Infonäyttö työpaikalla: mitä näyttää taukotilan ja tuotannon televisiossa

Jokaisella työpaikalla on paikka, jonka ohi kaikki kulkevat: taukotila, kahvinurkkaus, pukuhuoneen käytävä tai hallin ovi. Siellä on yleensä ilmoitustaulu, jolla roikkuu viime kuun työvuorolista, kauan sitten ohi menneen tapahtuman kutsu ja pari tiedotetta, joista kukaan ei enää tiedä, ovatko ne voimassa.

Samassa paikassa on usein myös televisio. Se näyttää uutiskanavaa tai on kokonaan pois päältä. Infonäyttö laittaa television töihin: ruudulla vaihtuvat yrityksen tiedotteet, työvuorolista ja kollegoiden merkkipäivät, ja sisältö päivittyy itsestään.

Miksi paperitiedote ja sähköposti eivät toimi

Toimistossa tieto kulkee sähköpostilla ja chat-sovelluksella. Tuotannossa, varastossa, kaupassa tai keittiössä suuri osa ihmisistä työskentelee ilman tietokonetta, ja puhelin on työaikana taskussa. Sähköposti jää lukematta, ja tärkeä viesti hukkuu ryhmächatissa kymmenen muun viestin joukkoon.

Paperitiedote seinällä osuu kyllä silmiin, mutta vain niin kauan kuin joku pitää sen ajan tasalla. Kun työvuorolista muuttuu, se pitää tulostaa uudelleen. Kun tapahtuma on ohi, jonkun pitää ottaa tiedote pois. Yleensä kukaan ei tee sitä, ja muutaman viikon päästä taulua ei enää katso kukaan.

Mitä infonäytöllä kannattaa näyttää

Hyvä infonäyttö näyttää asioita, jotka koskevat ihmisiä tänään tai tällä viikolla. Nämä sopivat lähes jokaiselle työpaikalle:

• tiedotteet: kahviaamu perjantaina klo 15, parkkipaikan remontti, vieraita tuotannossa, uusi turvallisuusohje
• työvuorolista: kuka on tänään töissä tai miltä tämän viikon vuorolista näyttää
• syntymäpäivät, työvuosipäivät ja uudet kollegat, jotta kukaan ei jää huomaamatta
• kuukauden työntekijä, jonka kollegat ovat itse valinneet
• kyselyn tulokset, esimerkiksi mitä tiimi ajatteli virkistyspäivän paikasta tai uusista työvaatteista
• iso luku, esimerkiksi päivät ilman työtapaturmaa, joka kasvaa joka päivä itsestään
• QR-koodi, joka avaa puhelimessa kyselyn, palautelomakkeen tai ohjeen
• tuotannossa päivän prosessisuunnitelma: mikä työ on käynnissä ja kuka sen tekee
• kuvat virkistyspäivästä, uudesta tuotteesta tai valmistuneesta kohteesta

Infonäyttö pysyy käytössä vain, jos sisältö päivittyy itsestään

Useimmat infonäytöt hiljenevät samasta syystä kuin paperitiedotteet: jonkun pitää päivittää niitä käsin. Jos vuorolista tulee näytölle Excel-tiedostosta ja syntymäpäivät jonkun muistista, näyttö on parin viikon päästä yhtä vanha kuin ilmoitustaulu sen vieressä.

Siksi sisältö kannattaa ottaa sieltä, missä tiedot jo ovat. Kun työvuorolista, työntekijätiedot ja kyselyt ovat samassa järjestelmässä, näyttö pysyy itse ajan tasalla: vuorolistan muutos näkyy televisiossa, syntymäpäivä ilmestyy oikeana päivänä ja kyselyn tulos näyttää tuoreet vastaukset. Käsin kirjoitetaan vain tiedotteet.

Kuusi vinkkiä, jotta näyttöä myös katsotaan

1. Yksi asia diaa kohden. Ihminen vilkaisee näyttöä pari sekuntia, yleensä ohi kävellessään. Lyhyt otsikko ja pari riviä tekstiä riittävät.
2. Iso teksti. Tekstin pitää olla luettavissa usean metrin päästä. Jos tila loppuu, lyhennä tekstiä, älä pienennä fonttia.
3. Viidestä kahdeksaan diaa kerrallaan. Jos dioja on liikaa, kukaan ei ehdi katsoa kierrosta loppuun ja tärkeä tiedote hukkuu.
4. Jokaisella tiedotteella on loppu. Anna tiedotteelle päättymispäivä, niin se katoaa itsestään, kun tapahtuma on ohi.
5. Jokaiselle paikalle oma sisältö. Tuotannossa tarvitaan vuorolista ja tapaturmattomien päivien laskuri, taukotilassa tiedotteet ja syntymäpäivät. Kaikkien näyttöjen ei tarvitse näyttää samaa.
6. Mieti henkilötietoja. Seinälle ei tarvitse päätyä enempää kuin on tarpeen: syntymäpäivä ilman ikää, nimi lyhyessä muodossa ja kyselyn tulos koosteena, ei yksittäisinä vastauksina.

