Skrytá cena „bezplatného“ rozvrhu směn v Excelu

Excel je nejrozšířenější nástroj na plánování směn na světě. Je také nejdražší, jakmile si spočítáte náklady, které se na žádné faktuře neobjeví. Tady je, co „zdarma“ stojí v praxi.

1. Čas vedoucího: největší položka

Sestavit rozvrh směn pro 30členný tým zabere v Excelu 60-90 minut: tahání buněk, ruční kontrola překryvů, dohledávání dovolených v jiném listu, odhadování limitů zákoníku práce od oka. Ani zkušený vedoucí nedá čistý rozvrh napoprvé. Náklad na týdenní rozvrh: 1,5 h × 30 €/h × 52 = 2 340 € ročně na jednoho vedoucího.

2. Konflikty, které vůbec neměly vzniknout

Excel neví, že si Petr žádal volno na pátek. Petr přijde, najde se v rozvrhu a ozve se. Vedoucí to opraví, rozešle nový rozvrh, ale vytištěná kopie z minulého týdne pořád visí se starou verzí. Časový náklad zmatku: zhruba 30 minut týdně. 30 € × 52 = 1 560 € ročně.

3. Riziko kontroly

Až si oblastní inspektorát práce vyžádá podklady, dokážete během několika pracovních dnů předložit evidenci pracovní doby, tedy směny, přestávky, přesčasy a doby odpočinku? Zákoník práce v § 96 ukládá vést u každého zaměstnance evidenci odpracované směny, práce přesčas, noční práce i pracovní pohotovosti. Konkrétní archivační lhůtu zákoník práce sám nestanoví, tu určují mzdové a pojistné předpisy, ale v každém případě jde o povinnost záznamy uchovávat, ne je po výplatě smazat. V Excelu to doložíte jen tehdy, pokud někdo poctivě archivoval. Bez toho je pokuta vyšší než faktura za SaaS.

4. Ztracené know-how firmy

Rozvrh žije v hlavě vedoucího, který ten soubor postavil. Když odejde, vzorce se rozsypou, makra přestanou fungovat a nový vedoucí si všechno vymyslí znovu po svém. Software drží know-how ve firmě.

5. Špatná data do mezd

Předání dat z Excelu do mzdové účtárny je zdrojem 0,5 % chybovosti ve mzdách. Přepisování, hraniční případy, změny na poslední chvíli, které se do exportu nedostaly. Každá chyba stojí naštvaného zaměstnance plus čas na opravu.

Poctivá matematika

Pro 30členný tým se 2 vedoucími stojí rozvrhy v Excelu: 4 680 € času vedoucích + 3 120 € režie konfliktů + 4 500 € odhadovaného „pojištění“ proti riziku kontroly + 2 300 € mzdových chyb = 14 600 € ročně. Plánování směn v SaaS za 4 € na uživatele vyjde na 1 440 € ročně. Čisté náklady „zdarma“: 13 160 € ročně.