Pranešimų modulis: darbuotojų pranešimai, apklausos ir formos vienoje vietoje

Vidinė įmonės komunikacija tampa vis sudėtingesnė su kiekvienu nauju darbuotoju, skyriumi ir projektu. Žinutės keliauja tarp el. laiškų, pokalbių programėlių, telefono, Excel failų ir susitikimų. Kažkuriuo momentu kyla klausimas: ar svarbi informacija iš tiesų pasiekė darbuotojus?

hours24 pranešimų modulis (Pranešimų modulis) buvo sukurtas būtent šiai problemai išspręsti. Jis leidžia siųsti žinutes darbuotojams, vykdyti apklausas ir rinkti struktūruotą informaciją naudojant individualias formas.

Kas yra Pranešimų modulis?

Pranešimų modulis yra vidinės įmonės komunikacijos įrankis, kuris leidžia:

• siųsti žinutes darbuotojams arba konkrečiam skyriui;
• kurti apklausas ir balsavimus;
• rinkti atsakymus naudojant individualias formas;
• matyti, kas perskaitė žinutę;
• stebėti dalyvavimą ir atsakymų rodiklius;
• nukreipti informaciją konkretiems skyriams ar darbuotojams;
• suplanuoti pranešimus ateičiai.

Visos žinutės, apklausos ir formos yra vienoje vietoje, todėl vadovai, personalo specialistai ir komandų vadovai gauna geresnį vidinės informacijos srauto vaizdą.

Kaip valdyti darbuotojų pranešimus?

Daugelis įmonių siunčia svarbius skelbimus el. paštu arba pokalbių programėle. Problema kyla tada, kai reikia žinoti, ar darbuotojai iš tiesų gavo ir perskaitė informaciją.

Pranešimų modulyje galite sukurti vidinę žinutę ir stebėti jos perskaitymo statistiką. Pavyzdžiui, galite dalytis:

• naujomis darbo procedūromis;
• saugos instrukcijomis;
• vidinėmis įmonės naujienomis;
• atostogų ar darbo organizavimo pakeitimais;
• informacija apie renginius ir mokymus.

Prie žinutės taip pat galite pridėti dokumentus, paveikslėlius ar kitus failus ir matyti, kurie darbuotojai juos atidarė, o kurie ne.

Kaip rinkti darbuotojų grįžtamąjį ryšį naudojant apklausas?

Geriems sprendimams dažnai reikia darbuotojų nuomonės. Apklausų funkcija leidžia kurti greitas apklausas ir tyrimus tokiomis temomis kaip:

• vasaros renginių organizavimas;
• mokymų poreikių nustatymas;
• darbuotojų pasitenkinimo matavimas;
• darbo priemonių ar darbo aprangos pasirinkimas;
• naujų privalumų vertinimas.

Apklausų rezultatai rodomi automatiškai, o vadovybė gauna dalyvavimo rodiklio ir atsakymų apžvalgą be rankinio suvestinių rengimo.

Prireikus apklausą galima padaryti anoniminę, kad darbuotojai galėtų laisviau dalytis savo nuomone.

Kaip naudoti individualias formas?

Įmonės reguliariai renka iš darbuotojų įvairią informaciją, dažnai naudodamos el. laiškus, Excel failus ar popierines formas. Individualios formos padeda tai suskaitmeninti. Pavyzdžiui, galite kurti formas, skirtas:

• mokymų užklausoms rinkti;
• darbo priemonėms užsakyti;
• vidiniams patikrinimams atlikti;
• pasiūlymams pateikti;
• personalo duomenims atnaujinti.

Formų atsakymai automatiškai kaupiami vienoje vietoje ir juos lengva vėliau analizuoti bei apdoroti.

Tinkama informacija tinkamiems žmonėms

Ne visos įmonės žinutės skirtos kiekvienam darbuotojui. Todėl Pranešimų modulis leidžia pasirinkti auditoriją pagal poreikį:

• visa įmonė;
• konkretus padalinys ar skyrius;
• pasirinkti darbuotojai;
• projekto komanda;
• pamaina arba darbo grupė.

Tai sumažina informacijos triukšmą ir užtikrina, kad žmonės daugiausia matytų žinutes, kurios svarbios jų darbui.

Kodėl verta naudoti darbuotojų pranešimų programinę įrangą?

Kai vidinė komunikacija vyksta keliais kanalais, sunku susidaryti visapusišką vaizdą. Darbuotojų pranešimų programinė įranga padeda:

• sumažinti rankinį darbą;
• sujungti informaciją į vieną sistemą;
• pagerinti vidinės komunikacijos kokybę;
• padidinti darbuotojų įsitraukimą;
• greičiau rinkti grįžtamąjį ryšį;
• priimti sprendimus remiantis patikimesne informacija.

Dėl to mažiau laiko skiriama informacijos paieškai ir daugiau - faktiniam darbui.

Dažnai užduodami klausimai

Ar galima suplanuoti pranešimus?

Taip. Pranešimus galima sukurti iš anksto su automatine paskelbimo data ir laiku.

Ar apklausos gali būti anoniminės?

Taip. Kurdami apklausą galite pasirinkti anoniminio atsakymo parinktį.

Ar galima siųsti žinutes tik vienam skyriui?

Taip. Pranešimus galima nukreipti visai įmonei, konkrečiam padaliniui arba pasirinktiems darbuotojams.

Ar prie žinutės galima pridėti dokumentus?

Taip. Prie žinučių galima pridėti dokumentus, paveikslėlius ir kitus palaikomus failų formatus.

Ar galima matyti, kas perskaitė žinutę?

Taip. Sistema rodo perskaitymo statistiką ir leidžia matyti, kas atidarė žinutę, o kas ne.

Apibendrinimas

hours24 pranešimų modulis suburia darbuotojų skelbimus, apklausas ir individualias formas į vieną vietą. Jis padeda įmonėms pagerinti vidinę komunikaciją, rinkti grįžtamąjį ryšį, sumažinti rankinį darbą ir geriau suprasti, kaip svarbi informacija juda organizacijoje.

Jei įmonė šiandien lygiagrečiai naudoja el. laiškus, Excel failus ir įvairius kanalus pranešimams, perėjimas prie vienos centrinės sistemos gali padaryti visą procesą daug aiškesnį ir efektyvesnį.