Ilmoitusmoduuli: työntekijöiden ilmoitukset, kyselyt ja lomakkeet yhdessä paikassa

Yrityksen sisäinen viestintä muuttuu monimutkaisemmaksi jokaisen uuden työntekijän, osaston ja projektin myötä. Viestit liikkuvat sähköpostien, chat-sovellusten, puhelimen, Excel-tiedostojen ja palaverien välillä. Jossain vaiheessa herää kysymys: tavoittiko tärkeä tieto todella työntekijät?

hours24:n Ilmoitusmoduuli rakennettiin ratkaisemaan juuri tämä. Sen avulla voit lähettää viestejä työntekijöille, toteuttaa kyselyitä ja kerätä jäsenneltyä tietoa räätälöityjen lomakkeiden avulla.

Mikä on Ilmoitusmoduuli?

Ilmoitusmoduuli on yrityksen sisäisen viestinnän työkalu, jonka avulla voit:

• lähettää viestejä työntekijöille tai tietylle osastolle
• luoda kyselyitä ja äänestyksiä
• kerätä vastauksia räätälöityjen lomakkeiden avulla
• nähdä, kuka on lukenut viestin
• seurata osallistumis- ja vastausprosentteja
• kohdistaa tietoa tietyille osastoille tai työntekijöille
• ajastaa ilmoituksia tulevaisuuteen

Kaikki viestit, kyselyt ja lomakkeet ovat yhdessä paikassa, mikä antaa esihenkilöille, HR-asiantuntijoille ja tiiminvetäjille paremman kokonaiskuvan sisäisen tiedon kulusta.

Miten hallita työntekijöiden ilmoituksia?

Monet yritykset lähettävät tärkeät tiedotteet sähköpostitse tai chat-sovelluksella. Ongelma syntyy, kun pitäisi tietää, saivatko työntekijät tiedon todella vastaan ja lukivatko he sen.

Ilmoitusmoduulissa voit luoda sisäisen viestin ja seurata sen lukutilastoja. Voit esimerkiksi jakaa:

• uusia työohjeita
• turvallisuusohjeita
• yrityksen sisäisiä uutisia
• muutoksia lomiin tai työjärjestelyihin
• tietoa tapahtumista ja koulutuksista

Voit myös liittää viestiin asiakirjoja, kuvia tai muita tiedostoja ja nähdä, ketkä työntekijät ovat avanneet sen ja ketkä eivät.

Miten kerätä työntekijöiden palautetta kyselyillä?

Hyvät päätökset vaativat usein työntekijöiden mielipiteitä. Kyselytoiminnon avulla voit luoda nopeita äänestyksiä ja kyselyitä esimerkiksi seuraavista aiheista:

• kesätapahtumien järjestäminen
• koulutustarpeiden kartoittaminen
• työntekijöiden tyytyväisyyden mittaaminen
• työvälineiden tai työvaatteiden valinta
• uusien etujen arviointi

Kyselyiden tulokset näytetään automaattisesti, ja johto saa kokonaiskuvan osallistumisprosentista ja vastauksista ilman, että yhteenvetoja tarvitsee koota käsin.

Tarvittaessa kysely voidaan tehdä anonyymiksi, jolloin työntekijät voivat jakaa mielipiteensä vapaammin.

Miten käyttää räätälöityjä lomakkeita?

Yritykset keräävät säännöllisesti erilaista tietoa työntekijöiltä, usein sähköpostien, Excel-tiedostojen tai paperilomakkeiden kautta. Räätälöidyt lomakkeet auttavat digitalisoimaan tämän. Voit esimerkiksi luoda lomakkeita seuraaviin tarkoituksiin:

• koulutuspyyntöjen kerääminen
• työvälineiden tilaaminen
• sisäisten tarkastusten suorittaminen
• ehdotusten jättäminen
• henkilöstötietojen päivittäminen

Lomakkeiden vastaukset kerääntyvät automaattisesti yhteen paikkaan, ja niitä on helppo analysoida ja käsitellä myöhemmin.

Oikea tieto oikeille ihmisille

Kaikki yrityksen viestit eivät ole tarkoitettu jokaiselle työntekijälle. Siksi Ilmoitusmoduulin avulla voit valita kohderyhmän tarpeen mukaan:

• koko yritys
• tietty yksikkö tai osasto
• valitut työntekijät
• projektitiimi
• työvuoro tai työryhmä

Tämä vähentää tietomelua ja varmistaa, että ihmiset näkevät pääasiassa ne viestit, jotka ovat heidän työnsä kannalta tärkeitä.

Miksi käyttää työntekijöiden ilmoitusohjelmistoa?

Kun sisäinen viestintä tapahtuu useiden kanavien kautta, kokonaiskuvan saaminen on vaikeaa. Työntekijöiden ilmoitusohjelmisto auttaa:

• vähentämään käsityötä
• kokoamaan tiedon yhteen järjestelmään
• parantamaan sisäisen viestinnän laatua
• lisäämään työntekijöiden sitoutumista
• keräämään palautetta nopeammin
• tekemään päätöksiä luotettavamman tiedon pohjalta

Tämän ansiosta vähemmän aikaa kuluu tiedon etsimiseen ja enemmän itse työhön.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko ilmoituksia ajastaa?

Kyllä. Ilmoituksia voi luoda etukäteen automaattisella julkaisupäivämäärällä ja -kellonajalla.

Voivatko kyselyt olla anonyymejä?

Kyllä. Kyselyä luotaessa voit valita anonyymin vastausvaihtoehdon.

Voiko viestejä lähettää vain yhdelle osastolle?

Kyllä. Ilmoitukset voidaan kohdistaa koko yritykselle, tietylle yksikölle tai valituille työntekijöille.

Voiko viestiin liittää asiakirjoja?

Kyllä. Viesteihin voi liittää asiakirjoja, kuvia ja muita tuettuja tiedostomuotoja.

Näkeekö, kuka on lukenut viestin?

Kyllä. Järjestelmä näyttää lukutilastot ja antaa nähdä, kuka on avannut viestin ja kuka ei.

Yhteenveto

hours24:n Ilmoitusmoduuli kokoaa työntekijöiden tiedotteet, kyselyt ja räätälöidyt lomakkeet yhteen paikkaan. Se auttaa yrityksiä parantamaan sisäistä viestintää, keräämään palautetta, vähentämään käsityötä ja ymmärtämään paremmin, miten tärkeä tieto liikkuu organisaatiossa.

Jos yritys käyttää tällä hetkellä rinnakkain sähköposteja, Excel-tiedostoja ja erilaisia kanavia ilmoituksiin, yhden keskitetyn järjestelmän käyttöönotto voi tehdä koko prosessista paljon selkeämmän ja tehokkaamman.