Wie Sie Zeitdiebstahl reduzieren, ohne zum Überwachungsbetrieb zu werden

Zeitdiebstahl ist real - laut Daten der APA geben 43 % der Stundenbeschäftigten zu, dass sie ihn begehen, und allein das Stempeln für Kollegen kostet 2,2 % der Lohnsumme. Doch die Reaktion kann schlimmer sein als das Problem. Keylogger, dauerhaft aktive Webcams, Standortverfolgung außerhalb der Arbeitszeit - damit stopfen Sie ein Leck von 25.000 € im Jahr und zerstören zugleich das Vertrauen, das Menschen im Unternehmen hält.

Hier ist die Grenze, die wir in unserem eigenen Produkt ziehen, und das Vorgehen, das wir Kunden empfehlen.

Tun: Das Stempeln für Kollegen direkt an der Tür stoppen

Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder RFID beim Stempeln - das verhindert die häufigste Form des Zeitdiebstahls (Maria stempelt für Bernd mit). Das ist eine einmalige Schranke, keine laufende Überwachung, und sie steht im Verhältnis zum Risiko. Hinweis: Biometrie (Fingerabdruck, Gesicht) setzt in der EU die Einwilligung der Beschäftigten und eine nicht biometrische Alternative (Karte oder PIN) voraus - eine RFID-Karte unterliegt dieser Einschränkung nicht. In Deutschland gilt außerdem für jede dieser Varianten: Ein Stempelterminal ist eine technische Einrichtung im Sinne von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, seine Einführung ist in Betrieben mit Betriebsrat mitbestimmungspflichtig.

Tun: Den Einsatzort per Geofence absichern, nicht die Person

GPS, das bestätigt, dass Sie beim Stempeln tatsächlich im Lager sind, ist in Ordnung. GPS, das Ihr Telefon den ganzen Tag verfolgt, auch in der Freizeit, ist es nicht. Die rechtliche und ethische Grenze in den meisten EU-Staaten: Standortdaten, die an Arbeitsereignisse gekoppelt sind (Stempeln, Fotonachweis), nicht durchgehende Ortung. Auch Geofencing und GPS-Stempeln gehören in Deutschland vor der Einführung auf den Tisch des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Tun: Den Dienstplan veröffentlichen und einhalten

Der größte Teil des „Zeitdiebstahls“ ist nicht böswillig - Beschäftigte arbeiten in Pausen durch, ohne dafür bezahlt zu werden, oder dehnen ihre Schicht, um eine fehlende Kollegin abzudecken. Eine verlässliche Dienstplanung mit korrekten Pausen reduziert „kreative Einträge in der Arbeitszeiterfassung“ stärker als jede Überwachungstechnik.

Nicht tun: Keylogging, Screenshots, offene Mikrofone

Das überschreitet die Verhältnismäßigkeitsgrenze nach Art. 5 DSGVO und der EU-Rechtsprechung zum Recht auf Privatsphäre. Das rechtliche Risiko wiegt oft schwerer als die zurückgewonnenen Stunden.

Nicht tun: Standort außerhalb der Arbeitszeit erfassen

Wenn Ihr Werkzeug den Standort von Beschäftigten erfasst, während diese nicht arbeiten, laden Sie eine Datenschutzbeschwerde geradezu ein. Nutzen Sie mobile Apps, die die Ortung mit dem Schichtende abschalten.

Tun: Erklären, was Sie tun und warum

Wenn Sie ein biometrisches Terminal einführen, sagen Sie den Beschäftigten, was erfasst wird, wo es gespeichert ist (verschlüsselt, bei einem sicheren Anbieter), wie lange es aufbewahrt wird und wie sie dessen Löschung verlangen können. In Betrieben mit Betriebsrat ist die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zwingend, sobald technische Einrichtungen Verhalten oder Leistung erfassen können - es genügt, dass sie dazu geeignet sind. Das Gespräch ist der halbe Gewinn - „wir stoppen das Stempeln für Kollegen, wir beobachten Sie nicht“ klingt anders, wenn es laut ausgesprochen wird.

Was Kunden tatsächlich erleben

Unternehmen, die von der Excel-Lösung auf Vertrauensbasis auf eine richtige Arbeitszeiterfassung mit Terminal, Geofence und Prüfung durch die Führungskraft umstellen, sehen innerhalb von 6 Monaten einen Rückgang der Zeitverluste um 60-80 %. Wer darüber hinaus auf Überwachungstechnik setzt, verliert zuerst die produktiven Leute, denn die haben Alternativen.