Arbeitszeiterfassung auf dem Bau: Handy, Beacon oder Fingerabdruck?

Bautrupps sitzen nicht am Schreibtisch, haben nicht immer verlässliches Internet und wechseln zwischen Baustellen, manchmal mehrfach am Tag. Die Wahl der Anmeldemethode ist mehr als eine Frage der Bedienung. Sie bestimmt, wie genau Ihre Lohnabrechnung wird, was Sie dem Auftraggeber in Rechnung stellen können und wie Ihre Arbeitszeiterfassung vor Gericht dasteht, wenn es zum Streit kommt. Hier der ehrliche Vergleich der drei Optionen.

Handy-App mit GPS

Der Mitarbeiter öffnet die App, tippt auf „Arbeit starten“, die App stempelt den Standort. Vorteile: keine Hardware, die ausgerollt und gewartet werden muss, läuft auf dem vorhandenen Handy, unterstützt Offline-Betrieb, unterstützt Fotos. Nachteile: setzt voraus, dass der Mitarbeiter ein geladenes Handy dabei hat, die GPS-Genauigkeit kann auf dicht bebauten innerstädtischen Baustellen um 10-30 Meter danebenliegen, App-Installation und Einweisung sind pro Person nötig.

Bluetooth- / SmartTrack-Beacons

Ein kleiner Beacon wird am Baustellenzugang montiert, die Handys der Mitarbeiter erkennen ihn und buchen automatisch ein und aus. Vorteile: nahezu kein Aufwand für die Leute, sehr genaue Baustellenerkennung (Reichweite des Beacons 5-50 m), geringe Kosten je Baustelle (20-50 € pro Beacon), funktioniert ohne aktives Zutun. Nachteile: pro Baustelle muss ein Beacon montiert werden, Batterien jährlich tauschen, der Mitarbeiter braucht trotzdem ein Handy mit App.

Biometrisches Terminal (Fingerabdruck oder Gesicht)

Tablet oder Terminal im Baucontainer, der Mitarbeiter scannt Finger oder Gesicht zum Einstempeln. Vorteile: unstrittiger Anwesenheitsnachweis, kein Handy nötig, Stempeln für Kollegen wird vollständig unterbunden, sehr schnell. Nachteile: Hardwarekosten (200-500 € pro Terminal), Strom und Netz auf der Baustelle erforderlich, besondere Kategorien personenbezogener Daten nach DSGVO verlangen zusätzliche Schutzmaßnahmen, hilft nicht bei Monteuren, die nie am Terminal vorbeikommen.

Entscheidungsmatrix

• 10-20 Mitarbeiter, 1-2 Baustellen: die Handy-App mit GPS reicht
• 20+ Mitarbeiter, Baustellen mit Container: Terminal im Container
• Viele kleine oder wechselnde Baustellen: überall Beacons, App als Rückfallebene
• Servicetrupps (Einsätze beim Kunden): App plus Foto als Nachweis

Die rechtliche Ebene nicht vergessen

Biometrische Daten sind nach DSGVO besondere Kategorien personenbezogener Daten. Ihr Fingerabdruck-Terminal braucht: eine ausdrückliche Rechtsgrundlage (in Deutschland wie in den meisten EU-Ländern die ausdrückliche, freiwillig erteilte Einwilligung des Beschäftigten nach Art. 9 Abs. 2 lit. a, denn Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO setzt eine gesetzliche Ermächtigung voraus, die es für die Arbeitszeiterfassung nicht gibt; in Deutschland ist zusätzlich § 26 Abs. 3 BDSG einschlägig, und die Freiwilligkeit der Einwilligung im Arbeitsverhältnis ist streng zu prüfen, § 26 Abs. 2 BDSG), eine Alternative für alle, die ablehnen, verschlüsselte Speicherung auf dem Gerät und Löschfristen.

Dazu kommt die Mitbestimmung: Technische Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, sind nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mit dem Betriebsrat zu vereinbaren. Das gilt nicht nur für das Biometrie-Terminal, sondern genauso für GPS-Stempeln und für Beacons - die bloße Eignung zur Überwachung genügt, auf die Absicht kommt es nicht an. Ohne Betriebsvereinbarung dürfen Sie keine der drei Methoden in Betrieb nehmen. Die Unterlagen des Anbieters sollten all das auf Anfrage sofort belegbar machen.

Die Kennzahl, auf die es ankommt

Egal wofür Sie sich entscheiden, messen Sie: Kosten pro Mitarbeiter und Monat, Dauer einer Anmeldung (in Sekunden), Quote der ausgelassenen Anmeldungen (% der Schichten) und Streitquote (Einwände, dass die erfassten Stunden falsch sind). Eine gute Kombination liegt bei einem 50-köpfigen Bautrupp bei rund 4-6 € pro Mitarbeiter und Monat all-in, bei unter 2 % ausgelassenen Anmeldungen.