Jak omezit krádeže pracovní doby, aniž byste se stali firmou na sledování

Krádež pracovní doby je reálná - podle oborových průzkumů se k ní hlásí 43 % hodinově placených zaměstnanců a samotné píchání karty za kolegu stojí 2,2 % objemu mezd. Reakce ale může být horší než problém sám. Keyloggery, povinně zapnuté webkamery, sledování polohy mimo pracovní dobu - tím zalepíte únik 25 000 € ročně a zároveň zničíte důvěru, která lidi ve firmě drží.

Tady je hranice, kterou držíme ve vlastním produktu, a postup, který doporučujeme zákazníkům.

Doporučujeme: zastavte píchání za kolegu hned u dveří

Zápis čipovou kartou, PIN kódem nebo QR kódem při příchodu zastaví nejčastější formu krádeže pracovní doby (Marie píchne za Petra). Je to jednorázová brána, ne trvalé sledování, a odpovídá míře rizika. Pozor na biometrii: otisk prstu a obličej jsou podle GDPR zvláštní kategorie údajů a v Česku je s nimi potíž. ÚOOÚ považuje souhlas zaměstnance v pracovním poměru za nepřijatelný, protože není svobodný, a jiné zmocnění zákon pro biometrickou docházku nedává. Bezpečnou volbou je karta nebo PIN - RFID karta takové omezení nemá.

Doporučujeme: ohraničte geofencí pracoviště, ne člověka

GPS, která potvrdí, že jste při příchodu opravdu ve skladu, je v pořádku. GPS, která sleduje váš telefon celý den včetně volna, v pořádku není. Právní i etická hranice ve většině zemí EU: poloha navázaná na pracovní události (příchod, fotopotvrzení), ne nepřetržité sledování.

Doporučujeme: zveřejněte rozvrh směn a držte se ho

Většina „krádeží pracovní doby“ není zlý úmysl - lidé pracují přes přestávku a nedostanou za to zaplaceno nebo natahují směnu, aby zastoupili chybějícího kolegu. Spolehlivý rozvrh směn s řádnými přestávkami omezí „tvořivé zápisy v evidenci pracovní doby“ víc než jakákoli sledovací technika.

Vyhněte se: keyloggerům, snímkům obrazovky a otevřenému mikrofonu

To překračuje hranici přiměřenosti podle čl. 5 GDPR a evropské judikatury k právu na soukromí. V Česku navíc § 316 zákoníku práce sledování zaměstnanců bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele zakazuje. Právní riziko často převáží získané hodiny.

Vyhněte se: sledování polohy mimo pracovní dobu

Pokud váš nástroj sleduje polohu zaměstnance ve chvíli, kdy nepracuje, koledujete si o stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ). Používejte mobilní aplikace, které polohu po konci směny vypnou.

Doporučujeme: řekněte, co děláte a proč

Když nasazujete docházkový terminál, řekněte lidem, co se sbírá, kde se to ukládá (šifrovaně, u bezpečného poskytovatele), jak dlouho se to uchovává a jak mohou požádat o výmaz. Samotný rozhovor je půlka úspěchu - „zastavujeme píchání za kolegu, nesledujeme vás“ zní jinak, když to zazní nahlas.

Co zákazníci reálně vidí

Firmy, které přejdou z Excelu vedeného na čestné slovo na pořádnou evidenci pracovní doby s terminálem, geofencí a kontrolou vedoucího, vidí do 6 měsíců pokles ztrát pracovní doby o 60 až 80 %. Kdo pak přidá ještě sledovací techniku, začne ztrácet produktivní lidi, protože ti mají kam jít.