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NACHWEIS STATT ABLAGE

Dokumenten­register

Unterweisungen, Verfahren und Arbeitsschutzdokumente in einem Register: Ordnerbaum, Freigabelauf, Versionen und Kenntnisnahmen, die im Audit und im Streitfall standhalten. Zu jeder Bestätigung bleibt festgehalten, wer welche Version gelesen hat.

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Tööohutus
Register · 3 dokumenti
Kinnitatud
  • TO-014Tõstuki juhend
  • TO-015Esmaabi kord
  • KV-002KvaliteedikäsiraamatKinnitusringis
Tutvumise tõend
Marko Tamm · 13.08 09:12
räsi a3f8…d41c · keritud lõpuni

Was im Register steckt

Der Weg eines Dokuments vom Entwurf zur freigegebenen und gelesenen Fassung - mit einer Spur, die Sie im Audit auf den Tisch legen können.

Register
Tööohutus
TO-014Tõstuki juhend
TO-015Esmaabi kord

Ordnerbaum & Dokumentnummern

Dokumente liegen in Ordnern, nicht in einer flachen Liste. Der Ordner vergibt jedem neuen Dokument automatisch eine Nummer im ISO-Stil.

IDEAL FÜR

Nach ISO 9001, 14001 oder 45001 zertifizierte Unternehmen, in denen ein Dokument Ordnung und Nummer braucht.

SO FUNKTIONIERT ES

Bauen Sie den Ordnerbaum nach Ihrer eigenen Ordnung. Ein neues Dokument erhält seine Nummer aus der Ordnerregel - kein manuelles Nummerieren.

Kinnitusring
Kvaliteedijuht
Tööohutuse spetsialist
JuhatusOotel

Freigabelauf vor der Veröffentlichung

Entwurf, in Freigabe, freigegeben, veröffentlicht, archiviert. Schritte nach Person oder Rolle, nacheinander oder "einer von ihnen".

IDEAL FÜR

Qualitäts- und Arbeitssicherheitsverantwortliche, deren Dokument vor dem Einsatz eine Freigabe braucht.

SO FUNKTIONIERT ES

Ein Freigeber kann Änderungen vorschlagen, der Autor bessert nach und startet einen neuen Lauf. Alte Läufe bleiben in der Historie. Der Freigabelauf ist optional - ein Entwurf kann auch direkt in Kraft gesetzt werden, und das bleibt ehrlich dokumentiert.

Marko Tamm
Tutvunud 13.08 09:12 · keritud lõpuni
Kontrollräsi
a3f8…d41c

Gerichtsfester Kenntnisnahme-Nachweis

Zu jeder Bestätigung werden der getippte vollständige Name, die IP-Adresse, das Gerät, der SHA-256-Hash der Datei, die Öffnungszeit und ob bis zum Ende gescrollt wurde gespeichert.

IDEAL FÜR

Besuch der Arbeitsinspektion, Streit nach einem Arbeitsunfall, Nachweis im Audit.

SO FUNKTIONIERT ES

Aus all dem wird ein Prüf-Hash berechnet, der belegt, dass der Eintrag nachträglich nicht verändert wurde. Die Bestätigungsurkunde lässt sich als PDF drucken. Rechtsgrundlage: eIDAS Artikel 25.

v3Kehtiv versioon
39 / 50 tutvunudKordus 12 kuu pärast

Versionen & Wiederholungs-Kenntnisnahme

Eine Kenntnisnahme ist an eine bestimmte Version gebunden. Eine neue Version bedeutet, dass die alte Kenntnisnahme sie nicht mehr abdeckt.

IDEAL FÜR

Unternehmen, deren Anweisungen sich ändern und die belegen müssen, wer die gültige Fassung gesehen hat.

SO FUNKTIONIERT ES

Setzen Sie eine Wiederholungsfrist - etwa alle 12 Monate. Ein einmal freigegebenes Dokument lässt sich nicht mehr löschen, die Prüfspur bleibt unangetastet.

Kinnitusviis
Linnuke
Trükitud nimi
Smart-ID allkiri

Bestätigungsstufe & Quiz

Die Strenge wird je Dokument gewählt: einfaches Häkchen, getippter Name, Einmalcode per E-Mail oder eine echte elektronische Signatur mit Smart-ID oder Mobile-ID.

IDEAL FÜR

Dokumente mit unterschiedlichem Gewicht - eine allgemeine Mitteilung und eine Sicherheitsunterweisung brauchen nicht denselben Nachweis.

SO FUNKTIONIERT ES

Sie können zusätzlich Kontrollfragen verlangen. Die richtigen Antworten erscheinen erst nach dem Bestehen, Durchklicken funktioniert also nicht.

Tõstuki juhend · 12 inimest
3 tutvumata · meeldetuletus saadetud

Zuweisung, Erinnerungen & Mobil

Weisen Sie ein Dokument Personen, Gruppen oder einem ganzen Ordner auf einmal zu. Sie sehen sofort, wer noch nicht bestätigt hat, und erinnern mit einem Klick.

IDEAL FÜR

Große Teams und neue Mitarbeitende, die jeweils mit einem eigenen Dokumentenpaket starten.

SO FUNKTIONIERT ES

Mitarbeitende lesen und bestätigen auch in der mobilen App. Der Reader zeigt das Dokument mit dem eigenen Namen als Wasserzeichen, einen Download-Button gibt es nicht.

Koosta tõstuki juhend
✨ Mustand valmis · tõlgi vene keelde

KI, Vorlagen & Umstieg vom Papier

Die KI entwirft den Inhalt eines Dokuments und übersetzt ihn in eine andere Sprache. Aus einer Vorlage erzeugen Sie ein Dokument für einen bestimmten Mitarbeitenden, die Daten füllen sich selbst.

IDEAL FÜR

Unternehmen, die bereits auf Papier unterschriebene Unterweisungen haben und nicht bei null anfangen wollen.

SO FUNKTIONIERT ES

Auf Papier unterschriebene Dokumente lassen sich samt Historie und Daten in das Register importieren, auch als Massenimport. Arbeitsverträge und Mitarbeiterdateien liegen im selben Register - Berechtigungen entscheiden, wer was sieht.

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