Warum Restaurants auf hours24 laufen: Dienstplan, Schichten und Lohn ohne Excel

Wenn Sie ein Restaurant, ein Café oder eine Bar führen, kennen Sie das Bild: Der Dienstplan lebt in WhatsApp, die Stundenliste hängt in der Küche, die Lohnabrechnung läuft über Excel und die Urlaubsstände hat die Betriebsleitung im Kopf. Solange das Team klein ist, geht das irgendwie. Dann kommt der zweite Standort, dazu Saisonkräfte - und jeder Sonntag wird zum Dienstplan-Abend.

hours24 ist eine europäische Personalplattform, die all das in ein System holt. Hier steht konkret, was ein Restaurant davon hat - ohne Floskeln.

Den Dienstplan baut die KI, nicht die Leitung um Mitternacht

Beschreiben Sie die Woche in normalen Worten: „Mittag und Abend besetzen, freitags und samstags stärkere Besetzung, mehr Stunden für alle, die danach gefragt haben“. Die KI-Schichtplanung wägt Mitarbeiterwünsche, Vertragsstunden und die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes ab - und liefert in Sekunden einen fertigen Dienstplan. Die Leitung prüft und veröffentlicht.

Das System prüft selbst die Ruhezeit nach § 5 ArbZG - in der Gastronomie sind 10 statt 11 Stunden zulässig, wenn die Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens 12 Stunden ausgeglichen wird -, die Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG und die Pausen nach § 4 ArbZG. Verstöße sehen Sie vor der Veröffentlichung und nicht erst bei einer Prüfung durch die Gewerbeaufsicht oder den Zoll.

Krankheitsvertretung in 30 Sekunden statt in 6 Telefonaten

Ein Kellner meldet sich um 16 Uhr krank? Die Schicht geht als offene Schicht gleichzeitig auf die Handys aller infrage kommenden Mitarbeitenden. Wer zuerst zusagt, bekommt sie - die Leitung tippt nur auf Freigeben. Die Telefonliste können Sie liegen lassen.

Arbeitszeiterfassung ohne teure Terminals

Der QR-Kiosk ist kostenlos: Ein Tablet oder ein altes Handy in der Küche zeigt einen rotierenden QR-Code, die Mitarbeitenden scannen ihn mit dem eigenen Telefon - Schicht gestartet. Das Einstempeln direkt in der App mit GPS geht ebenso. Größere Küchen können Wandterminals mit Fingerabdruck und Gesichtserkennung mieten, Wartung inklusive. In der Gastronomie müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ohnehin aufgezeichnet werden (§ 17 MiLoG) - hier entsteht diese Aufzeichnung nebenbei.

Bevor Sie eine dieser Methoden einführen: QR-Kiosk, GPS-Stempeln und erst recht Fingerabdruck- oder Gesichtsterminals sind technische Einrichtungen, die Verhalten und Leistung überwachen können. In Betrieben mit Betriebsrat unterliegt ihre Einführung deshalb der zwingenden Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG - ohne Betriebsvereinbarung dürfen sie nicht in Betrieb gehen. Bei Biometrie kommt hinzu, dass es sich um besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO handelt: Es braucht eine ausdrückliche, freiwillige Einwilligung und eine gleichwertige Alternative für alle, die ablehnen.

Nachtzuschläge und jugendliche Beschäftigte - automatisch

Nachtzuschläge werden automatisch aus den tatsächlich geleisteten Stunden berechnet. Bei jugendlichen Beschäftigten überwacht das System die Stundengrenzen. Die Lohnregeln stellen Sie pro Rolle ein - Bar, Service, Küche - und sie laufen ohne manuelles Nachrechnen.

Chat statt WhatsApp

Integrierter Chat mit Kanälen pro Betrieb und pro Schicht. Dienstplanänderungen kommen mit Annehmen- und Ablehnen-Button in den Chat, und bei wichtigen Nachrichten sehen Sie, wer sie gelesen hat. Dienstliches geht nicht mehr in privaten Chats unter.

Urlaub und Krankheitstage ohne Excel

Mitarbeitende beantragen Urlaub in der App, die Leitung sieht, wer an denselben Tagen ebenfalls frei hat, und genehmigt mit einem Tipp. Die Ansprüche wachsen automatisch nach den gesetzlichen Regeln - inklusive Übertrag ins Folgejahr und Verfall.

Von der Stundenliste zur Lohnabrechnung in einem Klick

Zum Monatsende wird nichts abgetippt: Freigegebene Stunden gehen im fertigen Format an die Lohnbuchhaltung. Stunden, Überstunden, Zuschläge und Urlaubsentgelt sind bereits berechnet.

Mehrsprachiges Team: was die App heute leistet

Für Betriebe mit internationalem Team ist das ein wichtiger Punkt, und hier bleiben wir ehrlich: Die Oberfläche der App gibt es derzeit auf Englisch, Russisch, Estnisch, Finnisch, Lettisch und Litauisch. Eine deutschsprachige Oberfläche ist noch nicht dabei. Für viele Küchen- und Serviceteams reicht das trotzdem, weil Englisch und Russisch einen großen Teil der internationalen Belegschaft abdecken: Die Betriebsleitung arbeitet auf Englisch im System, während in der Küche jemand auf Russisch einstempelt und den Dienstplan liest. Wenn Ihr Team zwingend eine deutsche Oberfläche braucht, sagen Sie uns das vor dem Test - dann klären wir das offen, statt Sie damit im Rollout zu überraschen.

Was es kostet

Bis 5 Mitarbeitende - kostenlos, dauerhaft, mit allen Modulen. Darüber: Standard für 3 € pro Mitarbeitendem und Monat (mindestens 29 €), Pro mit KI-Assistent und KI-Dienstplanung für 5 € (mindestens 59 €). Jeder neue Zugang bekommt 14 Tage kostenlosen Test aller Module, ohne Kreditkarte. Wechsel von einem anderen System? Wir übernehmen Mitarbeitende, Salden und Historie - bei Jahresvertrag kostenlos.