Скрытая стоимость «бесплатных» графиков в Excel

Excel - самый популярный в мире планировщик персонала. И самый дорогой - как только реально посчитаешь расходы, которые не видны в счёте. Вот во что «бесплатно» обходится на практике.

1. Время руководителя: самая большая статья

Команда из 30 человек собирается в Excel 60-90 минут: тянуть ячейки, вручную проверять пересечения, смотреть отпуска в другой вкладке, на глаз сверять трудовые лимиты. Даже опытные руководители не сразу выдают чистый график. Стоимость недельного графика: 1,5 часа × 30 евро/ч × 52 = 2340 евро в год на одного руководителя.

2. Разруливание конфликтов, которых не должно было быть

Excel не знает, что Боря отпросился на пятницу. Боря приходит, видит себя в графике, возмущается. Руководитель правит, отправляет новый график, прошлый распечатанный лист всё ещё говорит старое. Стоимость путаницы: ~30 мин в неделю. 30 евро × 52 = 1560 евро в год.

3. Риск проверки на соответствие

Когда инспекция запрашивает записи, сможете ли вы предъявить 10 лет смен, перерывов, переработок и отдыха за пару дней? С Excel - только если кто-то набожно архивировал. Без - штраф больше счёта за SaaS.

4. Потеря институциональных знаний

График живёт в голове руководителя, который собрал файл. Когда он уходит, формулы ломаются, макросы перестают работать, новый руководитель переизобретает по-своему. ПО оставляет институциональные знания внутри компании.

5. Плохие данные в зарплату

Передача из Excel в зарплату - источник тех самых 0,5% ошибок в зарплате. Перенос, крайние случаи, изменения в последний момент, не попавшие в экспорт. Каждая ошибка стоит раздосадованного сотрудника и времени на исправление.

Честная математика

Для команды из 30 человек с 2 руководителями Excel-планирование стоит: 4680 евро времени руководителя + 3120 накладных конфликтов + 4500 «страхования» от риска проверки + 2300 ошибок зарплаты = 14 600 евро в год. SaaS-планирование по 4 евро на пользователя - 1440 евро в год. Чистая стоимость «бесплатного»: 13 160 евро в год.