Как HR-команда Kolm Tilli отказалась почти от десятка Excel-таблиц

Kolm Tilli - это ресторан уличной еды в тартуском Aparaaditehas, входящий в группу Seven & Sons. Его ежедневный ритм объединяет завтраки, бранч, уличную еду, пиццу, коктейль-бар, мероприятия и кейтеринг - и HR-нагрузку, которая редко сводится только к договорам, графикам и заявлениям на отпуск.

Для HR-команды Kolm Tilli эта нагрузка означала одну систему управления персоналом плюс почти десяток Excel-файлов. Один файл для данных сотрудников, другой для информации о семьях, отдельные файлы для имущества, оборудования, ежедневной рутины и других деталей. Не плохая система - вполне рабочая. Но в какой-то момент тихо возник вопрос: сколько времени уходит на то, чтобы поддерживать данные в порядке, вместо того чтобы реально поддерживать людей?

Когда HR-работа начинает жить в множестве отдельных файлов

До внедрения hours24 в Kolm Tilli использовали систему конкурента вместе с несколькими Excel-файлами, потому что существующая система не могла хранить все детали о персонале в одном месте. Данные были - они просто были разбросаны. Чтобы быстро посмотреть информацию об одном сотруднике, его семье, оборудовании или повседневных задачах, нужно было переключаться между файлами.

Эта картина знакома многим HR-командам. Excel выживает не потому, что люди обожают таблицы, а потому, что реальная жизнь обычно богаче деталями, чем используемое ПО.

Почему Excel появляется, даже если у вас уже есть инструмент

Когда в компании есть система управления персоналом или учёта рабочего времени, со стороны кажется, что таблицы должны исчезнуть. На практике этого не происходит. Excel растёт там, где нужна гибкость: информация, которую существующая система не запрашивает, заметки, которых никто не предвидел на старте, исключения и специфические для команды способы работы.

В ресторане таких нюансов много. Графики меняются, люди переходят между ролями, оборудование выдают и забирают, сотрудники работают на разных площадках. Правильный вопрос не в том, есть ли у компании ПО, а в том, поддерживает ли это ПО ту работу, которую HR-команда делает каждый день.

Реальный вклад в разработку: Элизабет и Мерили

Опыт Kolm Tilli был важен для hours24 потому, что их HR-команда выступила не просто пользователем - они стали источником обратной связи. Элизабет и Мерили тесно работали с командой разработки и делились тем, что требуется в реальной рабочей жизни: как на самом деле строится график, чего не хватает, какие шаги занимают слишком много времени, какую информацию нужно видеть быстро и какие Excel-файлы существуют только потому, что в системе нет лучшего места для этих данных.

Это сотрудничество дало более ясное понимание: рабочий график в ресторане - это не список смен. Это центральная часть всей операции, которая влияет на людей, качество обслуживания, нагрузку и спокойствие руководителя.

Одно большое изменение: меньше ручных проверок

Когда в компании почти десяток Excel-файлов, главная проблема не в их количестве. Она в том, сколько информации приходится поддерживать актуальной вручную. Когда данные сотрудника меняются, кто-то должен знать, где они ещё хранятся. Когда имущество переходит от одного человека к другому, эта запись должна попасть в нужную таблицу. Когда меняется график, заинтересованные стороны должны это видеть.

Чем больше файлов, тем больше возможностей упустить что-то важное. В HR-работе это означает не просто неудобство, а дублирование работы, путаницу и решения, принятые на устаревших данных. Для Kolm Tilli важным шагом стало то, что значительная часть информации, ранее лежавшей в Excel, переехала в единый процесс. Excel не исчезает за одну ночь - исчезает необходимость разбрасывать критичные HR-данные.

Что из этого может вынести любая HR-команда

История Kolm Tilli - это история не про один ресторан или один инструмент. Это про модель, которую узнают многие компании: по мере роста HR-работы тихо появляются побочные таблицы. Сначала это удобство. В какой-то момент они превращаются в теневую систему, работа которой слишком сильно зависит от конкретных людей и их памяти.

Если в таблице хранится информация, которую вы используете каждую неделю для принятия решений, она, вероятно, заслуживает нормального места. Если одни и те же данные вводятся в нескольких местах - это признак дублирования. Если только один человек знает, где лежит та или иная информация, это организационный риск.

Итог

Для HR-команды Kolm Tilli суть изменения была не в смене ПО, а в наведении порядка в самом рабочем процессе. Почти десяток Excel-файлов показывали, что HR-работа была детальной, практичной и хорошо продуманной. Они же показывали, что важная информация оказалась в слишком большом числе разных мест.

Внедрение hours24 позволило перенести значительную часть этих данных в единую систему, а сотрудничество с Элизабет, Мерили и HR-командой Kolm Tilli дало разработке направление, основанное на реальной работе.

Самый простой вывод: если вашей HR-команде нужно несколько параллельных таблиц, чтобы компания работала, проблема обычно не в людях и не в Excel. Это сигнал того, что процессы компании выросли больше, чем её нынешние инструменты.