin mietittyä. Ne kertoivat myös, että tärkeä tieto oli päätynyt liian moneen erilliseen paikkaan.

hours24:n käyttöönotto toi suuren osan tästä tiedosta yhteen järjestelmään, ja yhteistyö Elisabethin, Merilyn ja Kolm Tillin HR-tiimin kanssa antoi tuotekehitykselle suunnan, joka kumpuaa oikeasta työstä.

Yksinkertaisin oppi: jos HR-tiimisi tarvitsee useita rinnakkaisia taulukoita pyörittääkseen yritystä, ongelma ei yleensä ole ihmisissä tai Excelissä. Se on merkki siitä, että yrityksen prosessit ovat kasvaneet nykyisiä työkaluja suuremmiksi.