Erply ja hours24: myynti työvuorolistalla näyttää, onko töissä oikeaan aikaan oikea määrä väkeä

Jokaisella myymälän tai ravintolan esihenkilöllä on oma tuntuma siitä, milloin on kiire. Perjantai-iltana kassalla on jono, tiistaiaamuna kolme työntekijää odottaa asiakasta. Tuntuma osuu usein oikeaan, mutta ei aina, ja työvuorolista tehdään silti tuntuman mukaan, koska myynti on kassajärjestelmässä ja työvuorolista jossain muualla.

Nyt ne kohtaavat. hours24 yhdistyy Erplyyn: myymälät ja työntekijät siirtyvät kassajärjestelmästä, ja tuntikohtainen myynti tulee suoraan työvuorolistalle. Vuorolistaa tehdessä näet heti, onko töissä oikeaan aikaan oikea määrä ihmisiä.

Yhteys sopii jokaiselle yritykselle, jonka myynti kulkee Erplyn kassan kautta: myymälälle, ravintolalle, kahvilalle tai pikaruokapaikalle. Kaikkialla kysymys on sama: montako kuittia kunakin tuntina tulee ja onko töissä riittävästi ihmisiä.

Mitä myynti työvuorolistalla näyttää

Kun Erply on yhdistetty, työvuorolistan työkalupalkkiin tulee Myynti-painike. Viikon yläpuolelle ilmestyy rivi, jossa jokaisen päivän kohdalla on:

• päivän myynti
• myynti työtuntia kohden tai työvoimakustannus prosentteina, jos tuntipalkat ovat käytössä
• pieni tuntikäyrä, jossa punainen tunti tarkoittaa, että myyntiin nähden väkeä on suunniteltu liian vähän, ja harmaa, että väkeä on liikaa

Menneinä päivinä rivillä on toteutunut myynti, tästä päivästä eteenpäin ennuste. Ennuste on yksinkertainen ja rehellinen: saman viikonpäivän neljän viimeisen viikon keskiarvo. Perjantaita verrataan perjantaihin, ei kuukauden keskiarvoon.

Päivän napsautus näyttää, missä on aukko

Päivää napsauttamalla avautuu tuntikäyrä päivän vuoroineen. Pylväät näyttävät kuitit tunnissa Erplystä ja viiva sen, montako ihmistä on töissä. Vieressä kerrotaan tavallisin lausein, missä väkeä on liian vähän ja missä liikaa.

Esimerkiksi klo 17.00-20.00 töissä on yksi henkilö, kuitteja tulee 11-15 tunnissa, mutta tässä myymälässä yksi henkilö palvelee yleensä 6 kuittia tunnissa. Lisää vuoro 17-20 -painike avaa uuden vuoron juuri puuttuvalle ajalle, kellonajat valmiiksi täytettyinä. Samana päivänä klo 14 töissä on kolme ihmistä ja kuitteja seitsemän, joten silloin väkeä on liikaa.

Myymälät ja työntekijät tulevat Erplystä mukana

Yhteys ei ole pelkkää myyntiä. Yhdistäessä valitset, mitkä Erplyn myymälät siirtyvät yksiköiksi, ja työntekijät siirtyvät oman myymälänsä kanssa. Ennen kuin mikään muuttuu, näet yhteenvedon: uudet henkilöt, muuttuneet tiedot ja Erplystä poistuneet työntekijät ovat erikseen, ja sinä valitset, mitä tehdään.

Uudelle työntekijälle ei lähetetä kutsua automaattisesti, vaan lähetät sen itse, kun olet valmis. Kun työntekijä poistuu Erplystä, mitään ei poisteta: tulee vain ehdotus arkistoida hänet.

Kumpi hallitsee mitäkin

Yhteys vain lukee Erplystä ja tarkistaa muutokset joka yö, tarvittaessa synkronoinnin voi tehdä heti. Erplyyn ei kirjoiteta mitään, eikä synkronointi muuta työaikaa, työvuorolistaa, sopimuksia, palkkaa eikä lomia.

Näin yhdistät

1. Luo Erplyyn integraatiota varten erillinen API-käyttäjä. Poista sen käyttäjäryhmältä salasanan vaihtopakko, jotta vanhentunut salasana ei katkaise yhteyttä.
2. Avaa Asetukset > Integraatiot > Erply ja syötä Erplyn asiakaskoodi sekä API-käyttäjän tiedot. Salasana tallennetaan salattuna.
3. Valitse, mitkä myymälät siirtyvät yksiköiksi.
4. Käy työntekijöiden yhteenveto läpi ja paina Toteuta. Ensimmäinen synkronointi tuo myös 90 päivän myyntihistorian.
5. Avaa työvuorolista ja paina Myynti. Jos myymälöitä on useita, liitä työvuorolistan ryhmä omaan myymäläänsä, niin hours24 tietää, minkä myymälän myynti ryhmän yläpuolella näytetään.

Miksi tämä on tärkeää

Kaupassa ja ravintoloissa työvoima on yleensä suurin kulu, johon esihenkilö voi itse vaikuttaa. Jos illalla töissä on yksi liian vähän, osa myynnistä jää tekemättä ja jono ajaa asiakkaan pois. Jos aamulla töissä on yksi liikaa, maksat tunneista, jotka eivät tuo lisämyyntiä. Kumpaakaan ei ole helppo huomata, kun myyntiluvut ovat toisessa järjestelmässä.

Myynti työvuorolistalla ei tee päätöstä puolestasi. Se tuo kaksi lukua samaan paikkaan, jossa vuorolista tehdään: paljonko myydään ja montako ihmistä on töissä.

Usein kysytyt kysymykset

Muuttaako yhteys mitään Erplyssä?

Ei. Yhteys vain lukee Erplystä myymälät, työntekijät ja myynnin.

Kuinka usein tiedot päivittyvät?

Joka yö. Erplyn asetuksissa voi myös painaa Synkronoi nyt.

Kuka näkee myynnin?

Myynnin näkevät työvuorolistalla ne, joilla on oikeus muokata vuorolistaa. Tavallinen työntekijä ei näe myyntilukuja.

Miten ennuste lasketaan?

Tulevien päivien myynti on saman viikonpäivän neljän viimeisen viikon keskiarvo Erplyn tiedoista.

Mitä tapahtuu, kun työntekijä poistuu Erplystä?

Mitään ei poisteta. Yhteenvedossa näet hänet Erplystä poistuneena työntekijänä ja voit arkistoida hänet itse.

Yhteenveto

Erplyn ja hours24 yhteys tuo kassan myynnin sinne, missä työvuorolista tehdään. Näet viikoittain, milloin väkeä on liian vähän tai liikaa, ja korjaat sen ennen kuin päivä koittaa. Myymälät ja työntekijät tulevat Erplystä mukana, ja jokaisesta muutoksesta päätät itse.