Modul Benachrichtigungen: Mitteilungen, Umfragen und Formulare an einem Ort

Die interne Kommunikation im Unternehmen wird mit jedem neuen Mitarbeitenden, jeder Abteilung und jedem Projekt komplexer. Informationen wandern zwischen E-Mails, Chat-Apps, Telefon, Excel-Dateien und Meetings hin und her. Irgendwann stellt sich die Frage: Ist die wichtige Information tatsächlich bei den Mitarbeitenden angekommen?

Genau dafür wurde das Modul Benachrichtigungen von hours24 entwickelt. Damit versenden Sie Mitteilungen an Mitarbeitende, führen Umfragen durch und sammeln strukturierte Informationen über eigene Formulare.

Was ist das Modul Benachrichtigungen?

Das Modul Benachrichtigungen ist ein Werkzeug für die interne Unternehmenskommunikation. Sie können damit:

• Mitteilungen an Mitarbeitende oder an eine bestimmte Abteilung senden
• Umfragen und Abstimmungen erstellen
• Antworten über eigene Formulare sammeln
• sehen, wer eine Mitteilung gelesen hat
• Teilnahme und Rücklaufquoten verfolgen
• Informationen gezielt an Abteilungen oder einzelne Mitarbeitende richten
• Benachrichtigungen für einen späteren Zeitpunkt planen.

Alle Mitteilungen, Umfragen und Formulare liegen an einem Ort. Führungskräfte, HR und Teamleitungen behalten so den Überblick über den internen Informationsfluss.

Wie verwalten Sie Mitteilungen an Mitarbeitende?

Viele Unternehmen verschicken wichtige Ankündigungen per E-Mail oder Chat-App. Das Problem beginnt dort, wo Sie wissen müssen, ob die Mitarbeitenden die Information wirklich erhalten und gelesen haben.

Im Modul Benachrichtigungen erstellen Sie eine interne Mitteilung und verfolgen deren Lesestatistik. So teilen Sie zum Beispiel:

• neue Arbeitsanweisungen
• Sicherheitsunterweisungen
• interne Unternehmensnachrichten
• Änderungen bei Urlaub oder Dienstplanung
• Informationen zu Veranstaltungen und Schulungen.

An eine Mitteilung können Sie außerdem Dokumente, Bilder oder andere Dateien anhängen und sehen, welche Mitarbeitenden sie geöffnet haben und welche nicht.

Ein Hinweis für Betriebe mit Betriebsrat: Eine Lesebestätigung, die einzelnen Personen zugeordnet wird, ist eine technische Einrichtung, die Verhalten erfassen kann. Ihre Nutzung ist deshalb nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. In der Praxis wird das meist in derselben Betriebsvereinbarung geregelt wie die Arbeitszeiterfassung.

Wie sammeln Sie Feedback der Mitarbeitenden über Umfragen?

Gute Entscheidungen brauchen oft die Meinung der Belegschaft. Mit der Umfragefunktion erstellen Sie schnelle Abstimmungen und Befragungen zu Themen wie:

• Organisation des Sommerfests
• Ermittlung des Schulungsbedarfs
• Messung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Auswahl von Arbeitsmitteln oder Arbeitskleidung
• Bewertung neuer Benefits.

Die Ergebnisse werden automatisch dargestellt. Die Geschäftsführung sieht Beteiligung und Antworten, ohne Auswertungen von Hand zusammenzustellen.

Bei Bedarf lässt sich eine Umfrage anonym schalten, damit Mitarbeitende ihre Meinung freier äußern können.

Wie nutzen Sie eigene Formulare?

Unternehmen erheben regelmäßig unterschiedliche Angaben bei ihren Mitarbeitenden. Meist läuft das über E-Mails, Excel-Dateien oder Papierformulare. Eigene Formulare digitalisieren diesen Prozess. Sie können zum Beispiel Formulare anlegen für:

• Schulungsanmeldungen
• Bestellung von Arbeitsmitteln
• interne Kontrollen und Begehungen
• Verbesserungsvorschläge
• Aktualisierung von Personaldaten.

Die Antworten sammeln sich automatisch an einem Ort und lassen sich später leicht auswerten und weiterbearbeiten.

Die richtige Information an die richtigen Personen

Nicht jede Mitteilung ist für alle im Unternehmen gedacht. Deshalb wählen Sie im Modul Benachrichtigungen die Empfänger passend aus:

• das gesamte Unternehmen
• eine bestimmte Einheit oder Abteilung
• ausgewählte Mitarbeitende
• ein Projektteam
• eine Schicht oder Arbeitsgruppe.

Das senkt das Informationsrauschen und sorgt dafür, dass Menschen vor allem die Mitteilungen sehen, die für ihre Arbeit relevant sind.

Warum eine Software für Mitarbeiterbenachrichtigungen?

Wenn interne Kommunikation über mehrere Kanäle verteilt läuft, ist ein vollständiger Überblick kaum möglich. Eine Software für Mitarbeiterbenachrichtigungen hilft dabei:

• manuelle Arbeit zu reduzieren
• Informationen in einem System zusammenzuführen
• die Qualität der internen Kommunikation zu verbessern
• das Engagement der Mitarbeitenden zu erhöhen
• Feedback schneller einzuholen
• Entscheidungen auf verlässlicherer Grundlage zu treffen.

Das Ergebnis: weniger Zeit für die Suche nach Informationen und mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

Häufige Fragen

Lassen sich Benachrichtigungen zeitlich planen?

Ja. Benachrichtigungen können im Voraus erstellt und mit einem automatischen Veröffentlichungsdatum samt Uhrzeit versehen werden.

Können Umfragen anonym sein?

Ja. Beim Erstellen einer Umfrage wählen Sie die Option für anonyme Antworten.

Kann eine Mitteilung nur an eine Abteilung gehen?

Ja. Benachrichtigungen lassen sich an das gesamte Unternehmen, an eine bestimmte Einheit oder an ausgewählte Mitarbeitende richten.

Können Dokumente angehängt werden?

Ja. An Mitteilungen können Dokumente, Bilder und weitere unterstützte Dateiformate angehängt werden.

Ist sichtbar, wer eine Mitteilung gelesen hat?

Ja. Das System zeigt die Lesestatistik und macht sichtbar, wer eine Mitteilung geöffnet hat und wer nicht.

Fazit

Das Modul Benachrichtigungen von hours24 bringt Mitteilungen an Mitarbeitende, Umfragen und eigene Formulare an einem Ort zusammen. Es hilft Unternehmen, die interne Kommunikation zu verbessern, Feedback einzuholen, manuelle Arbeit zu reduzieren und besser nachzuvollziehen, wie wichtige Informationen durch die Organisation laufen.

Wenn ein Unternehmen heute parallel E-Mails, Excel-Dateien und verschiedene Kommunikationskanäle für Mitteilungen nutzt, kann ein zentrales System den gesamten Prozess deutlich klarer und effizienter machen.