Moduł powiadomień: ogłoszenia, ankiety i formularze dla pracowników w jednym miejscu

Komunikacja wewnętrzna w firmie staje się coraz bardziej skomplikowana z każdym nowym pracownikiem, działem i projektem. Informacje krążą między mailami, komunikatorami, telefonami, plikami Excela i spotkaniami. W pewnym momencie pojawia się pytanie: czy ważna informacja faktycznie dotarła do pracowników?

Moduł powiadomień hours24 powstał po to, żeby rozwiązać dokładnie ten problem. Pozwala wysyłać wiadomości do pracowników, prowadzić ankiety i zbierać uporządkowane informacje przy pomocy własnych formularzy.

Czym jest moduł powiadomień?

Moduł powiadomień to narzędzie do komunikacji wewnętrznej w firmie, dzięki któremu możesz:

• wysyłać wiadomości do pracowników lub do konkretnego działu
• tworzyć ankiety i głosowania
• zbierać odpowiedzi przez własne formularze
• widzieć, kto przeczytał wiadomość
• śledzić frekwencję i odsetek odpowiedzi
• kierować informacje do wybranych działów lub pracowników
• planować powiadomienia z wyprzedzeniem.

Wszystkie wiadomości, ankiety i formularze są w jednym miejscu, więc menedżerowie, specjaliści HR i liderzy zespołów mają lepszy obraz obiegu informacji w firmie.

Jak zarządzać powiadomieniami dla pracowników?

Wiele firm wysyła ważne ogłoszenia mailem albo przez komunikator. Problem zaczyna się wtedy, gdy trzeba wiedzieć, czy pracownicy naprawdę dostali informację i ją przeczytali.

W module powiadomień tworzysz wewnętrzną wiadomość firmową i śledzisz statystyki odczytań. Możesz w ten sposób przekazywać na przykład:

• nowe procedury pracy
• instrukcje BHP
• wewnętrzne informacje firmowe
• zmiany w urlopach lub w grafiku pracy
• informacje o wydarzeniach i szkoleniach.

Do wiadomości możesz też dołączyć dokumenty, zdjęcia lub inne pliki i sprawdzić, którzy pracownicy je otworzyli, a którzy jeszcze nie.

Jak zbierać opinie pracowników przez ankiety?

Dobre decyzje często wymagają opinii pracowników. Funkcja ankiet pozwala tworzyć szybkie głosowania i badania na tematy takie jak:

• organizacja imprezy letniej
• badanie potrzeb szkoleniowych
• pomiar satysfakcji pracowników
• wybór narzędzi pracy lub odzieży roboczej
• ocena nowych benefitów.

Wyniki ankiety wyświetlają się automatycznie, a zarząd widzi frekwencję i odpowiedzi bez ręcznego składania zestawień.

W razie potrzeby ankietę można ustawić jako anonimową, żeby pracownicy mogli swobodniej dzielić się zdaniem.

Jak korzystać z własnych formularzy?

Firmy regularnie zbierają od pracowników różne informacje. Zwykle dzieje się to mailami, plikami Excela albo na papierze. Własne formularze pomagają zdigitalizować ten proces. Możesz przygotować formularze na przykład do:

• zbierania zgłoszeń na szkolenia
• zamawiania sprzętu roboczego
• przeprowadzania kontroli wewnętrznych
• zgłaszania propozycji usprawnień
• aktualizacji danych kadrowych.

Odpowiedzi z formularzy zbierają się automatycznie w jednym miejscu i łatwo je później przeanalizować oraz obsłużyć.

Właściwa informacja do właściwych osób

Nie każda firmowa wiadomość jest przeznaczona dla wszystkich. Dlatego w module powiadomień wybierasz odbiorców według potrzeby:

• cała firma
• konkretna jednostka lub dział
• wybrani pracownicy
• zespół projektowy
• konkretna zmiana lub brygada.

Dzięki temu ograniczasz szum informacyjny i masz pewność, że ludzie widzą przede wszystkim wiadomości istotne dla ich pracy.

Po co system powiadomień dla pracowników?

Kiedy komunikacja wewnętrzna toczy się w kilku różnych kanałach, trudno o pełny obraz sytuacji. System powiadomień dla pracowników pomaga:

• ograniczyć pracę ręczną
• zebrać informacje w jednym systemie
• poprawić jakość komunikacji wewnętrznej
• zwiększyć zaangażowanie pracowników
• szybciej zbierać opinie
• podejmować decyzje na podstawie bardziej wiarygodnych informacji.

Efekt jest taki, że mniej czasu idzie na szukanie informacji, a więcej na samą pracę.

Najczęściej zadawane pytania

Czy powiadomienia można zaplanować?

Tak. Powiadomienie tworzysz z wyprzedzeniem i ustawiasz datę oraz godzinę automatycznej publikacji.

Czy ankiety mogą być anonimowe?

Tak. Przy tworzeniu ankiety możesz wybrać opcję anonimowych odpowiedzi.

Czy wiadomość można wysłać tylko do jednego działu?

Tak. Powiadomienia możesz skierować do całej firmy, do konkretnej jednostki albo do wybranych pracowników.

Czy do wiadomości można dołączyć dokumenty?

Tak. Do wiadomości dołączysz dokumenty, zdjęcia i inne obsługiwane formaty plików.

Czy widać, kto przeczytał wiadomość?

Tak. System pokazuje statystyki odczytań i pozwala zobaczyć, kto otworzył wiadomość, a kto jeszcze nie.

Podsumowanie

Moduł powiadomień hours24 łączy ogłoszenia dla pracowników, ankiety i własne formularze w jednym miejscu. Pomaga firmom poprawić komunikację wewnętrzną, zbierać opinie, ograniczyć pracę ręczną i lepiej rozumieć, jak ważne informacje krążą po organizacji.

Jeśli firma używa dziś równolegle maili, plików Excela i różnych kanałów komunikacji, przejście na jeden centralny system potrafi mocno uporządkować i przyspieszyć cały proces.