Ukryty koszt „darmowego” grafiku pracy w Excelu
Twój arkusz z grafikiem nie ma opłaty licencyjnej. Nie ma też kontroli ograniczeń, śladu audytowego ani pilnowania Kodeksu pracy, a zjada 4 godziny czasu kierownika tygodniowo. Prawdziwa cena.
- Zespół hours24
Excel to najpopularniejszy na świecie program do układania grafików pracy. Jest też najdroższy - jeśli policzysz koszty, których nie widać na fakturze. Zobacz, ile w praktyce kosztuje „darmowe”.
1. Czas kierownika: największa pozycja
Ułożenie grafiku pracy dla 30-osobowego zespołu zajmuje w Excelu 60-90 minut: przeciąganie komórek, ręczne sprawdzanie nakładek, zaglądanie do kalendarza urlopów w innej zakładce, szacowanie limitów z Kodeksu pracy na oko. Nawet doświadczonym kierownikom czysty harmonogram zmian nie wychodzi za pierwszym razem. Koszt tygodniowego grafiku: 1,5 h × 30 €/h × 52 = 2 340 € rocznie na jednego kierownika.
2. Konflikty, których nie powinno być
Excel nie wie, że Marek prosił o wolne w piątek. Marek przychodzi, widzi siebie w grafiku, zgłasza pretensje. Kierownik poprawia, wysyła nowy grafik, a wydrukowana kopia z zeszłego tygodnia nadal wisi na tablicy ze starą wersją. Koszt zamieszania: około 30 minut tygodniowo. 30 € × 52 = 1 560 € rocznie.
3. Ryzyko kontroli
Kiedy Państwowa Inspekcja Pracy poprosi o dokumentację, czy jesteś w stanie w kilka dni roboczych przedstawić 10 lat ewidencji czasu pracy: zmiany, przerwy, nadgodziny i okresy odpoczynku? Tyle właśnie wynosi kodeksowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy), liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy się zakończył. W Excelu wyjmiesz to tylko wtedy, gdy ktoś sumiennie archiwizował. Bez tego kara jest wyższa niż rachunek za SaaS.
4. Utracona wiedza organizacyjna
Grafik żyje w głowie kierownika, który zbudował plik. Kiedy odchodzi, formuły się sypią, makra przestają działać, a nowy kierownik wymyśla wszystko od nowa po swojemu. Oprogramowanie zostawia wiedzę w firmie.
5. Złe dane w liście płac
Przekazanie danych z Excela do kadr i płac to źródło 0,5% błędów w wynagrodzeniach. Ręczne przepisywanie, przypadki brzegowe, zmiany w ostatniej chwili, które nie trafiły do eksportu. Każdy błąd kosztuje zdenerwowanego pracownika plus czas na poprawkę.
Uczciwe wyliczenie
Dla 30-osobowego zespołu z 2 kierownikami grafik w Excelu kosztuje: 4 680 € czasu kierowników + 3 120 € obsługi konfliktów + 4 500 € szacowanego „ubezpieczenia” od ryzyka kontroli + 2 300 € błędów płacowych = 14 600 € rocznie. Grafik w modelu SaaS po 4 € za użytkownika to 1 440 € rocznie. Koszt netto „darmowego”: 13 160 € rocznie.
Mówimy to, wiedząc, że zespoły 5-10 osób radzą sobie w Excelu bez problemu. Liczby zaczynają się przechylać przy około 15 osobach; powyżej 30 różnica robi się nieprzyjemna.
Want to see what the AI assistant would do for your team?
Dowiedz się więcej: Ewidencja czasu pracy