Modul oznámení: firemní sdělení, ankety a formuláře na jednom místě

Interní komunikace ve firmě se s každým novým zaměstnancem, oddělením a projektem komplikuje. Informace putují mezi e-maily, chatovacími aplikacemi, telefonem, excelovými soubory a poradami. V určitou chvíli vyvstane otázka: dostala se důležitá informace opravdu k lidem?

Modul oznámení v hours24 vznikl přesně kvůli tomuto problému. Umožňuje posílat zaměstnancům sdělení, pořádat ankety a sbírat strukturované informace pomocí vlastních formulářů.

Co je modul oznámení?

Modul oznámení je nástroj pro interní firemní komunikaci, díky kterému můžete:

• posílat sdělení zaměstnancům nebo konkrétnímu oddělení
• vytvářet ankety a hlasování
• sbírat odpovědi pomocí vlastních formulářů
• vidět, kdo si sdělení přečetl
• sledovat účast a míru odpovědí
• cílit informace na konkrétní oddělení nebo jednotlivce
• naplánovat oznámení na pozdější dobu.

Všechna sdělení, ankety i formuláře jsou na jednom místě, takže manažeři, HR specialisté i vedoucí týmů mají lepší přehled o toku informací ve firmě.

Jak spravovat oznámení pro zaměstnance?

Řada firem posílá důležitá sdělení e-mailem nebo chatem. Problém nastane ve chvíli, kdy potřebujete vědět, zda zaměstnanci informaci skutečně dostali a přečetli si ji.

V modulu oznámení vytvoříte interní firemní sdělení a sledujete jeho statistiku přečtení. Sdílet tak můžete například:

• nové pracovní postupy
• bezpečnostní pokyny
• interní firemní novinky
• změny v dovolených nebo v rozvrhu směn
• informace o akcích a školeních.

Ke sdělení můžete připojit také dokumenty, obrázky nebo jiné soubory a vidět, kteří zaměstnanci je otevřeli a kteří zatím ne.

Jak sbírat zpětnou vazbu zaměstnanců pomocí anket?

Dobrá rozhodnutí často potřebují názor zaměstnanců. Funkce anket umožňuje vytvářet rychlá hlasování a průzkumy na témata jako:

• organizace letní firemní akce
• zjištění potřeb školení
• měření spokojenosti zaměstnanců
• výběr pracovních nástrojů nebo pracovního oblečení
• hodnocení nových benefitů.

Výsledky ankety se zobrazují automaticky a vedení má přehled o účasti i odpovědích, aniž by kdokoli ručně sestavoval souhrny.

V případě potřeby lze anketu nastavit jako anonymní, aby zaměstnanci mohli svůj názor sdílet volněji.

Jak využít vlastní formuláře?

Firmy od zaměstnanců pravidelně sbírají různé informace. Většinou to probíhá přes e-maily, excelové soubory nebo papírové formuláře. Vlastní formuláře pomáhají tento proces digitalizovat. Vytvořit můžete například formuláře pro:

• sběr přihlášek na školení
• objednávání pracovního vybavení
• provádění interních kontrol
• podávání návrhů na zlepšení
• aktualizaci personálních údajů.

Odpovědi z formulářů se automaticky shromažďují na jednom místě a lze je později snadno vyhodnotit a zpracovat.

Správná informace správným lidem

Ne každé firemní sdělení je určeno všem. Proto si v modulu oznámení zvolíte příjemce podle potřeby:

• celá firma
• konkrétní jednotka nebo oddělení
• vybraní zaměstnanci
• projektový tým
• konkrétní směna nebo pracovní skupina.

Snížíte tím informační šum a zajistíte, že lidé uvidí především sdělení podstatná pro jejich práci.

Proč používat software pro oznámení zaměstnancům?

Když interní komunikace probíhá v několika různých kanálech, je těžké získat úplný přehled. Software pro oznámení zaměstnancům pomáhá:

• omezit ruční práci
• sjednotit informace do jednoho systému
• zlepšit kvalitu interní komunikace
• zvýšit zapojení zaměstnanců
• rychleji sbírat zpětnou vazbu
• rozhodovat se na základě spolehlivějších informací.

Výsledkem je, že méně času padne na hledání informací a více zbude na samotnou práci.

Časté dotazy

Lze oznámení naplánovat dopředu?

Ano. Oznámení lze vytvořit s předstihem a nastavit mu automatické datum a čas zveřejnění.

Mohou být ankety anonymní?

Ano. Při vytváření ankety zvolíte možnost anonymních odpovědí.

Lze poslat sdělení jen jednomu oddělení?

Ano. Oznámení lze směrovat na celou firmu, na konkrétní jednotku nebo na vybrané zaměstnance.

Lze ke sdělení připojit dokumenty?

Ano. Ke sdělením lze připojit dokumenty, obrázky i další podporované formáty souborů.

Je vidět, kdo si sdělení přečetl?

Ano. Systém zobrazuje statistiku přečtení a umožňuje vidět, kdo sdělení otevřel a kdo zatím ne.

Shrnutí

Modul oznámení v hours24 soustřeďuje firemní sdělení, ankety a vlastní formuláře na jedno místo. Firmám pomáhá zlepšit interní komunikaci, sbírat zpětnou vazbu, omezit ruční práci a získat lepší přehled o tom, jak se důležité informace pohybují v organizaci.

Pokud firma dnes používá pro oznámení souběžně e-maily, excelové soubory a různé komunikační kanály, přechod na jeden centrální systém dokáže celý proces výrazně zpřehlednit a zrychlit.