Näin se toimii hours24:ssä

hours24:n infonäytöt ottavat sisällön suoraan hours24:stä: työvuorolistan, työntekijätiedot, kyselyt ja prosessisuunnitelman. Erillistä infonäyttöohjelmistoa ei tarvita. Käy älytelevisio, jossa on selain, tai tavallinen televisio yhdessä Chromecastin, Fire TV:n tai pienen tietokoneen kanssa.

1. Ota moduuli käyttöön: Asetukset > Moduulit > Infonäytöt.
2. Lisää dioja: valitse tyyppi, kirjoita teksti ja valitse väri. Esikatselu näyttää heti, miltä dia näyttää televisiossa.
3. Avaa television selaimessa osoite app.hours24.app/display. Näytölle tulee kuusinumeroinen koodi.
4. Syötä koodi hours24:ssä (Infonäytöt > Näytöt > Yhdistä uusi televisio). Muutaman sekunnin kuluttua televisio alkaa näyttää dioja.

Televisio ei tarvitse tiliä eikä salasanaa. Jokainen näyttö saa nimen, esimerkiksi Taukotila tai Tuotanto, ja jokaiselle dialle valitset, missä näytöissä se näkyy. Näyttö hakee uutta sisältöä puolen minuutin välein, joten muutos näkyy seinällä nopeasti.

Diat, jotka päivittyvät itsestään

Henkilötiedot seinällä

Infonäyttö on julkinen pinta: sen näkevät myös vieraat ja kuriirit. Siksi hours24 näyttää syntymäpäivän kohdalla vain nimen ja päivän, ei ikää, ja nimi on oletuksena lyhyessä muodossa (esim. Liisa T.). Kyselyn tulos on aina kooste: yksittäisiä vastauksia ja vapaata tekstiä ei näytetä televisiossa, ja nimettömän kyselyn tulos tulee näkyviin vasta, kun vastaajia on vähintään kolme.

Television voi myös rajata toimimaan vain yrityksen verkossa. Syntymäpäivien näyttämisestä kannattaa sopia tiimin kanssa etukäteen, koska kaikki eivät halua merkkipäiväänsä seinälle.

Usein kysytyt kysymykset

Millainen televisio tarvitaan?

Käy mikä tahansa televisio, jossa on selain, tai tavallinen televisio yhdessä Chromecastin, Fire TV:n tai pienen tietokoneen kanssa. Erillistä ohjelmistoa ei tarvitse asentaa.

Tarvitseeko televisio käyttäjätilin?

Ei. Televisio yhdistetään kertakäyttöisellä koodilla, ja se näyttää vain dioja.

Voiko eri näytöissä näyttää eri sisältöä?

Voi. Jokaiselle dialle valitset, missä näytöissä se näkyy. Jos et valitse mitään, dia näkyy kaikissa näytöissä.

Voiko tiedotteen ajastaa etukäteen?

Voi. Dialle voi antaa alku- ja loppupäivän, joten se ilmestyy ja katoaa itsestään.

Mitä tapahtuu, jos dialla ei ole mitään näytettävää?

Jos esimerkiksi tässä kuussa ei ole syntymäpäiviä, dia ohitetaan. Jos dioja ei ole lainkaan, televisio näyttää yrityksen logon ja kellon.

Mitä se maksaa?

Infonäytöt kuuluvat hours24:n Pro-pakettiin, ja moduulin otat käyttöön itse asetuksista.

Yhteenveto

Infonäyttö ei ole uusi ajatus, mutta useimmat jäävät käyttämättä, koska jonkun pitää päivittää niitä käsin. Kun sisältö tulee suoraan työvuorolistasta, työntekijätiedoista ja kyselyistä, näyttö pysyy itse ajan tasalla ja ihmiset tottuvat katsomaan sitä.